Понять, кому адресован документ

Адресат документа - широкое понятие. Для того, чтобы представить себе адресата, вы должны установить, кто будет его читать и в каких целях. К адресатам документа относятся все лица, которые когда-либо будут с ним знакомиться. Это может быть широкий круг читателей. Значит вы должны выявить специфические особенности различных категорий адресатов с тем, чтобы подготовленный вами документ был доступен всем читателям.

Подобным образом вы должны определить, каким образом этот документ будет использован его адресатом. Некоторые документы, как например состязательные бумаги, завещания, контракты на продажу недвижимости, договоры о партнерстве кладут начало тем или иным операциям или сделкам. Так, обмен состязательными бумагами между сторонами на предварительной стадии судебного разбирательства предваряет судебный процесс, а соглашение о партнерстве предваряет деловые операции между партнерами. Другие виды документов, как например доверенность на распоряжение имуществом, устав кондоминиума или закон имеют целью регулировать поведение в будущем. Еще один вид документов, как например заверенный документ или соглашение о раздельном жительстве супругов, попросту фиксирует в письменной форме событие, которое уже произошло.

Конечно, многие, если не все документы могут нести более, чем одну из названных функций. Или же они могут нести различные функции для различных адресатов. Например, хотя контракт по продаже недвижимости кладет начало деловым операциям, он также регулирует отношения между продавцом, покупателем, заимодателем, маклером и, возможно, другими участниками операции. Точно так же этот документ может зафиксировать в письменной форме событие, которое уже произошло, как например уплату задатка. В этом отношении контракт выполняет все три функции. Таким образом невозможно бывает однозначно определить функцию документа. Однако понимание множества функций, выполняемых юридическими документами, поможет вам понять адресатов документа и сделать его доступным для всех, кто будет его читать.

Понимание всех категорий адресатов документа важно еще и потому, что адресат контролирует тон документа, будь то объективный или враждебный.

Вы сможете определить категории адресатов, если представите всех, кто его может прочесть и чью деятельность он будет контролировать. Когда вы определили, кому адресован документ, вы должны учесть отношение вашего клиента к адресатам документа. Адресат документа может быть настроен дружественно - при совпадении его интересов с интересами вашего клиента - или же враждебно, если его интересы противоречат интересам вашего клиента.

Еще один фактор при учете адресата документа - это образовательный уровень и жизненный опыт. К адресатам могут принадлежать представители юридической профессии - адвокаты, которые ведут переговоры и формулируют документ, адвокаты, которые могут оспаривать документ, и судьи, которые интерпретируют документ. Другая категория адресатов может включать неюристов - стороны в контракте, граждан, чье поведение регулируется законом, лиц, которые не являются сторонами в контракте, но чьи интересы документ может затронуть (например, наследники по завещанию) или же представители других профессий - скажем, бухгалтеры или инженеры. Способность правильно прочесть и понять ваш документ у каждой из этих групп совсем не одинакова.

В отличие от меморандумов и записок по делу, адресатами которых почти всегда являются исключительно юристы, адресатами указанных выше документов часто бывают неюристы. Более того, меморандумы и записки по делу не контролируют действия клиентов, от имени которых они пишутся. И, наоборот, условия завещания, контракта, состязательных бумаг или нормативного акта могут в значительной степени влиять на личное и деловое поведение многих людей. Если эти люди не понимают документ, они не смогут эффективно им воспользоваться.

Ошибки, допущенные при подготовке юридического документа, могут привести к сиюминутному и прямому результату. Например, ошибка в завещании может лишить наследства ребенка, материальная поддержка которого зависит от наследования, а нечеткие формулировки в контракте на продажу недвижимости могут вызвать споры и задержать вступление в права собственности. Подобным образом широкая формулировка полномочий доверительного собственника может предоставить ему большую свободу действий, чем того хотел доверитель, а нечеткая запись об обязанностях сторон в соглашении о партнерстве может иметь итогом несправедливое или неравное разделение труда. Продолжая примеры, неряшливая формулировка в исковом заявлении не информирует должным образом ответчика о предъявленном обвинении и лишает его возможности правильно подготовиться к защите. Более того, в этом случае к юристу, готовившему исковое заявление могут быть применены санкции, а слушание дела может быть отменено или отложено. Неясно и нечетко сформулированный закон может ввести в заблуждение тех, на кого он распространяется, что приведет к тяжбе по поводу его толкования.

Следовательно вы должны предвидеть, кто будет читать, интерпретировать, проводить в жизнь тот или иной документ, и чьи интересы он затрагивает. Например, контракт на покупку дома будет прочитан и интерпретирован не только покупателем и продавцом, но также адвокатами сторон, компанией, страхующей права владельца, а также кредитным учреждением, выдающим ипотечную закладную.

В связи с тем, что эти документы затрагивают интересы многих людей, выявление тех, кто будет пользоваться ими и читать их, является необходимым условием подготовки документа. Думайте о каждом отдельном человеке или группе людей, которые прочтут документ. Задайте себе вопросы:

1. Кто они?

2. С какой целью документ будет использован теми, кому он адресуется?

3. Являются ли интересы адресатов документа дружественными или враждебными в отношении вашего клиента?

4. Как долго адресаты документа будут им пользоваться, т.е. рассматривать ли его действие как краткосрочное или долгосрочное?

5. Каков образовательный уровень и жизненный опыт тех, кому документ адресован?

Собрать фактический материал

Сбор всех относящихся к делу фактов также является решающим предварительным шагом для успешной подготовки документа. В типичном письменном задании студентам школ права обычно сообщаются все факты, относящиеся к делу. Однако на практике факты добываются в ходе опроса клиента, встреч с другими адвокатами и их клиентами, опроса свидетелей, изучения их показаний и различных других документов.

Случается так, что документ поручено подготовить вам, а опросы и сбор других фактов проводились другим юристом. Более того, если даже опросы проводились вами, вы можете на каком-то этапе обнаружить, что вам потребовались дополнительные факты. Потребность в этих фактах может выявиться при работе над другими стадиями подготовки документа, например при разработке общей структуры документа, при ознакомлении с типовыми документами или при исследовании правовых норм, распространяющихся на данный случай.

Иногда для выяснения требуемого факта достаточно позвонить клиенту. В других случаях может потребоваться дополнительное расследование или изучение вопроса. В любом случае вы не сможете подготовить точный документ, если вы не знаете все относящиеся к делу факты. А какие факты относятся к делу, легко определить шестью простыми вопросами: кто? что? где? когда? почему? как?

А. Кто?

Прежде чем ответить на этот вопрос, желательно определить, кому адресован документ. Рассмотрим, например, завещание, соглашение о партнерстве, исковое заявление и проект постановления мэрии, устанавливающее комендатский час для лиц моложе 18 лет. Основным адресатом завещания являются наследники. Соответственно вам потребуются имена и фамилии всех наследников. Возможно вы захотите узнать их возраст. В случае, если часть их - малолетние, могут потребоваться особые пункты в завещании.

Основной адресат соглашения о партнерстве - это сами партнеры. Поэтому вам необходимо знать имена и фамилии всех партнеров, для которых соглашение будет иметь юридическую силу. Кроме этого вам нужно будет выяснить долевое участие каждого партнера, а заодно, как они планируют присоединение новых партнеров или выход из соглашения одного или нескольких партнеров.

Основной адресат искового заявления - это судья, присяжные (жюри) и тяжущиеся стороны. Вы должны определить их всех. Может быть множество истцов, ответчиков, предъявителей встречных исков, каждый из которых будет играть свою роль.

Основной адресат постановления о комендантском часе многолик. Конечно, к этой категории относятся подростки моложе 18 лет. Но затрагиваются интересы и других людей - родителей и опекунов, местных собственников, бизнесменов, местных работников правоприменительных служб, работников судов по делам несовершеннолетних, педагогов. Работая над проектом постановления следует учитывать интересы каждого из них.

Отвечая на вопрос "кто?", следует иметь в виду не только прямых адресатов документа. Вам могут потребоваться факты о лицах, которые не будут читать документ и на чьей деятельности он не отразится. Например, свидетель при подписании завещания может не читать документ, действие которого на него не распространяется, но его важно иметь в виду при составлении документа. Точно так же дети разводящихся родителей могут никогда не прочесть соглашение, достигнутое их родителями, которое не определяет их собственное поведение, но их также следует иметь в виду, готовя документ о бракоразводном соглашении.

B. Что?

Ответом на этот вопрос будут "предметы", которые должны быть освещены в документе. Рассмотрим те же четыре примера. Для составления завещания необходимо собрать сведения о всей собственности, которую наследодатель хочет завещать, в том числе недвижимой и личной собственности. Для подготовки соглашения о партнерстве необходимы данные о долевых взносах каждого партнера, о роли каждого партнера, распределении прибылей и убытков, условиях выхода из соглашения и мерах, предусмотренных на случай смерти одного из партнеров. Эти условия составляют общую базу соглашения о партнерстве. В исковое заявление необходимо включить такие вещи, как описание инцидента, его истоки и причиненный им ущерб. Постановление о комендантском часе должно предусматривать время, обеспечение соглашения, наказания и надзор.

С. Где?

Ответ на этот вопрос зависит от типа документа. При составлении завещания важное значение могут иметь сведения о местонахождении имущества, если оно включает недвижимость, банковские счета и личную собственность на территории, не подведомственной местным органам власти, или же собственность, доступ к которой будет затруднен после смерти наследодателя. Для соглашения о партнерстве местонахождение правления и документации - один из важных фактов, отвечающих на вопрос "где?" и подлежащих включению в документ.

D. Когда?

Опять же ответ на этот вопрос определяется типом документа и обстоятельствами.

Завещание всегда вступает в силу после смерти наследодателя. Однако завещатель может установить время вступления в наследство, если наследник малолетний или обусловить получение наследства (например, только в случае окончания наследником колледжа).

Соглашение о партнерстве обычно вступает в силу после его заключения. Однако оно может содержать пункты, которые вступят в силу только в результате определенных событий. Такими событиями могут стать смерть, выход из соглашения или выход в отставку одного из партнеров; принятие новых партнеров или расторжение соглашения.

E. Почему?

Этот вопрос включает как цель (или цели) документа, так и намерения стороны, отвечающей за создание этого документа. Вам нелегко будет установить цель документа, поскольку обычно документы могут преследовать несколько - иногда даже взаимоисключающих - целей. Фактически, каждое положение документа может преследовать свою цель. Точно так же могут отличаться намерения клиента.

Например, при составлении исковых заявлений, вы должны следовать правилу объективного освещения фактов. Объективное изложение фактов способствует также тому, что ответчик легче согласится с обвинениями. Но в то же время вы хотите, чтобы язык заявления убедил бы судью и присяжных в виновности ответчика и подавил желание ответчика вступать в спор с истцом. Примирение исключающих друг друга целей является, возможно, самой сложной задачей при составлении юридических документов. Каковы бы ни были эти цели, они могут быть ясно обозначаемыми или подразумеваемыми. Так, может быть оговорено условие лишения наследства. Контакты часто содержат констатирующую часть, объясняющую цель заключения контракта, а в законах оговаривается цель их принятия.

Но иногда цель документа подразумевается. Например, в исковом заявлении все указанные выше цели - соблюсти требования объективности и в то же время вынудить ответчика признать свою вину и склонить в свою пользу судью и присяжных - не оговариваются, а подразумеваются.

F. Как?

Ответы на вопрос "как?" должны прояснить механизмы достижения искомых результатов. В этом смысле "как?" всегда определяет предстоящее поведение. Например, каким образом доверительный собственник, назначенный по завещанию, может распоряжаться денежными средствами от лица наследников? Может ли он самостоятельно выплачивать деньги продавцам или должен передавать их наследникам или их попечителям? Как вносить изменения в соглашение о партнерстве? Какой вид голосования следует применять? Должны ли поправки представляться в письменной форме? Как должно обеспечиваться исполнение постановления о комендантском часе? Применять ли штрафы на месте или другие запретительные нормы? Ответы на эти вопросы помогут вам определить средства, необходимые для осуществления целей документа.

По мере накопления опыта составления различных юридических документов вы сможете разработать вспомогательные средства для сбора необходимых фактов. Например, использовать опросные листы для интервьюирования клиента. Имеющиеся в продаже опросные листы для некоторых видов исследовательской деятельности могут быть вам полезны для формулирования вопросов.

Знать закон

На всех стадиях работы над документом вы должны знать закон. До начала процесса подготовки документа вам следует ознакомиться с незнакомыми вам областями права, имеющими отношение к документу. Сбор фактического материала практически невозможен, если вам не известны факты, имеющие юридическое значение, которые вам необходимо установить. В ходе сбора фактического материала вы можете обнаружить, что вам потребуется обратиться к разделу закона, с которым вы не знакомы. Знание закона имеет важное значение на всех стадиях подготовки документа, поскольку позволит избежать таких негативных последствий как судебные споры или налоговые проблемы.

Имеются четыре категории права, которые вы должны знать: материальное и процессуальное право, интерпретационные и этические нормы. Материальное право, естественно, относится к основному содержанию документа, над которым вы работаете. К примеру, вы должны знать правовые нормы, касающиеся партнерских отношений прежде чем приступить к работе над соглашением. Точно так же вы должны знать налоговую рамификацию раздела имущества после развода, прежде чем вести переговоры и составлять соглашение о разделе имущества между супругами. Если вы готовите законопроект, вы должны быть знакомы с другими законами, имеющими к нему отношение, чтобы избежать противоречий и конфликтов. Вы также должны знать прецедентное право в той степени, в которой оно относится к разрабатываемому вами закону с тем, чтобы определить, насколько ваш документ может существенно расходиться с ним.

Вам следует также внимательно ознакомиться с процессуальным правом. Так, при составлении завещания могут существовать нормы, устанавливающие количество свидетелей при его подписании. Если вы составляете контракт, вам нужно знать процессуальные нормы, устанавливающие количество должностных лиц, подписывающих контракт, для создания полномочного юридического лица. Некоторые законы могут даже устанавливать типовую форму контракта. Наконец, если вы готовите проект закона, его титул, форма и стиль определяются конституцией штата или нормами, установленными местным органом административного управления. Эти примеры иллюстрируют некоторые из многих процессуальных норм, которые важно знать для подготовки надлежаще оформленного юридического документа. Вы также должны быть знакомы с нормами, устанавливающими правила интерпретации или толкования вашего документа. Например, существуют правила толкования и интерпретации завещаний, контрактов и законов. Существуют также нормативные требования к содержанию и стилю изложения состязательных бумаг.

Только после того, как вы поняли относящиеся к делу нормы материального и процессуального права, а также нормы, касающиеся толкования и интерпретации, вы сможете наметить общую структуру документа и приступить к его подготовке. Однако и на этой стадии не заканчивается ваше обращение к правовым нормам, имеющим отношение к вашему документу, по мере того, как возникают новые вопросы.

В частности, просмотр справочной литературы по отдельным отраслям юридических знаний может вывести вас на те или иные области права, в которых потребуется дополнительная исследовательская работа.

Эта исследовательская работа с целью предотвращения негативных последствий относится к вашим основным обязанностям как разработчика юридического документа. Достаточное знание имеющих отношение к документу правовых норм является важнейшим средством достижения вашей цели.