Ресурсний менеджмент і фандрайзинг в юридичній клініці

В.Стаднік для книги "Організаційна та управлінська модель юридичної клініки в Україні, 2005.

Всі люди витрачають гроші, але не завжди розумно[45].

Самуельсон

Очевидно, що не існує однакових юридичних клінік, так як не існує клінік, які б однаково планували свою діяльність в тому числі і у сфері управління матеріальними ресурсами: прогнозували їх необхідність, отримували, здійснювали їх розподіл та витрачали.

Проведене дослідження свідчить, що забезпечення діяльності юридичної клініки матеріальними ресурсами, в першу чергу, пов’язується та обумовлюється її програмною діяльністю, яка у кожної клініки має свої відмінності і особливості. Відтак певні відмінності і особливості повинне мати і забезпечення матеріальними ресурсами діяльності юридичної клініки.

Забезпечення матеріальними ресурсами діяльності юридичної клініки в першу чергу пов’язується із передбачуваними наперед витратами, які необхідно здійснити для виконання тих чи інших завдань. Припустимо, що одна юридична клініка планує протягом року надати 400 консультацій, інша протягом того ж строку планує здійснити наступні заходи: надати правову допомогу 1000 клієнтам, провести по 20 правопросвітницьких занять-тренінгів у 3 навчально-виховних закладах для дітей, взяти участь у олімпіадах, видати посібник і провести конференцію за результатами діяльності протягом року. Очевидно, що заходи суттєво відрізняються, а відтак повинні якісно і кількісно відрізнятися матеріальні ресурси, що залучатимуться у діяльність обох клінік. Без їх залучення заплановані заходи просто не будуть виконані, або виконані з неналежним якісними і кількісними показниками.

У діяльності кожної клініки також постає багато питань пов’язаних із діяльністю щодо управління матеріальними ресурсами, зокрема: яка кількість грошей та інших матеріально-технічних ресурсів є необхідними для нормальної діяльності юридичної клініки, де їх взяти, хто їх дасть, хто відповідатиме за написання заявок на гранти, хто складатиме звіти, яке обладнання необхідне, скільки потрібно телефонних ліній, телефонів, комп'ютерів, як користуватись технікою, як забезпечити всім студентам юридичної клініки вільний доступ до неї?

Планування забезпечення матеріальними ресурсами є також важливим з наступних міркувань:

1. повсякденна діяльність організації стає більш упорядкованою;

2. знижується можливість появи кризових ситуацій;

3. передбачаються необхідні витрати;

4. виключаються непотрібні витрати.

Якщо ж планування діяльності юридичних клінік, в тому числі і матеріально-технічного забезпечення, здійснюється ситуативно, то це призводить до того, що у бюджеті не враховуються питання системного розвитку, і в такому випадку появляються вже економічні важелі стримування розвитку юридичних клінік, невиконання певних завдань проекту.

Матеріал цього підрозділу пов′язується зі словами нужда(скрута, нестаток), потреба, ресурси, забезпечення ресурсами, планування. Нужда скрута, нестаток), – це почуття, яке виникає у людини із відсутністю чи нестачі того, що їй хотілося б мати. Потреба – це та ж нужда(скрута, нестаток),, але вона повинна мати конкретне оформлення, яке визначається культурою та іншими обставинами[46].

Планування – це формування низки планів в системі певної діяльності, а планом вважають різновид управлінського рішення, поданого у вигляді системи взаємопогоджених і взаємопов’язаних заходів, які потрібно здійснити у встановленій послідовності та у визначені строки з метою досягнення поставлених цілей. Основним змістом планування є визначення засобів та способів досягнення поставлених цілей, виконання поставлених завдань, раціональне використання ресурсів при мінімумі затраченого часу. При плануванні вирішується питання – як треба діяти, щоб досягти бажаного результату в майбутньому.

Проте планування передбачає не лише передбачення фінансових і матеріально-технічних потреб, але і планування їх витрачання, звітності та інших необхідних організаційних заходів, пов’язаних із забезпеченням матеріальними ресурсами діяльності юридичної клініки. Планування - це цілеспрямований процес розробки плану, в якому на основі цілей і завдань забезпечення діяльності і розвитку юридичної клініки окреслюються шляхи й засоби їх досягнення, нормативне, інформаційне, організаційне, методичне та ресурсне забезпечення на визначений термін.

Отже, планування забезпечення матеріальними ресурсами діяльності юридичної клініки – це процес розробки, узгодження і затвердження плану щодо отримання матеріальних ресурсів для виконання прогнозованих завдань в рамках діяльності юридичної клініки.

Щоб правильно передбачити, які матеріальні ресурси, у якій кількості, коли і із яких джерел необхідні для виконання поставлених завдань, в першу чергу, потрібно чітко спланувати заходи щодо виконання цих завдань, оцінити їх необхідність і доцільність, з’ясувати, чи не дублюватимуться вони з іншими заходами юридичної клініки та, можливо, організацій, з якими юридична клініка співпрацює. Відповідно до цих чітких, запланованих заходів і варто планувати залучення необхідних для їх реалізації матеріальних ресурсів.

Зазначимо, що на сьогодні юридичні клініки проводять роботу щодо забезпечення ресурсами своєї діяльності. Не складає виключення і планування забезпечення ресурсами, хоча ця діяльність слабко прослідковується і на це є свої причини об’єктивного і суб’єктивного характеру.

Аналіз досвіду діяльності юридичних клінік дозволяє визначити закономірності планування забезпечення ресурсами, які полягають у наступному:

1. планування забезпечення ресурсами здійснюється ситуативно і в межах окремого проекту;

2. юридичні клініки планують отримання і витрачання коштів з великою економією, що не завжди повною мірою відповідає вартості проведення запланованих заходів;

3. у переважній більшості кошти планують витрачати на:

a. оплату праці керівництва;

b. придбання витратних матеріалів, паперу, канцелярського приладдя, комп’ютерів;

c. придбання юридичної літератури та періодичних видань;

4. кількість студентів, які входять до складу юридичних клінік, фактично не впливає на кількість залучених коштів;

5. не впливає на планування забезпечення ресурсами кількість вирішених справ і наданих консультацій;

6. на планування забезпечення ресурсами юридичної клініки фактично впливає програма оголошеного конкурсу, а пізніше завдання гранту і передбачувані ним заходи;

7. частіше у своїй діяльності юридичної клініки планують видання навчально-методичної літератури;

8. при плануванні забезпечення ресурсами юридичні клініки переважно орієнтуються на донорів;

9. прослідковується слабка роль навчального закладу у плануванні забезпечення ресурсами.

Очевидно, що планування потреб і забезпечення ресурсами діяльності юридичних клінік може бути ефективним за умови включення цієї діяльності як елементу належного управління всією юридичною клінікою. Реалістичність і дієвість планування залежить від:

· володіння повною та достовірною інформацією про можливості і потреби юридичної клініки;

· чіткого усвідомлення мети діяльності і поставлених завдань;

· визначеності у часі, в межах якого ця мета має бути досягнута;

· визначеності у засобах, які використовуватимуться для реалізації поставлених завдань;

· знання умов майбутньої ситуації, в якій доведеться реалізовувати покладені на юридичну клініку завдання;

· координації дій усіх ланок юридичної клініки з метою оптимального досягнення мети діяльності.

Взагалі, планування будь-якої діяльності в організації вказує на досить високий рівень її розвитку, розумність управління і серйозне відношення до виконання поставлених завдань. Потреба у плануванні стає особливо актуальною при прогнозуванні реалізації юридичною клінікою декількох проектів чи напрямків діяльності.

Цей процес умовно можна поділити на певні періоди, і у зв’язку з цим можна запропонувати його етапи:

§ підготовчий етап;

§ етап узгодження і затвердження плану.

1. Підготовчий етап. Змістом цього етапу є збір та обробка інформації, необхідної для визначення основних завдань діяльності юридичної клініки на певний період. Протягом цього періоду збирається інформація про те, чи може і в яких програмах, акціях та інших заходах може брати участь юридична клініка. Як правило, ця діяльність в юридичних клініках триває постійно. Протягом цього етапу узгоджуються заходи, що будуть виконані протягом реалізації даного проекту.

Отримана інформація доводиться до персоналу юридичної клініки з метою визначення матеріальних ресурсів необхідних для забезпечення діяльності юридичної клініки. Пропозиції узагальнюються і відповідальні за складання плану особи складають робочий план, який включатиме перелік і обґрунтування залучуваних ресурсів. У плані повинно бути передбачено:

· які матеріальні ресурси потрібно придбати;

· які ресурси наявні в юридичній клініці;

· які ресурси можна безоплатно залучати;

· які матеріальні ресурси можуть надати співпрацюючі по даній програмі, проекту, заходу організації;

· на яких матеріальних ресурсах можна зекономити;

· які ресурси у випадку потреби можна замінити;

· які якісні характеристики залучуваних ресурсів (наприклад модель принтера, щоб був сумісний з комп’ютером; модель катриджа до принтера чи ксерокса, щоб передбачав заправку у побутових умовах (персоналом юридичної клініки), без сервісного обслуговування тощо;

· які кількісні характеристики залучуваних ресурсів (наприклад, що доцільніше і вигідніше придбати 3 катриджа чи 1 катридж і 3 тонери до принтера, взяти до уваги чи випускається і буде надалі випускатися дана модель картриджа, принтера тощо);

· на яких умовах будуть залучатись матеріальні ресурси (придбання, оренда) і які строки їх використання;

· тощо.

Варто скласти декілька варіантів плану і обґрунтування придбання зазначених у плані матеріальних ресурсів.

2. Етап узгодження і затвердження плану. Цей етап передбачає координацію дій з донорами та структурними підрозділами, наприклад, громадською організацією, навчальним закладом щодо узгодження плану матеріального забезпечення діяльності юридичної клініки по виконанню завдань передбачених взаємними домовленостями. Кінцевим результатом цього етапу є складання бюджету проекту та заявки на грант в цілому.

Планування придбання і витрачання матеріальних ресурсів повинно бути логічним також по етапах проекту. Це необхідно для досягнення бажаних результатів в установлені строки і в рамках визначених угодою та в межах ресурсів передбачених кошторисом. Тому кожен проект повинен плануватись і управлятись у взаємозв’язку з іншими проектами, що реалізовуються юридичною клінікою. У планування повинні бути максимально включені всі ресурси, що прямо чи опосередковано стосуються діяльності юридичної клініки. Зазначимо, що планування повинно включати економію.

Реалізація певних ідей юридичної клініки також потребує певного фінансового і матеріально-технічного забезпечення (наприклад, ідея надання консультації на особливому бланку, створення фотоальбому юридичної клініки, визначення прояву приналежності до юридичної клініки (виготовлення значків, сумок, форми, бейджика, наклейок на речі).

Забезпечення матеріальними ресурсами впливає не лише на належну діяльність юридичної клініки, - воно має вплив і на її розвиток. Тому при плануванні матеріально-технічного забезпечення та фінансових витрат потрібно виходити саме із цього. Також варто взяти до уваги і організаційну структуру юридичної клініки, наявність тих чи інших посад передбачає необхідність їх оплати, надання приміщення, техніки для здійснення діяльності.

Дослідження показало, що при плануванні фінансового та матеріально-технічного забезпечення діяльності юридичної клініки недостатньо уваги приділяється можливостям органів державної влади, місцевого самоврядування та приватного сектору. На даний час планування фінансового та матеріально-технічного забезпечення в юридичних клініках здійснюється ситуативно і залежить від можливості участі в тих чи інших конкурсах на здобуття гранту. Варто відзначити, що юридичні клініки беруть участь у конкурсах, які стосуються діяльності юридичних клінік, хоча прямо і не спрямовані на підтримку юридичного клінічного руху, наприклад, реалізація проектів у сфері прав біженців, організації і проведення виборів, підтримка середнього і малого бізнесу тощо.

Зазначимо, що при реалізації проекту спільно із іншою організацію варто спланувати особливості розпорядження ресурсами і передбачити ці умови у договорі про співпрацю.

Планування проекту супроводжується плануванням витрат. Варто відзначити досвід АВА/СЕЕLI у цьому напрямку, яке вимагає розподіл кошторису і відповідних затрат по періодах, наприклад щоквартально. Це, на нашу думку, сприяє більш ефективному плануванню, витрачанню і контролю за фінансовими ресурсами а також звітуванню.

Прийнято вважати, що функція планування і контролю фінансових операцій повинна бути підзвітна рівню, який забезпечує повну об’єктивність і неупередженість. За досвідом діяльності юридичних клініках України такий рівень можуть займати керівники юридичних клінік чи спеціально призначені викладачі.

Багато аспектів планування проектів допускають і передбачають розробку певних алгоритмів діяльності. Не дивлячись на те, що кожен проект, який подається юридичною клінікою, є індивідуальним, проте багато складових цих проектів повторюються.

Фінансове та матеріально-технічне забезпечення підлягають прогнозуванню, що є основою для подальшого планування. Звернувшись до додатку 3 можна зпрогнозувати основні та додаткові витрати.

Крім цього, можна виділити наступні умови ефективного планування забезпечення ресурсами діяльності юридичних клінік. Обсяги фінансування юридичних клінік мають задовольняти потреби як юридичних клінік, їх персоналу так і клієнтів. Чим більше джерел фінансування тим більше шансів для стабільної діяльності, проте необхідно більше часу для організаційної та звітної роботи. Матеріально-технічне забезпечення повинно бути вчасним, достатнім. Для того, щоб уникнути непорозумінь, та недоліків при формуванні бюджету, юридичної клініки потрібно передбачати проблеми, що можуть виникнути, програмну життєздатність юридичної клініки, напрямки діяльності, рівень співробітництва з іншими організаціями. Видається, кращим спланувати менший обсяг заходів, але виконати їх вчасно і у повному обсязі, аніж багато запланувати і нічого не зробити невелику частину запланованого.

Діяльність юридичних клінік передбачає співпрацю, тому не зайвим буде придбання чи виготовлення пам’ятних буклетів, грамот, дипломів тощо. Необхідно мати також власний штамп юридичної клініки чи наклейки з поштовою адресою юридичної клініки для відправки листів.

У випадках, коли приходить мама з дитиною, і дитина потребує уваги, а мати не може їй цього зробити, то для закріплення позитивного контакту дитині слід дати іграшку, у крайньому випадку інший предмет, що її зацікавив би. Отже, в юридичних клініках повинні бути іграшки для дітей клієнтів, що приходять для отримання консультацій. Іграшки повинні бути такими, що їх можна відати дитині, або ж мати можливість замінити іграшку на інший предмет, що сподобався дитині.

Для забезпечення нормального клімату в юридичних клініках вважаємо корисним забезпечення дозвілля персоналу (виїзд в бібліотеки, парки, на екскурсії до інших міст, інших юридичних клінік).

Організаційний аспект. Видається доцільним для здійснення планування, придбання, контролю за фінансовими та матеріально-технічними ресурсами призначити особу, яка займалася з-поміж інших обов’язків цією діяльністю. Таке визначення дозволить:

· підвищити відповідальність щодо фінансового та матеріально-технічного забезпечення діяльності юридичної клініки;

· конкретизувати роботу щодо фінансового забезпечення діяльності юридичної клініки;

· більш повно систематизовувати інформацію по всіх проектах, а особливо в тих випадках, якщо їх декілька;

· підвищити оперативність у плануванні, витрачанні, пошуці коштів, внесенні змін у плани;

· балансувати і координувати фінансову діяльність юридичної клініки;

· підвищити ефективність моніторингу даного напрямку діяльності юридичної клініки (слідкувати за ступенем витрати ресурсів юридичної клініки, спостерігати за діяльністю роботи техніки, сприяти усуненню неполадок);

Формування бюджету. Бюджет як економічна категорія – це сукупність суспільних відносин при створенні, розподілі і використанні централізованого фонду грошових засобів на рівні держави, органів місцевого самоврядування, необхідних для держави і місцевого самоврядування для виконання їх завдань і функцій[47]. Подібне визначення можна дати і бюджету юридичної клініки. Отже, бюджет юридичної клініки – це сукупність суспільних відносин при створенні, розподілі і використанні централізованого фонду грошових засобів на рівні юридичної клініки, необхідних для для виконання нею завдань та функцій.

Проведене дослідження свідчить, що бюджети юридичних клінік України більш ніж скромні в порівнянні з бюджетами юридичних клінік інших країн. Аргументом цього є те, що в середньому до складу юридичних клінік входить 25 студентів, а середньостатистичний бюджет юридичних клінік складає 6.000 доларів США чи майже 32 000 гривень. Якщо підходити з таких міркувань, то для навчання одного студента у юридичній клініці, забезпечення надання безкоштовних консультацій, проведення правопросвітницьких занять із учнями припадає на рік 1200 гривень (240 доларів США). В той же час в Російській Федерації на прикладі юридичної клініки Хабаровського краю ця цифра становить 1200 доларів США. Відомі випадки фінансування юридичних клінік Уельсу на 460 000! фунтів стерлінгів.

У більшості випадків складання бюджету відбувається для того, щоб одержати гроші для реалізації майбутнього проекту. В цілому така практика себе виправдовує. Адже мало випадків, коли донор готовий надати кошти без бюджету, проте і за таких обставин належно організована юридична клініка повинна скласти детальний план їх використання, адже, чим чіткіше, точніше і продуманіше бюджети, тим легше організації працювати, звітувати, коректувати плани, діяльність і витрати в залежності від потреб клініки; ефективно і раціонально використовувати засоби; уникати витрат, не оплачуваних або не прийнятих донором, і перевитрат, оплатити які необхідно буде з інших джерел.

Можна виділити значення бюджету:

1. дає можливість оцінити загальне фінансове становище організації;

2. дає можливість оцінити і вплинути на теперішнє і майбутнє фінансове становище юридичної клініки й ефективність її діяльності;

3. обґрунтовує придбання і використання ресурсів;

4. є планом витрат;

5. є інструментом контролю за витратами;

6. сприяє інтеграції адміністративної діяльності, роботи персоналу і щоденної роботи організації;

7. є основою аналізу функціонування юридичної клініки.

Планування забезпечення матеріальними ресурсами діяльності юридичної клініки перш за все відображається у бюджеті. Складання бюджету часто розглядається як функція керівництва юридичної клініки. В цілому це правильно, адже управління фінансами є його обов’язком, саме керівник як ніхто інший знає важливість того чи іншого заходу важливість планування того чи іншого придбання, він несе відповідальність за придбання і, як правило, є матеріально-відповідальною особою. Проте видається бажаним, щоб персонал юридичної клініки також брав участь у підготовці бюджету. Для того, щоб передбачити всі необхідні для реалізації програми ресурси, до обговорення вартості програми варто залучити як персонал юридичної клініки, який працює над виконання програм (керівники, студенти юридичної клініки), так і персонал, що працює з фінансами (бухгалтер юридичної клініки). Керівники студенти так чи інакше мають відношення до ресурсів, інколи їм краще відомо, що краще запланувати для придбання на виконання певного завдання, то бухгалтер вкаже правильність запису цієї позиції у бюджеті з метою уникнення проблем витрачання коштів і звітування у подальшому. Вказана діяльність із залученням студентів робить кошторис більш реальнішим, а також сприяє згуртуванню колективу юридичної клініки, підвищенню відповідальності персоналу юридичної клініки.

Видається, що якісний бюджет повинен передбачати засоби для:

· сталого функціонування та виконання поставлених завдань (оплата праці керівників, студентів, залучених фахівців, матеріально-технічне забезпечення послуг, що надаються юридичною клінікою);

· розвиту організації (юридичної клініки);

· ремонту та оновлення техніки юридичної клініки;

· наукової діяльності щодо тематики діяльності юридичної клініки.

Такого розподілу у бюджетах більшості юридичних клінік ми не спостерігаємо. Багато представників юридичних клінік вважає, що ці напрямки у бюджет включати не можна. Проте це не говорить, що робота по вказаних напрямках не проводиться — у більшості юридичних клінік така робота проводиться і проводиться на досить належному рівні. За ствердженням грантодавців, вони вітають і підтримуватимуть обґрунтовані прохання щодо підтримки розвиту юридичних клінік, щодо ремонту та оновлення техніки юридичної клініки, наукової діяльності щодо тематики діяльності юридичних клінік. Заважає такій роботі відсутність фінансування, а інколи і його недостатність.

Формування бюджету юридичної клініки має свої закономірності та принципи. Для того, щоб бюджет виконував свої функції необхідно дотримуватись наступних вимог. Бюджет повинен бути:

1. Збалансованим (витрата коштів за бюджетом юридичної клініки не може бути більшою, аніж передбачено бюджетом на реалізацію завдань діяльності юридичної клініки).

2. Самостійним (бюджет юридичної клініки не повинен залежати від бюджету вузу чи громадської організації, при якій знаходиться юридична клініка);

3. Повним (бюджет повинен включати всі видатки та доходи);

4. Обгрунтованим (бюджет повинен формуватись на підставі реальних показників. Зі зразком обґрунтування окремої статті кошторису можна ознайомитись у додатку 4);

5. Ефективним (складання і виконання бюджету повинно здійснюватися для цілковитого досягнення цілей, але при використанні мінімальної кількості фінансів);

6. Цільовим (використання бюджетних засобів виключно на цілі, передбачені бюджетом).

Бюджет юридичної клініки складається згідно вимог чинного законодавства. Характерним у складанні бюджетів юридичних клінік і державних та громадських організацій є те, що вони складається, як правило, на 1 рік[48]. Проте часті випадки, коли бюджет діяльності юридичної клініки складається на 5, 10, 11 місяців – час, необхідний для реалізації певних проектів, виконання окремих заходів.

Загальновідомо, що для нормального розвитку організації необхідно, щоб вона передбачала у своєму кошторисі 25 відсотків сум для розвитку, удосконалення формі методів роботи та залученої техніки. Якщо кошторис організації передбачає лише витрати на заробітну плату чи гонорари, то така організація не є стабільною.

В бюджеті чи пояснення до нього варто вказати джерела походження коштів і зазначити який внесок:

· донора;

· навчального закладу (юридичної клініки);

· інших співучасників реалізації проекту;

Зазначення походження коштів дозволяє показати який реальний внесок юридичної клініки і свідчить про серйозність її діяльності. Вкінці варто вказати відсоткове співвідношення коштів, які планується використати з різних джерел. За таких умов у бюджеті, як правило, вказується яка частина витрат буде покриватись донором, що оплачуватиметься навчальним закладом, і які витрати візьмуть інші співвиконавці проекту, наприклад начально-виховний заклад, в якому проводяться заняття за програмою “Практичне право” (ця організація може надавати папір для складання уроків, здійснювати транспортування студентів-клініцистів до розташування навчально-виховного закладу)

Загальновідомо, що найкращим співвідношенням залучених коштів є наступне 1/3 – матеріальні ресурси донорів (гранти, пожертвування); 1/3 - матеріальні ресурси юридичної клініки; 1/3 – матеріальні ресурси інших співпрацюючих організацій. Але припустимою є ситуація, коли від юридичної клініки і інших джерел надходить 1/3 загальних коштів бюджету.

Основними витратами юридичних клінік за результатами дослідження є:

· оплата праці залучених фахівців, в першу чергу керівників, координаторів юридичних клінік;

· придбання основних засобів, в першу чергу комп′ютерів, принтерів;

· оплата канцелярських виробів та витратних матеріалів;

Значна частина коштів також витрачається на проведення різноманітних акцій, семінарів-тернінгів, конференцій, видання книг.

Для того, щоб уникнути непорозумінь, та недоліків при формуванні бюджету юридичної клініки потрібно передбачати проблеми, що можуть виникнути, програмну життєздатність юридичної клініки, напрямки діяльності, рівень співробітництва з іншими організаціями.