Основні правила складання юридичного документа.

У ст. 27 Закону України «Про інформацію» від 02 жовтня 1992 року [4] передбачено, що документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Документ (від лат. dokumentum – повчальний приклад, взірець; свідчення, доказ) – матеріальна форма відображення, поширення, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили [5; с. 13].

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Документ - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру [6; с. 23].

Цікаво знати! В перекладі з латинської мови “документ” – це доказ (інформаційний доказ), підтвердження якогось факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Вперше в цьому значенні слово ”документ” використали Цезар та Ціцерон. Пізніше поняття, пов’язане з документом, набуло юридичного значення і стало означати “письмовий доказ”, “доказ взятий з книг”. У значенні письмового свідоцтва слово “документ” вживалося від середньовіччя до XIX ст. [7; с.19].

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. В Стародавньому ж Єгипті інформацію записували на папірусі. Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент – за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней, назва якого походить від міста Пергама (на півострові Мала Азія). Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у II ст. до н.е. Це був дорогий матеріал: для виготовлення двох листів треба було зарізати теля чи свиню.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір, однак китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході (Індія, Китай, Японія) були тканини, зокрема шовк. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснявся. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

Народи Півночі і Північного Сходу використовували для запису інформації специфічний матеріал – кістку: моржову або оленячу. Давні народи деяких поселень Північної Африки використовували слонову кістку або бамбукові дощечки чи пальмове листя. Народи Північної, Центральної та Південної Америки фіксували інформацію на природних мінералах: кварці, агаті, обсидіані, на металевих пластинках (срібло, золото).

В Стародавній Греції і Стародавньому Римі тривалий час успішно застосовували воскові таблички, по яких писали стилосами, а пізніше – грифельні дошки.

В східних та південних слов’ян найпопулярнішим матеріалом для писемності була береста (березова кора, просочена розчином, а потім висушена).

Найпоширенішим (практично у всіх народів світу) матеріалом для виготовлення документів був природний камінь: мармур, піщаник або вапняк.

З удосконаленням виробництва і розповсюдженням по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Діяльність праводілової сфери будується на принципах роботи з документами. Передусім це закони, що являють собою нормативно-правові акти вищого органу законодавчої влади, тому їх норми є юридичною основою чинного законодавства. У своїй діяльності правники керуються не тільки документами вищого органу законодавчої влади, а й самі укладають різноманітні документи.

Юридичний документ – це матеріальний носій правової інформації. Дослідження текстів юридичних документів переконує у тому, що хоча вони і є вкрай точними та стислими, вони не завжди можуть бути легко і однозначно інтерпретовані. Складність синтаксичної будови служить не лише для однозначної інтерпретації, але у деяких випадках призводить до труднощів у розумінні.

Ми частозабуваємо про те, що документ, в якому викладена інформація – це наше обличчя. Саме тому необхідно чітко дотримуватися вимог оформлення правового документа, аргументувати виклад змісту з посиланням на інші документи, ні в якому разі не виражаючи в категоричній формі претензій чи вимог.

Вимоги до документа можна кваліфікувати за правовими, мовними, логічними та технічними ознаками.

Правові вимоги до документа:

1. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ має бути складений за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому недопустимі юридичні чи граматичні помилки.

6. У текстах ділових документів використовують тільки офіційно-діловий стиль, тексти якого вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту [8; с. 40; 9; с. 14-15].

Логічні вимоги:

1. Використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв’язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (у першу чергу, одночасно, після тощо).

2. Врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність.

3. Послідовність викладення тексту та його частин.

Адже якщо текст позбавлений певної логічної послідовності, написаний незв'язними реченнями, то дуже важко зрозуміти його зміст. Не допускається лексична і змістовна абсурдність, перескакування і розрив думок.

Технічні вимоги:

1. Для складання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один-півтора міжрядкового інтервалу.

2. При оформленні документів на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Якщо текст документу займає не одну сторінку, то на наступну не можна переносити лише підпис. На наступній сторінці повинно бути не менше двох рядків тексту.

Небажано:

§ відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу.

§ переносити слово на межі сторінок, краще перенести це слово на наступну сторінку.

§ починати один рядок абзацу на сторінці, що закінчується, краще починати новий абзац з нової сторінки.

3. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

4. Слід дотримуватися вимог реквізитів та їх використання.

5. Не можна забувати про поля документа, які мають важливе значення при зшиванні документа у томи справи.

Лінгвістичні вимоги.

Обов'язковим складником ділових паперів, де вик­ладається зміст документа, є текст. Під час написання тексту укладач пови­нен дотримуватися таких вимог:

1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивіду­альних авторських рис.

Текст документа повинен мати рівний і спокійний стиль, який не викликає додаткових асоціацій і зайвих емоцій і такий, що не відволікає від суті документа. Слід зазначити, що для деяких юридичних документів, таких, як позовні заяви, скарги і т.п., певний елемент емоційності необхідний. Проте в нормативно-правових актах, договорах і актах правозастосування це є недопустимим. Нейтральний виклад юридичних норм підвищує ефективність правового регулювання.

2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші прояви стандартизації такі:

а) широке вживання готових словесних формул типу у зв’язку з, відповідно до, з метою, згідно з, що спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів;

б) повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкций як результат досягнення однотипності вираження думки;

3. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

4. У текстах уживаються словосполучення з дієсловами у формі теперіш­нього часу. Наприклад: рішення надсилається, академія запрошує, управ­ління проводить конкурс, міністерство попереджає. Вживаються звороти, такі як: вжити заходів, оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, брати участь, надати слово, з оригіналом згідно, складено й завірено (засвідчено) у двох примірниках, вжити заходів, визнати за можливе, звернутися із заявою тощо. Текст документа повинен чітко і переконливо відбивати причину й мету написання, розкривати суть справи.

5. Найхарактерніші речення - прості поширені.

6. Уживання фахових висловів: справу закрито, питання поставлене, обговорювати заходи тощо.

В основному до юридичних документів ставляться наступні вимоги [10; с. 107-108]: чіткість, ясність, об’єктивність або достовірність, стислість, необхідний обсяг, оперативність інформації, адресність, актуальність, переконливість.

Чіткість викладу означає, що має бути прямий порядок слів у реченнях, відсутність у текстах несуттєвої інформації. Не варто перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими формами ввічливості, їх неодноразовим повторенням.

Ясність передбачає позбавлення текстової частини документа непотрібних словесних забарвлень та плутаних смислових відтінків. Обов’язково має бути виділене головне, наведені конкретні аргументи, які бажано підтвердити лише найнеобхіднішими фактами і цифрами. Адже перенасичення великою кількістю даних стомлює читача і не справляє того ефекту, якого очікують від даного документа.

Об’єктивність означає відсутність суб’єктивного підходу, позбавлення документа індивідуального трактування того чи іншого факту, ситуації чи проблеми. Достовірність інформації визначається ступенем відповідності її змісту об’єктивному стану речей.

Стислість означає відсутність зайвих слів та смислових повторів, надмірно довгих міркувань не по суті справи.

Оперативність важлива практично для кожного документа, особливо для тих, в яких чітко вказані строки його виконання, інакше інформація в документі може застаріти і втратити своє значення.

Адресність передбачає направлення документа або одержання його конкретною організацією чи особою.

Поняття актуальності фактів – це ступінь їх важливості на даний момент, у даній ситуації.

Переконливість досягається композиційною стрункістю документа – вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом відомостей, включених до нього.

Правник, котрий укладає документи, повинен добре володіти українською мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найбільш переконливий мовний засіб.

Склавши текст документа, його треба правильно оформити, щоб він мав юридичну силу. Порядок оформлення службових документів визначено Національним стандартом України «Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163-2003 [11].

Кожний юридичний документ складається з окремих елементів – реквізитів (реквізит у перекладі з латинської – елемент, складова частина). Склад реквізитів залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання [6; 26].

Під час оформлення документів необхідно дотримуватися правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення і виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша. Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

В даний час не розроблені єдині вимоги до всіх типів юридичних документів, однак можна назвати наступні обов’язкові реквізити будь-якого юридичного документа: назва організації, органу або особи, що є автором документу, довідкові дані про організацію, особу, назва виду документа, заголовок до тексту документа, дата документа, реєстраційний індекс документа, адресат, відмітка про наявність додатків, прізвище, посада особи, що підписує документ, підпис, відбиток печатки.