Діловодство та документування в юридичній клініці

ПЛАН

Напрями документування в Юридичній клініці

Коментар до форм документації РФ

Документи з положення про юридичну клініку

НАПРЯМИ ДОКУМЕНТУВАННЯ В ЮРИДИЧНІЙ КЛІНІЦІ НАВЧАЛЬНО

Напрями документування в Юридичній клініці Навчально-наукового інституту підготовки кадрів громадської безпеки та психологічної служби Київського національного університету внутрішніх справ

1) напрям юридичне консультування: журнал обліку справ клієнтів, досьє щодо справи, письмовий висновок викладача, який перевіряє справу стосовно її правильності, щомісячний письмовий звіт про діяльність юридичної клініки за цим напрямом, анкета попереднього запису клієнта, обов’язкова підсумкова анкета-відгук клієнта після вирішення справи;

2) об’єднані форми документування напрямів правопросвітня робота і психологічна служба: графік проведення занять з правової просвіти та тематичний план щодо кожного закладу, журнал відгуків та рецензій, щомісячний письмовий звіт про роботу в кожному закладі, графік проведення психологічних тренінгів у юридичній клініці, психологічне тестування під час проходження випробувального терміну, анкета-відгук для учнів, яка проводиться на кожному занятті в кожному закладі;

3) напрям організаційно-управлінське забезпечення діяльності юридичної клініки: лист оцінки кандидата на вступ, письмове рішення загальних зборів про преміювання працівників юридичної клініки, щоденний письмовий звіт чергового у юридичній клініці, щоденний звіт про використання копі центру, журнал запису роботи з книгами, екран оцінок роботи членів юридичної клініки.

 

КОМЕНТАР ДО ФОРМ ДОКУМЕНТАЦІЇ РФ

Критерии отбора дел для юридической клиники^*

Основные критерии выбора дел:

1. Право клиента на юридические услуги.

Необходимо определить, относится ли клиент к категории малообеспеченных - к безработным, пенсионерам, студентам, одиноким и многодетным матерям, инвалидам. Для того чтобы исключить вариант обмана, следует просить клиента представить необходимые для этого документы (например, пенсионное удостоверение) и переписать данные из документа в регистрационную форму. В случаях возникновения сомнений необходимо предупредить клиента, что клиника может проверить его статус и материальное поожение.

Не предоставляются услуги лицу или организации, которые выступали в качестве противоположной стороны в любом деле, которым уже занимались студенты или сотрудники клиники.

2. Предположительная продолжительность дела.

Клинический курс продолжается в течение одного года (двух семестров). По общему правилу он не может быть повторен. По этой причине предпочтение при выборе дела будет отдано тем делам, которые сможет завершить студент, принявший их первоначально.

3. Характер дела.

Клиника специализируется в области трудового, семейного, гражданского права, права социального обеспечения.

4. Пригодность для учебных целей.

5. Связанные с делом расходы.

Клиника не имеет возможности оплачивать расходы клиента, о чем он ставиться в известность сразу же. Если клиент не станет брать на себя эти расходы, клиника вправе прекратить оказание помощи.

6. Нагрузка студента.

Студент должен работать в клинике не менее часов в месяц /неделю/. Минимальное количество дел, которые он ведет, - два, максимальное - шесть (включая дела, по которым возможно представительство).

Правила ведения дела

Ведение дела осуществляется каждым студентов в следующей последовательности:

Этап 1. Открытие дела на нового клиента.

Этап 2. Проведение опроса клиента / интервьюирование /.

Этап 3. Исследование обстоятельств дела и нормативно - правовой базы.

Этап 4. Консультирование клиента.

Этап 5. Оформление отчета о проделанной работе, других документов.

Этап 6. Представительство в суде.

Этап 7. Передача дела.

Этап 8. Закрытие файла /дела.

Если первичный прием клиента показывает, что клиника может взяться за это дело, то заполняется регистрационная форма при первичном обращении клиента. Заполнение регистрационной формы при первичном обращении клиента является открытием дела. Каждому открытому делу присваивается код. Данные об обращении в юридическую клинику и данные о противоположной стороне вносятся в картотеку после первого приема.

Отдельные и несвязанные друг с другом дела одного и тоже клиента помещаются в разные досье с соответствующими ссылками на регистрационную форму.

По мере работы с клиентом студент формирует дело (заполнение краткого описания дела, плана действий, рекомендации клиенту, правовых документов, исследований, выписок из законодательства и отчета о проделанной работе студента).

В случае передачи дела другому студенту заполняется записка о передаче дела, в которой излагаются действия по делу которые были выполнены и действия, которые необходимо выполнить.

Составленное досье передается преподавателю для проверки. После проверки преподавателем отчета студента дело закрывается и передается в архив.

Система делопроизводства

Система делопроизводства является составляющей частью долгосрочного управления юридической клиники.

Процедура делопроизводства юридической клиники включает:

· Ведение файлов /досье/ каждого клиента.

· Ведение карточек на каждого клиента, обслуживаемого в юридической клинике, и противоположную сторону по делу.

· Составление регистрационного журнала первичного обращения клиента.

· Составление регистрационного журнала дел, рассмотренным каждым студентом юридической клиники.

 

ФАЙЛ / Досье клиента/

 

В юридической клинике разработана система файлов /досье/ клиентов. Досье хранятся в помещении клиники. Составленные досье хранятся в хронологическом порядке по дате открытия и в последовательности по присвоенным кодам.

Файл каждого клиента состоит из:

· регистрационная форма при первичном обращении клиента, (1 лист)

· краткое описание дела, (2 лист)

· план действий по делу и рекомендации по делу, (3 лист)

· отчет студента о работе по делу, (4 лист)

· юридические документы или письменный ответ, предоставленный клиенту, (5 лист)

· бланк с информацией для клиента о правилах деятельности юридической клиники, разрешение клиента сделать копии с предоставленных документов, разрешение клиета на ведение дела студентом, (6 лист)

· записи студента в ходе интервьюирования, выписки из законодательства, используемые при консультации, (7 лист)

· судебные документы, письменные ответы и другие документы, связанные с результатом консультации, (8 лист)

· анкетный или опросный лист, если проводился опрос или анкетрование клиента (9 лист).

Все указанные данные вводятся в компьютер и создается файл клиента, распозноваемый по коду, который присваивается методистом юридической клиники.

ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ ФАМИЛИЯ, ________________________________________________________________________________ ИМЯ, ОТЧЕСТВО ___________________________________________________________________________ ДОМАШНИЙ АДРЕС ________________________________________________________________________ ТЕЛЕФОНЫ (ДОМ, РАБ) ____________________________________________________________________ ДАТА РОЖДЕНИЯ __________________________________________________________________________ МЕСТО РАБОТЫ ___________________________________________________________________________ СРЕДНЕМЕСЯЧНЫЙ ЗАРАБОТОК ___________________________________________________________   ИНФОРМАЦИЯ О ПРОТИВОПОЛОЖНОЙ СТОРОНЕ (РАЗДЕЛ ЗАПОЛНЯЕТСЯ ПРИ НАЛИЧИИ ПРОТИВОПОЛОЖНОЙ СТОРОНЫ) ФАМИЛИЯ, ________________________________________________________________________________ ИМЯ, ОТЧЕСТВО ___________________________________________________________________________ (НАИМЕНОВАНИЕ __________________________________________________________________________ ОРГАНИЗАЦИИ) ____________________________________________________________________________ АДРЕС _____________________________________________________________________________________ ТЕЛЕФОНЫ ________________________________________________________________________________ ЮРИСТ, ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ________________________________________________________________ ПРОТИВОПОЛОЖНУЮ СТОРОНУ ____________________________________________________________   ТИП ДЕЛА: СЕМЕЙНОЕ ТРУДОВОЕ ИНОЕ (УКАЗАТЬ КАКОЕ) _________________________________________________________   ВРЕМЯ НАЧАЛА КОНФЛИКТА _______________________________________________________________ РЕШЕНИЯ, КОТОРЫЕ УЖЕ СОСТОЯЛИСЬ ПО ДЕЛУ: ДАТА ИНСТАНЦИЯ (СУД, ИНОЙ ОРГАН) _____________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________   КОМУ ПЕРЕДАНО ДЕЛО: Ф.И.О. ДАТА ПОДПИСЬ ДИРЕКТОР _________________________________________________________________________________ ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ___________________________________________________________________________ СТУДЕНТ __________________________________________________________________________________   ИТОГ ОБРАЩЕНИЯ КЛИЕНТА: ОТКАЗ В ПРИНЯТИИ ______________________________________________________________________ ДЕЛА (С УКАЗАНИЕМ ПРИЧИНЫ) ___________________________________________________________ ПРИНЯТИЕ ДЕЛА (ДАТА, ПОДПИСЬ) _________________________________________________________

Регистрационная форма при первичном обращении клиента заполняется студентом юридической клиники или методистом при регистрации клиента по телефону или по письменному обращению.

1 лист

 

В кратком описании дела студент описывает основные обстоятельства дела, указывает все способы, которые использовал клиент для разрешения его проблемы со ссылкой на официальные документы, которые клиент должен принести на консультацию. В конце описания дела студент формулирует основные вопросы, ответы на которые необходимо найти и указывает необходимые действия по делу, которые рекомендовано сделать клиенту к средующему приему.

 

 

2 лист

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ДЕЛА _______________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________­_

 

 

В плане действий студент указывает отдельные действия, их начало и окончание и результат. Например:

План действий

3 лист

ДЕЙСТВИЕ	ДАТА НАЧАЛА	ДАТА ОКОНЧАНИЯ	РЕЗУЛЬТАТ
1. Регистрация и интервьирование клиента	20 февраля 1999 года 10.00	11.00	назначена консультация на 27 февраля на 11.00
2. Анализ законодательства, определение позиции по делу, выбор стратегии и состовление искового заявления	22 февраля 17.00	18.45	составлен письменный ответ и исковое заявление по делу
3. Уточнение обстоятельств дела по телефону с клиентом	23 февраля 16.00	16.20	Уточнены необходимые обстоятельства
4. Согласование позиции по делу с преподавателем	24 февраля 19.00	20.00
5. Консультация клиента	27 февраля 11.00	12.00	дана консультация, передан письменный ответ и исковое заявление
6. Подготовка отчета по делу	27 февраля 1999 года 13.00	14.30	Оформлено досье клиента

 

В графе рекомендации клиенту указываются: что было рекомендовано клиенту, какой юридический документ или письменный ответ был передан клиенту.

 

3 лист

РЕКОМЕНДАЦИИ КЛИЕНТУ (ЧЕМ ЗАКОНЧЕНО ДЕЛО) _____________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Отчет по делу заполняется студентом сразу после консультации (4 лист). В отчете по делу студент указывает:

- когда клиент обратился в юридическую клинику,

- кто из студентов вел первичный прием и кто из преподавателей присутствовал на интервьюировании,

- формулирует проблему, с которой обратился клиент,

- указывает на какое время назначена консультация (или консультация была дана в ходе первого приема),

- указывает действия, которые необходимо сделать до следующей консультации,

- указывает какие нормативные акты, другие источники были проанализированы в ходе подготовки ответа клиенту,

- указывает когда состоялся второй прием,

- кратко излагает основные рекомендации клиенту,

- дата составления отчета и подпись.

 

Бланк с информацией для клиента

 

Бланк с информацией для клиента включае следующие блоки:

- информация о правилах деятельности юридической клиники,

- разрешение клиента сделать копии с предоставленных документов,

- разрешение клиента на ведение аудиозаписи, разрешение клиента на ведение видеозаписи,

- разрешение клиента на ведение дела студентом.

Регистрационный журнал

Регистрация клиента в журнале регистрации производится методистом после первого приема (после заполнения регистрационной формы при первичном обращении клиента).

В журнале регистрации клиентов указывается:

1) код досье,

2) информация о клиенте: фамилия, имя, отчество, адрес, телефон, дата приема клиента,

3) информация о противоположной стороне: фамилия, имя, отчетство, наименование организации, адрес, телефон, юридическая фирма (юрист), обслуживающий противоположную сторону,

4) тип дела, краткое описание проблемы,

5) рекомендации клиенту, указывает какие юридические документы составлены и переданы клиенту,

6) информация о принятии отчета по делу: студент, оказывающий помощь клиенту, кто из преподавателей присутствовал при интервьюировании и консультации и принял отчет, дата приема отчета,

7) результат консультации: указываются какие решения по делу были приняты позднее (решения, определения суда, другого уполномоченного органа), указываются данные о проведении анкетирования.

Журнал регистрации заполняется в хронологическом порядке по дате открытия дела на основании данных регистрационной формы при первичном обращении клиента.

Журнал регистрации клиентов:

 

КЛИЕНТ дата обращения откуда получена информация о клинике код дела	ТИП ДЕЛА КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ	ДЕЙСТВИЯ ПО ДЕЛУ РЕКОМЕН-ДАЦИИ составленные юридические документы, проведенные исследования, изыскания	ПРИНЯТИЕ ОТЧЕТА дата составления и принятия студент преподаватель	РЕЗУЛЬ-ТАТ ПО ДЕЛУ решения анкетирова-ние