Ведение досье и документации

Минимальные стандарты:

 Записи должны вестись на всех этапах ведения дела, включая:

- записи беседы (бесед),

- записи разговоров по телефону, сообщений, переданных с помощью факса или электронной почты,

- записи информации, полученной в результате расследования,

- записи, касающиеся присутствия в суде или трибунале,

- записи, касающиеся подготовки дел,

- информация о документах, переданных клинике или выданных ей самою, должна содержаться в досье каждого клиента (или в общем досье, если досье на клиента еще не заведено) в хронологическом порядке, снабженная определенной меткой, а также в специальной форме, используемой для регистрации подобного обмена информацией в отношении всех дел, ведущихся клиникой.

 Вся корреспонденция, отправляемая и получаемая клиникой, должна содержаться в хронологическом порядке и в соответствующем досье.

 Без разрешения куратора ни одно досье клиента не может быть изъято из клиники.

 Все состязательные бумаги, документы клиента, отчеты экспертов, бумаги о правовой помощи и другие, имеющие к этому отношение материалы, исключая корреспонденцию, должны храниться в соответствующем файле в папках с документами с перечнем содержимого.

 Должен вестись дневник в отношении ограничения сроков действий, в котором указываются сроки окончания соответствующих периодов и графиков работы, имеющих отношение к ведущемуся судебному делу. Это может стать частью общего дневника при условии, что соответствующие записи четко выделены.

 Дата и время назначенных судебных заседаний должны фиксироваться в дневнике клиники.

 Следует разработать и соблюдать правила регистрации и передачи на рассмотрение дел, например, может вестись общая картотека и ежедневник, в которых отмечается первый визит или звонок клиента в клинику и результат этого визита. Каждый клиент может получить регистрационный номер, который зафиксирован в досье клиента. В регистрационный номер должно включаться указание на студента или группу, занимающуюся данным делом, а также на куратора, отвечающего за их работу. Кроме того, на каждого клиента может быть заведена регистрационная карточка, содержащая персональные данные клиента (имя, адрес, год рождения и т.п.), особые указания относительно связи с ним и степени конфиденциальности, а также краткое описание каждого этапа дела. Благодаря этому, куратор или студент, незнакомый с данным делом, довольно быстро сможет узнать, что именно произошло, и какие действия были произведены.

Рекомендации:

 Картотека может вестись с помощью карточек, на которых указан регистрационный номер клиента и его адрес. Это даст возможность быстро найти подробные данные о деле данного клиента.

Помещение клиники

Минимальные стандарты:

 Клиника должна располагаться в помещении, удобном для посетителей, в том числе и для инвалидов.

 Клиника должна быть оснащена различным оборудованием и устройствами, дающими возможность вести прием клиентов, беседы с ними, разговоры по телефону и работу над делами в безопасных условиях, не нарушая принцип конфиденциальности.

 Помещения клиники должны быть достаточно просторными для того, чтобы студенты могли осуществлять сбор сведений и работать над делами, не нарушая принцип конфиденциальности.

 Помещения клиники должны быть закреплены за нею, и рассматриваться только в этом качестве.

Рекомендации:

 Помещения клиники должны иметь специально отведенное пространство для приема посетителей, комнату ожидания и комнату для бесед, причем все эти помещения должны гарантировать клиентам безопасность и конфиденциальность.

 В клинике должно иметься специально отведенное место для опроса студентов, обсуждения дел и раздачи материалов.

 В клинике должны также иметься условия и средства для того, чтобы обеспечить хороший прием клиентов (например, предложить им чай или кофе), а также дать им возможность воспользоваться умывальником или туалетом.

Оборудование

Минимальные стандарты:

В клинике должна иметься

 Специальная телефонная линия или телефонный отвод, гарантирующий соблюдение принципа конфиденциальности. Телефон должен иметь выход на внешнюю линию.

 Средства, обеспечивающие безопасное хранение досье и записей.

 Столы и стулья для проведения бесед с клиентами и работы над делами.

 Средства электронной обработки текстов.

 Библиотека основных изданий, необходимых для работы, и справочной литературы, или доступ к таковой с соблюдением принципа конфиденциальности.

 Эффективные работающие способы оплаты расходов, например, судебных издержек, дорожных расходов, заключений экспертизы. Клиника должна иметь собственный счет или оплата должна осуществляться финансовым отделом соответствующего учебного заведения. В последнем случае он должен иметь возможность своевременно удовлетворять потребности клиники, например, оплачивать судебные издержки, поскольку задержка в подобном случае может нанести ущерб делу.

 Руководство по работе клиники, в котором четко сформулированы рекомендуемые цели обучения, действующие правила, а также профессиональные стандарты и обязанности.

Рекомендации:

Клинике следует иметь:

 автоответчик, факс и копировальное оборудование;

 полный набор бланков и форм (бесплатной юридической помощи, судебных и т.д.), имеющих отношение к работе клиники;

 электронную почту;

 специальный бюджет, предназначенный для покрытия предполагаемых расходов, и резерв для непредвиденных расходов;

 доступ к информационной сети LEXIS и CD-приводам,

 корзинки/лотки для документов, куда помещается корреспонденция (после ее проверки куратором) и указания для студентов. Студенты должны ежедневно проверять содержимое корзинок. Считается, что для группы студентов достаточно одной корзинки (см. раздел «деятельность студентов»).

Финансирование

Минимальные стандарты:

 Специальное финансирование, гарантированное учебным заведением (устойчивая/твердая валюта), достаточное для периода функционирования клиники (т.е. периода обучения).

 Резерв для непредвиденных расходов, предназначенный для непредусмотренных трат.

 На что должен тратиться фонд бесплатной юридической клиники.

Рекомендации:

 В тех случаях, когда привлекаются деньги со стороны (неустойчивые деньги), следует гарантировать их обеспечение твердой валютой.

 В случае сокращения или прекращения финансирования следует хотя бы за три месяца прислать об этом уведомление, чтобы иметь возможность свернуть работу в установленном порядке.

Деятельность студентов

Минимальные стандарты:

 Все студенты должны посещать вводный курс, охватывающий различные аспекты работы клиники.

 Все студенты должны в письменном виде согласиться с условиями работы юридической клиники – в этой связи следует использовать контракт, в котором устанавливаются цели и задачи юридической клиники и ее студентов.

 Основная задача клиники – дать каждому студенту способствующую обучению оценку его практической деятельности. На каждого студента должна быть составлена характеристика, в которой зафиксированы основные цели обучения, оценка его деятельности и рекомендации по ее совершенствованию.

 За каждого клиента или дело должны нести ответственность минимум два студента. Это способствует защите интересов студентов и гарантирует непрерывность работы.

 Куратор должен каждую неделю встречаться со студентами, чтобы контролировать ход каждого дела.

Рекомендации:

 Вводный курс должен занимать день интенсивных занятий.

 Вводный курс и/или руководство по работе клиники должны быть подготовлены и распространены между всеми студентами, принимающими участие в ее работе. В них должны описываться все основные виды деятельности клиники, профессиональные обязанности и обязательства, а также правила практической деятельности.

 Следует поощрять групповую работу студентов, способствующую выработке навыков оказания помощи и разделения ответственности. В этой связи распределение студентов по группам, является с точки зрения CLEO, очень полезной практикой. К примеру, группа из шести студентов может взять на себя всю работу по делу. Встречи группы следует проводить еженедельно, плюс к этому следует осуществлять руководство индивидуальной деятельностью каждого студентов по ведению дела.

 Хотя студенты могут и должны полагаться на мнение куратора и осуществляемый им контроль за работой над делами, первичная ответственность лежит на студентах. Этот способствует выработке профессионализма и повышает уровень обучения.

 Студенты должны ежедневно проверять содержимое корзинки для бумаг своей группы.