Тема 1. Документационное обеспечение управления – основные принципы и значение

 

1.1. Цели и предмет дисциплины

1.2. Эволюция делопроизводства и офисных технологий

1.3. Информационные связи предприятия. Общая структура документационного обеспечения управления. Алгоритм управления организационной документацией компании

1.4. Основные понятия и термины дисциплины. (Документ, документооборот, делопроизводство, юридическая сила документа)

 

При изучении темы необходимо уяснить понятие делопроизводства, его значение в системе управления, функции и задачи в соответствии с требованиями развития научно-технического прогресса и научной организации труда в деятельности предприятий

Управленческий труд связан с созданием документов, определяющих и организующих деятельность предприятий. К специальным системам документирования относят документирование бухгалтерского, оперативно-технического учета и отчетности, планирования, судебной, внешнеторговой, и других видов деятельности. При построении системы документирования административной деятельности предприятий надо учитывать, что быстрота, аккуратность, четкость и качество работы администрации во многом зависят от состояния и организации документирования ее деятельности.

С целью упорядочения работы с управленческой документацией в масштабе, избежания излишеств и дублирования в работе различных органов создана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и ГСДОУ и свод основных положений, норм, правил и рекомендаций, определяющих и регламентирующих постановку делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях.

 

Вопросы для самопроверки

1. Что такое делопроизводство?

2. Что надо помнить под документированием и под документационным обеспечением? В чем их значение?

3. Каково значение создания автоматизированной системы управления?

4. В чем проявляется связь делопроизводства с другими дисциплинами?

5. Что понимается под документооборотом? Каковы принципы его организации

 

Тема 2. Нормативно методическая база документирования управленческой деятельности. Правила составления и оформления документов.

 

2.1. Нормативные документы, регулирующие систему делопроизводства. Международные стандарты делопроизводства и документооборота

2.2. Унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

2.3. Виды документов Основные требования ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов. Формуляр-образец как модель унифицированной формы документа. Перечень основных реквизитов документов

2.4. Бланки, форматы и формуляры документов

2.5. Язык и стиль документа

 

В этой теме следует, рассмотреть общие понятия о документах как носителях информации, правила их составления и обращения с ними. В этой связи важно усвоить, что такое документ, из каких обязательных частей он состоит, на какие группы делятся документы по различным признакам (по средствам фиксации, по видам деятельности и др.), какие требования предъявляются к документам по их форме и содержанию. Нужно запомнить значение таких употребляемых в делопроизводстве терминов, как реквизиты, формуляр, грифы, виза, резолюция аббревиатура, архаизмы, символ, корректура и др. При составлении любого документа следует помнить о чистоте русского языка, о строжайшей аккуратности в обращении с документами

С целью упорядочения работы с управленческой документацией в масштабе, избежания излишеств и дублирования в работе различных органов создана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и ГСДОУ и свод основных положений, норм, правил и рекомендаций, определяющих и регламентирующих постановку делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Стандартизация документов связана с внедрением ЕГСД, в результате чего созданы государственные стандарта (ГОСТ) на управленческую документацию.

Также при изучении данной темы необходимо уяснить, что одной из главных функций управления должен быть хорошо поставленный контроль и проверка исполнения принятых решений. Следует разобраться в методах контроля и функциях контролирующих подразделений, групп и отдельных работников (инспекторов, секретарей и др.). Важно знать, что первостепенное значение имеет правильное определение сроков исполнения документов. Они могут быть типовыми и индивидуальными. Из нескольких способов, которые применяются в практической работе по контролю документов, наиболее распространенным и эффективным является карточный способ контроля. Необходимо проследить все этапы контрольных операций, ознакомиться с другими методами контроля, уметь сделать обобщение и анализ данных об исполнении документов

 

Вопросы для самопроверки

 

1. Что выражает собою понятие «документ»?

2. Что такое реквизиты документа?

3. С какой целью классифицируется документы и по каким признакам?

4. Что такое копия документа и дубликат?

5. Каким требованиям должен отвечать управленческий документ по форме, содержанию?

6. Что такое унификация документов и каково ее значение?

7. Что такое формуляр?

8. Каковы основные цели регистрации документов?

9. Какие виды документов подлежат регистрации?

10. Какие существуют формы регистрации документов?

11. Какое значение имеет контроль использования документов в деятельности предприятия?

12. Что такое номенклатура дел?

13. Какое значение имеют сроки хранения документов?

14. Что означает экспертиза ценности документов?

 

Тема 3. Особенности документирования организационно-правовой и распорядительной деятельности предприятия.

 

3.1. Назначение и состав организацион­но-правовой документации

3.2. Составление и оформление основных организационно- правовых документов предприятия

3.3. Документы по подготовке совещания и конференции. Правила составления и оформления доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

3.4. Правила составления и оформления протоколов.

3.5. Классификация приказов. Процедура издания приказов, распоряжений и указаний. Особенности составления и оформления.

 

Чтобы усвоить данную тему, важно учесть, что в процессе управления предприятием возникает необходимость в документах, с помощью которых административные органы осуществляют руководство деятельностью во всех сферах деятельности. При этом одни документы отражают деятельность руководителей на правах единоначалия, другие работу коллегиальных органов.

Важно знать, что по назначению эти документы можно разделить на два вида:

1. организационные, нормативно-правовые (положение, уставы и т. п.);

2. распорядительные (постановления, распоряжения и т. п.);

При рассмотрении этих документов следует обратить особое внимание на требования, предъявляемые ГОСТом к оформлению и составлению документов. Нужно знать характеристику каждого вида документа, его юридическое обоснование, запомнить его реквизиты.

Вопросы для самопроверки

1. Как подразделяются ОРД?

2. Какие документы относятся к организационным?

3. Какие документы относятся к распорядительным?

Тема 4. Правила составления и оформления справочно-информационных документов.

 

4.1.Составление и оформление служебных, объяснительных и докладных записок.

4.2. Составление и оформление справок и актов

4.3. Виды делового письма.

4.4. Характеристики, назначение и структура делового письма. Язык делового письма. Распространенные фразы и выражения, используемые в деловых письмах.

4.5. Особенности оформления деловых писем с зарубежными партнерами и передаваемых по электронной почте

 

Чтобы разобраться в этой теме, следует знать, что справочно-информационная документация - наиболее массовый вид управленческой документации. Умение составлять их необходимо всем работникам управленческого аппарата. При рассмотрении этих документов следует обратить особое внимание на требования, предъявляемые ГОСТ к оформлению и составлению документов. Нужно знать характеристику любого справочно-информационного документа, запомнить его реквизиты, усвоить правила их написания.

Для того чтобы правильно писать деловые письма, необходимо овладеть четырьмя правилами:

1. они не должны быть чересчур длинными;

2. должны быть четкими и ясными;

3. отсутствие многосложных слов;

4. письма должны быть лаконичными

 

Вопросы для самопроверки

 

1. Какие документы относятся к справочно- информационным?

2. Как строится протокол? Что содержится в каждой его части?

3. Чет отличаются краткие протоколы от полных?

4. Для чего нужны выписки из протоколов?

5. Какой характер по содержанию могут носить телеграммы? Каковы правила составления телеграмм?

6. В чем отличие телеграммы от телефонограммы?

7. В чем сущность корреспонденции? Какие существуют виды корреспонденции?

8. В чем назначение инициативных писем, сопроводительных, рекламных, гарантийных?

9. Как составляются и оформляются служебные письма?