Тема 5. Финансово-расчетная, бухгалтерская и коммерческая документация

5.1.Основные элементы бухгалтерского документооборота предприятия и их оформление.

5.2.Классификация бухгалтерских документов по назначению

5.3. Особенности оформления первичных бухгалтерских документов

5. 4. Оформление документов в отчетах о финансовой деятельности предприятия

5.5 Финансово-расчетная документация, ее состав, назначение.

5.6.Особенности оформления счетов-фактур, платежных поручений, актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами.

5.7. Коммерческие договора, их назначение, особенности оформления. Особенности составления документов, обеспечивающих заключение коммерческого договора, его изменение и расторжение

5.8. Претензионные письма и исковые заявления, их назначение, особенности оформления.

 

При изучении этой темы следует, прежде всего, уяснить сущность и значение данной группы документов, имея в виду, что большинство из них имеет конкретное юридическое обоснование. Необходимо усвоить назначение и содержание каждого вида договоров и документов, возникающих в связи с их невыполнением: претензионные письма, рекламации, кассационные жалобы и др. При этом нужно запомнить значение таких терминов, как спецификация, претензия, неустойка, арбитраж и др. Особое внимание должно быть уделено документам, которые рассматривает Арбитражный суд: исковое заявление, кассационные жалобы и др.

При изучении финансовой документации следует помнить, что ни одна расчетно-платежная операция не может быть проведена без подтверждения соответствующими документами. Для расчетно-денежныых документов установлен особо строгий порядок заполнения.

После знакомства с формами документов (платежное требование, поручение, разновидности чеков и др.) следует изучить порядок их использования в связи с применяемыми формами расчетов (акцептная, аккредитив и др.) и кредитования. Будущий менеджер также должен также уметь вести переписку с дебиторами и кредиторами, составить акт ревизии кассы и др.

 

Вопросы для самопроверки

 

1. Каковы основные разделы договора поставки?

2. Что представляет собой протокол разногласий к договору?

3. Когда и как составляются коммерческие акты?

4. Как составить и оформить претензионное письмо?

5. Каковы реквизиты искового заявления в Арбитражный суд?

6. Какое значение имеют документы по денежно-расчетным операциям?

7. 2. В чем заключается значение унификации и стандартизации этих документов?

8. Каков порядок заполнения и подписания банковских документов?

9. Что такое платежное поручение? Каковы его реквизиты? Требования к оформлению?

10. Что такое чек? Какие правила его заполнения?

11. В чем значение обязательства кассира? Как составить акт ревизии кассы?

 

Тема 6. Кадровая документация

 

6.1. Документы, регламентирующие организацию и деятельность кадровой службы предприятия. Составление и оформление основных организационно-распорядительных кадровых документов.

6.3. Состав документации по личному составу

6.4. Документирование основных кадровых процедур: документирование приема сотрудников на работу и процедуры расторжения трудового контракта.

6.5.Оформление резюме заявления, анкеты, автобиографии, трудового договора (контракта), личного дела

6.6. Оформление приказов по личному составу.

6.7. Порядок оформления и учета, хранения трудовых книжек работников

При изучении данной темы надо уяснить, что кадровая, рассматриваемая в данной теме, требует предельной четкости оформления, т. к. часто является основанием для выдачи гражданам документов, свидетельствующих об их должности, для присуждения ученых степеней, назначения пенсии и т.п.

Необходимо знать, какие документы при этом составляются, уметь написать автобиографию, характеристику, сделать запись в трудовой книжке, личной карточке и др.

Студенту следует изучить правила составления и оформления кадровой документации, ее состав (заявления о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнения, приказ о приеме на работу и т. д.).

 

Вопросы для самопроверки

 

1. Какие вилы документов относятся к документации по личному составу?

2. Какие типовые формы документов первичного учета по личному составу Вы знаете?

3. Как оформить прием на работу? Подготовить проект приказа.

4. Каковы требования к заполнению личных карточек?

5. Что такое личное дело, и какие документы входят в его состав

Тема 7. Современные офисные технологии обеспечения управленческой деятельности. Концепция электронного офиса.

 

7.1. Системы электронного документооборота. Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота

7.2. Информационные потоки в современном офисе

7.3.Современные офисные пакеты. Дополнительные и альтернативные офисные программы

7.4.Справочные правовые информационные системы

7.5. Современные способы и техника создания документов.

7.6. Особенности создания и оформления презентаций

7.7. Технология Интернета как надежная технология доставки данных

7.8. Электронная почта и группы новостей. Этика деловой e-mail-переписки

7.9. Заключение. Перспективы развития теории и практики документационного обеспечения управленческой деятельности

 

Использование информационных технологийстало реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием и идет по двум основным направлениям ДОУ:

• документирование;

• организация работы с документами.

Служебные письма и другие часто используемые документы MS Word предлагает создавать как объединенные документы. При подготовке объединенного документа любого вида участвуют два файла: файл данных и шаблон. Файл данных содержит информацию, изменяющуюся для каждого создаваемого документа, например, адреса, фамилии, предприятия и т. д. Шаблон содержит стандартный текст, графики, рисунки или другую информацию, которая будет одинаковой для каждого создаваемого документа. В результате соединения файла и шаблона создается конкретный документ.

Существует большое количество готовых программ в среде систем управления базами данных (СУБД), при помощи которых можно организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль исполнения, хранение, поиск, редактирование, уничтожение, выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.

СУБД позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяет хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Например, в файле БД, созданном для регистрации входящих документов: полями будут служить графы «Журнала регистрации входящих документов», а записями сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала. При работе с большим массивом документов БД формируется единая справочная система по документам предприятия.

Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица.

Вопросы для самопроверки

 

1. Роль использования информационных технологий в документационном обеспечении деятельности на предприятии?

2. Какие используются программы для составления и редактирования служебных документов? Техника работы с данными программами.

3. Какие используются прикладные программы по организации работы с документами?

4. С какой целью применяется система управления базами данных. (СУБД)

ТЕМЫ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

 

Тема 1. Бланки, форматы и формуляры документов. Основные реквизиты документов.

Правила составления и оформления основных организационно- правовых документов предприятия

Правила составления и оформления протоколов Правила составления и оформления приказов, распоряжений и указаний. Процедура издания приказов. Составление и оформление основных организационно-распорядительных кадровых документов.

Деловая игра «Создай свое предприятие».

 

Тема 2. Правила составления и оформления служебных, объяснительных, докладных записок, справок и актов

Виды делового письма. Язык делового письма. Характеристики, назначение и структура делового письма.

Реквизиты письма и их расположение

Распространенные фразы и выражения, используемые в деловых письмах.

Особенности оформления деловых писем, передаваемых по электронной почте

Деловая игра «Организация внутренней и внешней деловой переписки»

Тема 3. Особенности составления документов, обеспечивающих заключение коммерческого договора, его изменение и расторжение

Претензионные письма и исковые заявления, их назначение, особенности оформления

Деловая ситуация «Заключение коммерческого договора, его изменение и расторжение»