Порядок выполнения контрольной работы

 

Контрольная работа по дисциплине “Документирование управленческой деятельности” является подготовительным этапом к зачету для студентов заочной формы обучения.

Объем контрольной работы не должен превышать 20 страниц (включая приложения).

Контрольная работа состоит из трех вопросов и двух практических заданий. По каждому вопросу студент обязан дать теоретическое обоснование и приложить образцы всех упоминаемых документов.

Контрольная работа оценивается “зачтено” или “не зачтено”. Студент должен сдать контрольную работу в соответствии со сроками учебного графика. Если работа не зачтена, то студенту необходимо переделать ее с учетом замечаний и представить на проверку вместе с первоначальным вариантом до зачета по дисциплине.

Студенты, не выполнившие контрольную работу или получившие отрицательную рецензию и не исправившие ошибки, к зачету не допускаются.

Номер варианта контрольной работы определяется по последней цифре номера зачетной книжки студента.

На титульном листе контрольной работы должны быть указаны следующие реквизиты (Приложение 4):

- название Министерства;

- название института;

- факультет;

- курс, номер группы

- фамилия, имя, отчество.

 

Внутри контрольной работы обязательны поля, нумерация страниц, заголовки разделов, Приложения по теме контрольной работы должны быть помещены в конце работы. Перечень использованной литературы с указанием автора, названия книги, места и года издания обязателен.

Вся контрольная работа должна быть оформлена в соответствии с требованиями к оформлению документов, изложенными в курсе «Документирование управленческой деятельности».

 

ВАРИАНТЫ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ

Вариант 1

1. Понятие о системе делопроизводства. Нормативные документы, регулирующие систему делопроизводства.

2. Документы по личному составу. Состав, значение и особенности их оформления.

3. Гарантийное письмо. Назначение, требование к его оформлению.

 

Вариант 2

1. Понятие документа. Определение. Значение и классификация документов.

2. Финансово-расчетная документация. Значение финансово-расчетной документации, особые требования к оформлению финансовых документов

3. Письмо оферта.

 

Вариант 3

1. Системы документации на предприятии и их классификация.

2. Защищенный документооборот и порядок работы персонала с конфиденциальными документами.

3. Претензионное письмо.

 

Вариант 4

1. Общие правила оформления управленческих документов.

2. Приказы по основной деятельности предприятия.

3. Справки.

 

Вариант 5

1. Формуляр-образец: значение и содержание.

2. Протоколы: значение, правила оформления.

3. Сдача дел в архив.

 

Вариант 6

1. Классификация и унификация служебных документов.

2. Формирование и хранение дел.

3. Акты, их разновидности, правила оформления.

 

 

Вариант 7

1. Документ как средство коммуникативной связи в обществе.

2. Контракт (индивидуальный трудовой договор). Предмет контракта. Состав контракта, особенности его оформления.

3. Номенклатура дел.

 

Вариант 8

1. Реквизиты документов. Назначение и состав реквизитов документов.

2. Коммерческая корреспонденция, ее состав, назначение и особенности оформления.

3. Договор (коммерческий контракт). Виды договоров. Состав договора, особенности оформления.

 

Вариант 9

1. Характеристика организационно-правовой документации предприятия, ее значение, особенности оформления.

2. Применение информационных технологий при документировании управленческой деятельности. Их классификация.

3. Объяснительные и докладные записки, их назначение, реквизиты, особенности оформления.

 

Вариант 10

1. Справочно-информационнные документы, их состав и значение.

2. Порядок ведения документов по личному составу.

3. Должностные инструкции их назначение, реквизиты, особенности оформления.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ РАБОТ СТУДЕНТОВ

ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

Вариант 1

1. Составьте письмо-извещение промышленного предприятия «Витраж» торговому предприятию «Гермес» о причинах задержки поставок торгового оборудования.

 

2. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Алексеевым Е.В. письма-запроса, поступившего в адрес организации от ООО «Вира» 2 месяца назад.

 

3. На основе предложенной ситуации составить справку.

Ситуация. Учебно-методическое управление Минвуза РФ запросило у НОУ ВПО «Поволжский институт бизнеса» сведения о наличии и эффективности использования в учебных и научно-практических целях компьютеров. В письме Управление просило прислать следующие сведения к 1 марта текущего года:

· количество компьютерных классов;

· количество компьютеров, используемых в учебных целях;

· количество учебных часов, отведенных на учебные программы по курсам;

· количество студентов, обучающихся на основе компьютерных программ;

· перечень учебных дисциплин с применением компьютеров;

· организация промежуточной аттестации студентов в компьютерном классе.

По указанию ректора института проф. А.А. Прохоренко справка о наличии и использовании компьютеров в учебных целях была подготовлена Начальником научно-методического отделом доц. И.Г. Беркович и отправлена за подписью Начальника учебного отдела доц. Г.В. Зиборовой.

Справку подготовить в табличной форме, на бланке организации.

 

 

Вариант 2

1. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям торгового оборудования по договорной цене и о возможности доставки оборудования в любой город страны.

 

2. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

3. На основе предложенной ситуации составить справку и график погашения задолженности в качестве приложения к справке.

Ситуация. «Коммерческий директор ОАО «Регина» подготовил 3 октября 2012 года справку на имя генерального директора ОАО «Сибирский кедр» с обоснованием задержки погашения задолженности за поставленные товары по договору поставки № 21/5 от 31 июля текущего года в связи с задержкой проведения банковских операций в Поволжском отделении Сбербанка РФ.

К справке был приложен график погашения задолженности в новые сроки, подписанный главным бухгалтером компании Г.С. Мироновой 1 октября 2012 года. В графике указывались сроки оплаты и суммы задолженности. На графике имеются грифы согласования руководителей ОАО «Регина» и «Сибирский кедр». Текст графика погашения задолженности отпечатан на одном листе в трех экземплярах.»

 

Вариант 3

1. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложениями посетить международную специализированную выставку «Оборудование предприятий торговли и общественного питания». Реквизиты укажите самостоятельно.

 

2. Зарегистрируйте письмо за подписью директора Самарской торговой фирмы ЗАО «Продукт» Гаврюшина В.А. от 23 сентября 2006 года № 1- 3/24 на № 3 - 8/34 от 1 сентября 2006 года. Адресат: ОАО «Промышленник», город Самара, ул. Мирная, 32. «О приобретении торгового оборудования». Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

 

3. На основе предложенной ситуации составить справку

Зам. генерального директора Российского транспортного агентства «Международные перевозки» А.М. Перов 23 ноября текущего года поручил директору департамента снабжения и сбыта агентства К.П. Лучко и главному бухгалтеру А.С. Воронцовой подготовить к 1-му января следующего года справку, содержащую сведения о количестве и номенклатуре офисной мебели, приобретенной для управления агентства в первом полугодии текущего года.

В поручении также указывалось на необходимость дать сведения в справке о стоимости мебели. Справку представить к 26 ноября текущего года в виде таблицы.

Справка была подписана директором департамента снабжения и сбыта агентства 25 ноября текущего года.

На справке имеется виза А.С. Воронцовой и отметка об исполнителе поручения менеджере Н.Р. Ускове. К справке были приложены в 1-м экземпляре: счет-фактура и договор поставки мебели салоном «Гранада» на склад агентства.»

 

Вариант 4

1. Составьте претензионное письмо о недопоставке товара по договору, заключенному Закрытым акционерным обществом «Гермес» с частной фирмой «Витраж» на поставку торгового оборудования.

 

2. Составьте и оформите телеграмму Самарской торговой фирмы ЗАО «Продукт» самарскому предприятию ОАО «Промышленник» о факте отправки груза 3 октября 2006 года и просьбе подтвердить его получение. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

 

3. На основе предложенной ситуации составить докладную записку

«ЗАО Страховая компания «Росстрах» провела в конце 2013 года анализ подбора управленческого персонала с высшим специальным образованием.

Анализ показал, что из 15 начальников отделов и секторов лишь 9 имели высшее экономическое образование.

Руководитель управления персоналом Г.Н. Жильцова 2 декабря текущего года составила докладную записку на имя генерального директора страховой компании С.Ю. Подрезкова, в которой предложила заключить договоры с НОУ ВПО «Поволжский институт бизнеса» о ежегодной целевой подготовке специалистов по специальности «Экономист-менеджер по страхованию». Предварительная договоренность с ректором института проф. А.А. Прохоренко была достигнута заблаговременно.

На докладной записке имеется виза главного бухгалтера страховой компании И.А. Крючковой.»

 

Вариант 5

1. Составьте письмо-ответ МУП типографии издательства «НИКА» Закрытому акционерному обществу «Гермес» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности. Реквизиты укажите самостоятельно.

 

2. Зарегистрируйте приказ директора Самарской торговой фирмы ЗАО «Продукт» Гаврюшина В.А. от 18 сентября 2012 года № 4 – 15/21 об увольнении заведующей складом Васильевой О.В. по собственному желанию. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

3. На основе предложенной ситуации составить докладную записку

«Начальник отдела рекламы ОАО «Весна» П.Н. Семенчук 2 мая 2013 года подготовил докладную записку коммерческому директору предприятия Козакову М.В. о необходимости дополнительного финансирования заказа № 24 на изготовление рекламных проспектов в связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале 2013 года и изменением сметы затрат. В докладной записке указывалось, что выполнение заказа будет осуществлено только при дополнительном выделении 500 тыс. руб. К докладной записке приложена смета расходов на рекламную продукцию в 2 экземплярах на 12 листах.

На докладной записке имеется резолюция руководителя ОАО «Весна» Л.Г. Васильева с поручением главному бухгалтеру И.Ю. Зарецкой изыскать возможность выделить дополнительные средства для выполнения заказа.»

 

Вариант 6

1. Составьте письмо-ответ администрации города Самара МОУ «Школа № 135» о выделении средств из городского бюджета на ремонт фасада здания.

 

2. Составьте и оформите телеграмму Самарской торговой фирмы ЗАО «Продукт» предприятию ОАО «Промышленник» с просьбой ускорить отгрузку оборудования. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

 

3. На основе предложенной ситуации составить приказ по основной деятельности предприятия.

Ситуация. «Закрытое акционерное общество «Фармацея», специализирующееся в области посреднической деятельности для медицинских и фармацевтических организаций, обязало (приказом президента) свои директора филиала в г. Самара организовать реализацию фармацевтической продукции фирмы «Шеринг» (Германия).

Отделам маркетинга филиала было поручено организовать рекламную компанию через СМИ для медицинских и фармацевтических организаций.

Ответственность за организацию рекламной компании была возложена на коммерческого директора фирмы «Фармацея» Ю.Г. Лямкина.

Приказ был подписан генеральным директором ЗАО «Фармацея» Е.Е. Черниковым. Проект приказа был согласован с фармацевтическим управлением Минздравсоцразвития РФ 15 августа 2012 г.»

 

Вариант 7

1. Составьте текст приказа о переводе по приведенным данным:

Ведущего специалиста отдела маркетинга торговой фирмы ООО «Вела» Соболеву Валентину Ивановну перевели на освободившуюся должность начальника отдела на постоянную работу с 15 ноября сего года. Заявление о переводе Соболева В.И. написала 10 ноября и завизировала у коммерческого директора в тот же день. Проект приказа о переводе подготовлен инспектором по персоналу Кириловой В.Н. 11 ноября, завизирован юрисконсультом Барминым А.И. 12 ноября и спустя день был подписан генеральным директором фирмы Дорогомиловым М.И.. 14 ноября Соболева В.И. была ознакомлена с приказом.

 

2. Составьте и оформите телеграмму самарской торговой фирмы ЗАО «Продукт» предприятию ОАО «Промышленник» о полном отказе от оплаты за поставленную продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

3. На основе предложенной ситуации составить докладную записку

«Начальник отдела рекламы ОАО «Весна» П.Н. Семенчук 2 мая 2009 года подготовил докладную записку коммерческому директору предприятия Козакову М.В. о необходимости дополнительного финансирования заказа № 24 на изготовление рекламных проспектов в связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале 2009 года и изменением сметы затрат. В докладной записке указывалось, что выполнение заказа будет осуществлено только при дополнительном выделении 500 тыс. руб. К докладной записке приложена смета расходов на рекламную продукцию в 2 экземплярах на 12 листах.

На докладной записке имеется резолюция руководителя ОАО «Весна» Л.Г. Васильева с поручением главному бухгалтеру И.Ю. Зарецкой изыскать возможность выделить дополнительные средства для выполнения заказа.»

 

Вариант 8

.

1. Составьте протокол заседания студенческого собрания, на котором обсуждаются следующие вопросы: 1) подготовка праздника в честь посвящения в студенты; 2) промежуточная аттестация студентов; 3) прохождение практики.

 

2. Составьте характеристику-рекомендацию на работника предприятия для поступления его в аспирантуру Самарского Государственного Технического университета.

 

3. На основе предложенной ситуации составить объяснительную записку

«Сотрудник охранного предприятия «Омега» Фролов И.И. Поволжского отделения Сбербанка РФ 10 сентября текущего года опоздал на работу на 2 часа в связи с нарушением графика движения электропоездов Куйбышевской железной дороги.

В объяснительной записке на имя начальника отделения В.В. Селиванова, составленной в тот же день, И.И. Фролов мотивировал свое опоздание нарушением графика движения электропоездов и представил заверенную справку диспетчерской службы КЖД по вокзалу, подтверждающую факт задержки электропоездов с указанием даты и времени события.

На объяснительной записке имеется виза начальника отдела кадров В.И. Первухиной от 11 сентября текущего года».

 

Вариант 9

1. Составьте письмо предприятия ЗАО «Гермес» в Комитет внешнеторговых связей о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2013 году.

 

2. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия о необходимости обеспечения отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

 

3. На основе предложенной ситуации составить акт.

Ситуация. «С 5 по 11 апреля текущего года комиссия в составе главного бухгалтера Сенина И.О. и заведующей канцелярией ОАО «Антей» Л.Д. Щукиной (председатель), а также заместителя директора по административно-хозяйственной работе Самарского филиала ОАО «Антей» Л.Г. Гриценко осуществило проверку состояния хранения и передачи в Госархив документов филиала.

Комиссией было установлено, что работа ведомственного архива предприятия ведется в соответствии с планом, условия хранения документов хорошие.

Документы постоянного хранения за 2005–2007 гг. переданы по описи в Государственный архив г. Москвы.

Однако комиссия установила ряд серьезных недостатков в работе с документами:

1. На предприятии используется устаревшая номенклатура дел, которая не пересматривалась за последние 8 лет.

2. Ослаблен контроль со стороны канцелярии за состоянием делопроизводства в управленческих структурах предприятия.

3. Документация бухгалтерского учета хранятся в бессистемном виде совместно с другими административными документами и требует проведения экспертизы ценности.

Основанием для проведенной проверки стал приказ директора ОАО «Антей» № 32 от 20 марта текущего года «О состоянии службы Документационного обеспечения и организации хранения документов в подведомственных органах». Акт составлен в 2 экземплярах».

 

Вариант 0

1. Составьте письмо администрации Самарской области в Ассоциацию немецко-российской торговли с просьбой предоставить подробный список экспортируемой продукции.

 

2. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации для выполнения приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

 

3. На основе предложенной ситуации составить письмо.

«Начальник планово-экономического управления ОАО КНПЗ Н.И. Есин 10 мая текущего года подготовил проект письма в адрес ректора НОУ ВПО «Поволжский институт бизнеса» проф. А.А. Прохоренко с просьбой рекомендовать из числа выпускников вечернего и заочного отделений факультета последних лет, имеющих небольшой опыт работы в области экономики промышленных предприятий, на вакантные должности экономистов и старшего экономиста управления.

В письме также было высказано пожелание к претендентам на вакантные должности подготовить резюме и прислать их по факсу в адрес предприятия, а также представить рекомендательные письма с последних мест работы.

Письмо было завизировано начальником кадровой службы предприятия Л.И. Лавочкиной 11 мая текущего года и 12 мая подписано заместителем директора завода В.Л. Черновым».

 

7. Контрольные вопросы к зачету по дисциплине

1. Документирование управленческой деятельности как основа информационной среды современного предприятия.

2. Основные задачи документирования управленческой деятельности.

3. Понятие документа. Требования к информации, содержащейся в документах.

4. Классификация и унификация документов.

5. Нормативные документы, регулирующие систему делопроизводства.

6. Правила оформления управленческой документации.

7. Состав, расположение и назначение реквизитов служебных документов.

8. Формуляр – образец. Требования к бланкам документов.

9. Требования к составлению и оформлению организационных документов.

10. Требования к составлению и оформлению распорядительных документов.

11. Требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов.

12. Классификация деловых писем.

13. Структура делового письма.

14. Гарантийные письма.

15. Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в международном деловом мире.

16. Документы личного происхождения.

17. Понятие организации работы с документами. Документооборот.

18. Защищенный документооборот и порядок работы персонала с конфиденциальными документами.

19. Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации.

20. Информационные технологии обеспечения документирования управленческой деятельности.

 

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

Блок 1. Основные понятия и нормативно- методическая база дисциплины

 

1. Документ - это:

А) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность, долговременного использования и перемещения информации в пространстве и времени