Раздел 1. Документирование управленческой деятельности.

Тема 1.1. Введение. Документ и система документации

 

1. Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и ее связь с другими дисциплинами общеобразовательного и специального циклов

2. Понятия терминов «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления»

3. История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. Современное состояние документационного обеспечения управления.

4. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления

5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм

6. Состав управленческих документов. Понятие системы документации.

7. Функциональные и отраслевые системы документации.

8. Унификация и стандартизация управленческих документов

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Что является нормативно –правовой базой ДОУ?

2. Что такое документ?

3. Цели и задачи ДОУ.

4. Что такое унификация и стандартизация?

5. Какие документы устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях?

Тема 1.2. Организационно-распорядительная документация

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требования к оформлению документов

2. Классификация организационно-распорядительной документации: организационные, распорядительные, информационно-справочные.

3. Организационные документы: устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка

4. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, протоколы, инструкции

5. Информационно-справочные документы: докладная (служебная) записка, объяснительная записка, акт, справка, служебные письма, факс, телеграмма, телефонограмма

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Какие документы относятся к группе ОРД?

2. Какой ГОСТ предусматривает требования к оформлению документов?

3. Какие существуют разновидности служебных писем?

4. Что такое, факс, телеграмма, телефонограмма?

5. Какие требования предъявляются к оформлению телефонограммы?

6. Как классифицируются ОРД?

Тема 1.3.

Кадровая документация

1. Документирование трудовых правоотношений

2. Состав и особенности оформления документов по личному составу

3. Комплектование личного дела

4. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу.

5. Приказы по личному составу.

6. Ведение личного дела: порядок, пользование и хранение.

7. Составление автобиографии и характеристики.

8. Ведение трудовой книжки и вкладышей к ним.

9. Заключение трудового договора.

10. Оформление заявления. Подготовка и оформление приказов.

11. Оформление справок, доверенностей и расписок.

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Какими документами оформляются документально трудовые отношения?

2. Какой существует порядок оформления личного дела?

3. Какие сроки оформления: трудовой книжки, трудового договора?

4. Какие требования к оформлению трудовой книжки?

5. Что такое штатное расписание?

6. Какой существует порядок оформления приказов по личному составу?

7. Какие виды справок существуют?

8. Дайте определение: справка, доверенность и расписка.

 

Тема 1.5. Договорно-правовая документация

1. Понятие договора (контракта), соглашения, протокола

2. Типовая форма контракта. Основные разделы контракта.

3. Виды договоров: купли-продажи, мены, поставки, на возмездное оказание услуг, поручения, комиссии и др.

4. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами.

5. Правила оформления претензионных писем.

6. Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Что такое договор и какие виды существую?

2. Назовите основные разделы договора (контракта).

3. Какие документы оформляются при рассмотрении споров между юридическими лицами?

4. В каких случаях составляются претензионные письма?

5. Что такое исковое заявление?

6. В каких случаях направляется претензионное письмо и исковое заявление?

Раздел 2. Организация работы с документами

Тема 2.1. Понятие документооборота, регистрация документов

1. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций

2. Организация работы с документацией, поступающей в организацию.

3. Прием входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение.

4. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации.

5. Учет количества документов

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Что такое документооборот?

2. Что такое объем документооборота?

3. В чем заключается сущность регистрации документов?

4. Какие существуют способы регистрации документов?

Тема 2.2. Исполнение документов. Контроль исполнения.

1. Контроль исполнения документов.

2. Организация и техника контроля исполнения.

3. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.

4. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Что такое контроль?

2. Перечислите виды контроля.

3. Как организован контроль за исполнением документов на предприятии?

4. Охарактеризуйте типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.

5. Что включает в себя система АСКИД?

6. Как исполняется автоматизированный контроль исполнения документов?

 

Тема 2.3. Организация оперативного хранения документа

1. Систематизация документов и их хранение.

2. Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел.

3. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел.

4. Хранение документов в структурных подразделениях.

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Что представляет собой систематизация документов?

2. Как оформляются дела в организации?

3. Дайте определение «Номенклатура дел».

4. Какие существуют требования по оформлению дел?

5. Как происходит хранение документов в структурном подразделении?

6. Кто и как устанавливает сроки хранения документов?

7. Можно ли изменить сроки хранения документов?

8. Как происходит процедура изменения сроков документов?

Тема 2.4. Подготовка документов к архивному хранению

1. Экспертиза ценности документов.

2. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.

3. Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов. Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов.

4. Единство требований к хранению.

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Что такое экспертиза ценности документов?

2. Кто проводит экспертизу ценности документов?

3. Перечислите этапы ценности документов?

4. Как происходит формирование дел для последующего хранения и использования документов?

5. Какие существуют единые требования к хранению документов?

 

 

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): [Текст]: учебник / М.И. Басаков, И.О. Замыцкова. – Изд. 14-е, перераб. – Ростов н/Д: Феникс, 2014. – 376с. – (Среднее профессиональное образование)2. Петрова, Г.В. Правовое и документационное обеспечение профессиональной деятельности [Текст]:: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Г..В. Петрова. – М.:Издательский центр «Академия», 2012. – 320с3. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления [Текст]:: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. – 9-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2011. – 224с.4. Румынина, В.В. Правовое обеспечение профессиональной деятельности [Текст]: учебник для студ. учреждений сред. проф. учеб. заведений / В.В. Румынина. - 7-е изд., стер. – М.:Издательский центр «Академия», 2010. – 192с. Нормативно-правовые источники:1. Конституция Российской Федерации [Текст]: – М.: Академия, 2014. -60с.2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст]: по сост. На 1 апреля 2011. – М.: РидГрупп, 2011. – 224с. 3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.5. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1.6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».7. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536. 8. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. Интернет-ресурсы9. http://ru.wikipedia.org/wiki10. http://www.bibliotekar.ru/biznes-29 ГЛОССАРИЙ Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ)) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документация – оформленная по единым правилам совокупностьдокументов. Документирование – запись информации на различных носителяхпо установленным правилам. Задача документа – фиксирование информации в таком виде, чтобыеё можно было использовать во времени и передавать на расстоянии. Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управлениеделами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другиеподразделения, основной функцией которых является работа сдокументами. Памяти, грамоты, отписки – входящие и исходящие документы вПриказах. Приговоры – документы, издаваемые Боярской Думой. Приказное делопроизводство – работа с документами,производившаяся в Приказах («Поместный приказ», «Разрядный приказ»). Указы, жалованные грамоты, акты – документы, издаваемыецарем в период приказного делопроизводства. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) –комплекс основных положений, определяющих и регламентирующихорганизацию документальных процессов на предприятиях. Стандартизация документов – установление единых правилоформления служебных документов, утвержденных компетентным органом. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащаяинформацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Адресат – лицо или организация, которым направлен документ. Адресование документа – указание получателя документа путемпроставления реквизита "адресат" в правом верхнем углу листа. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа. Виза официального документа – реквизит документа, выражающийсогласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Выписка из документа – заверенная копия части документа. Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официальногодокумента, свидетельствующий об особом характере информации,ограничивающий круг пользователей документа. Гриф согласования – реквизит официального документа,выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегосяавтором документа, с его содержанием. Гриф утверждения – реквизит официального документа,придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Дата официального документа – реквизит официальногодокумента, содержащий указанное на документе время его создания и/илиподписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Документ личного происхождения – документ, созданный лицомвне сферы его служебной деятельности или выполнения общественныхобязанностей. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинникадокумента, имеющий юридическую силу. Заголовок официального документа – реквизит документа, краткоизлагающий его содержание. Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов:"эмблема организации", "наименование организации", "справочные данныеоб организации", "наименование вида документа", "дата документа","регистрационный номер документа", ссылка на регистрационный номер идату документа", "заголовок к тексту". Индексация документов – присвоение документам порядковыхномеров и условных обозначений при регистрации. Копия документа – документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их,не имеющий юридической силы. Копия документа: заверенная – копия документ, на которой всоответствии с установленным порядком проставляют необходимыереквизиты, придающие ей юридическую силу. Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным нато государственным органом и устанавливающий нормы, правилапостоянного и временного действия, рассчитанные на обязательныеприменения. Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа. Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая нанижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера идаты поступления. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документоведения. Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию. Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Письменные доказательства – документы (акты, контракты, письма делового и личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела. Подлинник (официального) документа – первый или единичныйэкземпляр официального документа. Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Положения табулятора – количество печатных знаков по горизонтали. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов. Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Унифицированная форма – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решением в данной сфере деятельности задач и зафиксированных в определенном порядке на носителе информации. Унифицированный документ – документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу. Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронномдокументе, а также обладателя электронной цифровой подписи. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись). Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц. Устав предприятия – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения производственных задач. Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Указание – распорядительный документ, издаваемый органамигосударственного управления, организациями по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций). Акт – информационно-справочный документ, составленный группой лиц и подтверждающий конкретные факты или действия. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов ипринятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Гарантийное письмо – документ, дающий гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.. Докладная записка (служебная записка) – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями составителя. Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов. Запрос – официальное письмо, требующее ответа. Информационное письмо – документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируется деятельность организаций, продукция. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной или электронной связи. Письмо-запрос – документ, содержащий просьбу о предоставлении какой-либо информации. Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос. Письмо-напоминание – документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо-ответ – документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Претензия – служебное письмо о невыполнении обязательств другой стороной. Сопроводительное письмо – документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отравляемых материальных ценностей. Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждениекакие-либо фактов, событий. Телеграмма – официальное сообщение, переданное по телеграфу. Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни, включающие обучение и трудовую деятельность. Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования. Документы по личному составу – документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой или предложениями. Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Резюме – документ, содержащий сведения биографическогохарактера, представляется лицом при трудоустройстве. Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, ведутся на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней. Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам) (исходящий) или полученный от них (входящий). Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Входящий документ – документ, полученный от других организаций (лиц). Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Журнал учета документов – журнал, составленный поопределенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними. Исходящий документ – документ, отправленный другим организациям (лицам). Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Операции обработки исходящей документации – составление проекта документа исполнителем; согласование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; подписание документа руководителем; регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Первичная обработка входящих документов – заключается в проверке правильности доставки писем. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Срок исполнения документов – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документа, их индексов, названий, дат, номеров листов. Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Документы постоянного хранения – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения оформленный в установленном порядке. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами документоведения. Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение и установление сроков хранения на основе принятых критериев. Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников организации, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.