Тема 7. Документирование информационно-справочных материалов

 

1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимофеевой П.И. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабылеву О.Д. от 05.10.2009 о произведенной Тимофеевой П.И. проверке выполнения приказа директора фирмы от 15.09.2009 № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в Чердыме».

В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в марте 2009 г.

В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 05 марта 2009 г. было сдано только 35,2 % всех нарядов. Остальные наряды сданы 12 апреля.

По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими завода.

Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы.

В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

4. Составьте и оформите телеграмму фирмы ОАО «Юникс» предприятию ООО «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

6. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки.

В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20 %.

7. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

8. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Литература: [5, 7, 10, 13, 15, 17, 18, 19, 32, 35, 37, 38].

 

Занятие 8

Тема 8. Документирование деятельности коллегиальных органов

 

1. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии предприятия, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов.

На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

2. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании произ­водства строительных материалов для строительства жилых домов.

На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн. руб.

3. Составьте краткий протокол совещания работников ООО «Аптека 217», на котором был рассмотрен вопрос о поставке медпрепаратов на 2009 г. После обсуждения совещание приняло решение утвердить список медикаментов. Остальные данные укажите самостоятельно.

Литература: [1, 2,3, 4, 7, 9, 10, 13, 16,18].

Занятие 9

Тема 9. Делопроизводство по личному составу

 

1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Доминго» о приеме вас на работу бухгалтером.

2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организации Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру.

5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

6. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7. Напишите автобиографию, резюме необходимые для оформления документов при поступлении на работу.

8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

9. Составьте проект трудового договора по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 27, 30, 38].

 

Занятие 10

Тема 10. Делопроизводство по письменным и устным

Обращениям граждан

 

1. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?

2. Составьте итоговую справку о рассмотрении письма (Ф.И.О. автора, вид обращения укажите самостоятельно).

3. Составьте документы по обращениям граждан - предложение, заявление и жалобу.

Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 32, 36, 37].

 

Занятие 11

Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве

 

1. Дайте определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?

2. Как формируются документы в дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?

3. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.

4. Какую работу осуществляет ЭК?

5. Каков порядок оформления дела?

6. Составьте опись дела.

7. Объясните необходимость заверительной надписи.

8. Как оформляется обложка дела?

9. Составьте акт об уничтожении документов за конкретный период.

10. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения.

Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 12, 13, 18, 19, 24, 26, 27, 28].

 

Занятие 12

Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве

 

1. Назовите известные Вам стили изложения текста. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других.

2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.

3. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти.

9. Корректурные знаки, назначение и применение в тексте.

Литература: [1, 2, 4, 5, 7, 9 15, 18, 20, 21, 23, 24, 26, 31, 33].

 

2.3. Тестовые задания для проверки усвоения знаний

 

По каждой теме предлагаются контрольные итоговые тестовые задания для проверки знаний студентов (на каждый вопрос – надо дать один правильный ответ).

 

1. Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки.

 

2. Должна ли инструкция по делопроизводству устанавливать технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации? А) да Б) нет

 

3. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

А) руководителем структурного подразделения, где исполняется документ

Б) канцелярией

В) руководителем организации.

 

4. Какие формы регистрации документов в России?

А) журнальная

Б) карточная

В) автоматизированная

Г) все вышеперечисленные.

 

5. При регистрации каких документов, вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

А) приказы

Б) протоколы

В) акты

Г) письма.

6. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» и «К»?

А) акты

Б) докладные записки

В) приказы по основной деятельности

Г) приказы по личному составу

Д) справки.

 

7. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

А) приказ

Б) протокол

В) решение

Г) постановление.

 

8. Документ отправляется в два адреса по почте, сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?

А) четыре

Б) два

В) три.

 

9. Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные.

 

10. В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные.

 

11. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?

А) только руководитель

Б) все работники организации

В) руководители структурных подразделений, организаций

Г) работники, определенные руководителем

 

12. Реквизит документа - это:

А) его отдельный информационный элемент

Б) часть служебного письма

В) фирменный бланк

 

13. В реквизите «Адресат» юридическому лицу инициалы ставят:

А) перед фамилией адресата

Б) после фамилии адресата

 

14. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?

А) Директору школы № 269 Матвеевой Анне Петровне

Б) Директору школы № 269 Матвеевой А.П.

В) 129128, Москва, ул. Ростонинская, 7 Директору школы № 269 г-же Матвеевой А.П.

Г) Директору Московской школы № 269 А.П. Матвеевой

 

15. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

А) ПРИЛОЖЕНИЕ: Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

Б) Отзыв по проекту на 2 л., в 1 экз.

В) ПРИЛОЖЕНИЯ: на 6 л., в 1 экз.

 

16. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

А) для оперативной связи с исполнителем

Б) для придания документу юридической силы.

 

17. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

А) Директор школы № 25 Подпись В.А. Петрова

Б) Директор школы Подпись Петрова В.А.

В) Директор Подпись В.А. Петрова

 

18. План работы университета на 2009-2010 учебный год утвержден решением Ученого совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

А) УТВЕРЖДАЮ

Решение Ученого совета

от 12.08.2009 г. № 14

Б) УТВЕРЖДЕН

Решением Ученого совета

от 12.08.2009 № 14

В) УТВЕРЖДЕНО

Решение Ученого совета

от 12.08.2009 г. № 14

19. Реквизит согласования оформляют следующим образом: А) СОГЛАСОВАНО

Директор ООО «Планета»

_____________ А.А. Дашков

подпись

21.06.2009 г.

Б) _________________Н.И. Орлов

подпись

В) Начальник юридического отдела

личная подпись Г.И. Сидоров

21.12.2009

 

20. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

А) ниже подписи руководителя, подписавшего документ

Б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа

В) на первом листе документа на его оборотной стороне

21. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:

А) в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации

Б) в нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации

В) на первом листе оборотной стороны документа.

 

22. В отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя:

А) За директора_______________________А.И. Петров

(подпись его зама Сидорова)

Б) Директор__________________________А.И. Петров

(подпись его зама Сидорова)

В) И.О. директора_____________________Г.В. Сидоров

(личная подпись)

 

23. Понятие «Делопроизводство» - это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами.

 

24. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа?

А) визы, согласования

Б) грифа согласования.

 

25. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

А) на бланке первой организации

Б) на бланке второй организации

В) на листе бумаги формата А4

 

26. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?

А) руководителем организации

Б) председателем

В) председателем и членами комиссии

Г) председателем и секретарем.

 

27. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

А) просьбах

Б) сопроводительных

В) информационных

Г) ответах.

 

28. Является ли обязательным для регистрации организа­ции, организационно-правовая форма - общество с ограниченной ответственностью наличие Устава?

А) да Б) нет

 

29. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

А) должностные инструкции

Б) положения о структурных подразделениях

В) штатное расписание

Г) правила внутреннего распорядка

Д) все перечисленные выше документы.

 

30. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?

А) в Уставе организации

Б) в Положении о структурном подразделении

В) в должностной инструкции.

 

31. С какими документами при поступлении граждан на работу в организацию их должны ознакомить?

А) Уставом организации

Б) Положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин

В) должностной инструкцией

Г) со всеми перечисленными выше документами.

32. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

А) решения Б) приказы.

 

33. Кто несет ответственность за издание приказа?

А) должностное лицо, подготовившее проект приказа

Б) руководитель организации

В) должностное лицо, подписавшее приказ.

 

34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа?

А) вид документа

Б) дата документа

В) адресат

Г) наименование организации

Д) подпись.

 

35. Какая часть текста приказа является обязательной?

А) констатирующая Б) распорядительная.

 

36. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью? А) да Б) нет

 

37. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

А) Верно:

Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова

подпись

Б) Верно

Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова

подпись

В) Верно:

Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова

подпись

дата

 

38. Что означает виза юриста на приказе?

А) внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит Закону

Б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

 

39. Что является датой протокола?

А) дата подписания протокола

Б) дата заседания

В) дата регистрации протокола.

 

40. Из каких частей состоит текст протокола?

А) констатирующей, вводной

Б) вводной, заключительной

В) вводной, обобщающей

Г) основной, заключительной

Д) вводной, распорядительной

Е) основной, постановляющей

Ж) вводной, основной

 

41. Ставится ли на подписи в протоколе печать?

А) да Б) нет

 

42. Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы.

 

43. Кем утверждается сводная номенклатура дел организации?

А) руководителем структурного подразделения организации

Б) руководителями службы делопроизводства

В) руководителями организации

Г) заместителем руководителя организации, отвечающим за службу делопроизводства.

 

44. Приказы по приему, увольнению работников помещаются:

А) в деле вместе с приказами о командировании работников

Б) отдельно от приказов о командировании

В) вместе с приказами по основной деятельности.

 

45. Протоколы собраний коллектива и заседаний коллегии регистрируются:

А) вместе Б) отдельно.

 

46. Срок исполнения документа исчисляется:

А) со дня поступления документа

Б) со дня написания руководителем резолюции.

 

47. Какой может быть общий распорядительный документ двух организаций, в одной из которых издается приказ, в другой - распоряжение?

А) приказ

Б) постановление

В) решение

Г) указание.

 

48. Какой государственный стандарт определяет требования по оформлению документов общего административного управления (ОРД)?

А) ГОСТ Р 51141-98

Б) ГОСТ 6.10.5-87

В) ГОСТ Р 6.30-2003.

 

49. Является ли факсограмма отдельным видом документа: А) да Б) нет.

ТЕМЫ РЕФЕРАТОВ

1. Основные положения по документированию управленческой деятельности.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

3. Значение документационного обеспечения управления. Тенденция развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.

4. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению.

5. Понятие «информация», «документ». Функции документа. Способы документирования.

6. Виды документов, их классификация. Категории документов.

7. Унификация текста документа. Принципы унификации. Понятие формуляра-образца документа. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.

8. Системы делопроизводства /ЕГСД и ГСДОУ/. Унифицированная система организационно-распорядительной документации /УСОРД/.

9. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

10. Требования к составлению и оформлению реквизитов. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

11. Перечислите виды организационно-распорядитель-ных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.

12. Составление и оформление служебных писем. Деловое письмо в условиях унификации. Правила оформления. Реквизиты для официального письма. Виды писем.

13. Виды бланков. Изготовление, учет, хранение гербовых бланков. Постоянные и переменные реквизиты. Способы их оформления.

14. Составление и оформление характеристики.

15. Инструкция по делопроизводству. Должностные инструкции.

16. Совершенствование документационного обеспечения. Средства механизации и автоматизации управленческого труда.

17. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний. Регламент.

18. Прием и регистрация документов. Формы регистрации.

19. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

20. Предварительное рассмотрение документов. Направление на исполнение.

21. Основные принципы организации контроля исполнения документов.

22. Формирование информационно-поисковой системы.

23. Формирование и хранение дел. Отправка документов.

24. Номенклатура дел.

25. Организационная документация. Составление и оформление документов этой группы. Составление и оформление положения о структурном подразделении.

26. Составление и оформление Устава, положения организации.

27. Подготовка документов к сдаче в архив. Экспертиза ценности документов.

28. Виды распорядительных документов.

29. Составление и оформление постановлений, решений.

30. Составление и оформление приказов, распоряжений, указаний.

31. Составление и оформление протоколов. Виды протоколов.

32. Составление и оформление актов. Виды.

33. Составление и оформление договоров.

34. Виды информационно-справочные документов. Виды информационно-аналитических документов.

35. Составление и оформление докладной записки.

36. Составление и оформление объяснительных записок.

37. Структура службы ДОУ. Должностной состав работников службы ДОУ.

38. Язык, стиль служебных документов.

39. Основные задачи и функции службы ДОУ.

40. Организационные формы ведения делопроизводства.

41. Понятие «документооборот».

42. Составление и оформление телеграмм, телефонограмм, факсограмм.

43. Аспекты содержания делового письма. Композиция документа.

44. Синтаксис, лексика, морфологические особенности официально-деловой письменной речи. Термины и профессионализмы.

45. Составление и оформление доверенности. Виды.

46. Составление и оформление справки.

47. Составление и оформление автобиографии, резюме.

48. Бездокументный обмен информацией. Цели составления служебных документов. Черновик как первая стадия написания доклада или отчета.

49. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции).

50. Структура документа, правила оформления зафиксированные в образцах.

51. Назначение и состав справочно-информационной документации.

52. Виды деловой переписки. Способы передачи деловой информации. Требования, которые должны соблюдаться при ведении переписки.

53. Документы по личному составу. Документирование движения персонала.

54. Заявление. Личное дело. Личная карточка формы Т2 рабочих и служащих.

55. Трудовой контракт.

56. Приказы по личному составу. Отличие приказов по основной производственно-хозяйственной деятельности.

57. Трудовые книжки. Штатное расписание.

58. Должностные инструкции.

59.Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан. Регистрация.

60. Три основных вида обращения граждан.

61. Контроль за рассмотрением обращений граждан.

62. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан.

63. Регистрация и учет документов. Передача документов внутри организации.

64. Правила регистрации и индексации документов.

65. Общие правила регистрации документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.

66. Организация контроля за исполнением документов. Формирование дел.

67. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения. Порядок продления сроков исполнения документов.

68. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов.

69. Индивидуальные сроки исполнения, кто их устанавливает. Объясните, почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя.

70. Хранение документов. Сроки хранения для разных видов документов. Перечень.

71. Архив. Закон об архивном фонде. Передача дел в архив.

72. Особенности официально-делового стиля. В чем его отличие.

73. Корректурные знаки, значение и применение в тексте.

74. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.

75. Правила составления и оформления, основные разделы текста Устава.

76. Постановление Госстандарта РФ № 9 от 21.01.2000 г. Какие дополнения и изменение оно внесло в ГОСТ Р 6.30-97. ГОСТ на УСОРД Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

77. Документация, сопровождающая движение кадров.

78. Общероссийские классификаторы технико-экономи-ческой и социальной информации.

79. Государственные стандарты на документацию.

80. ГСДОУ. Основные требования к документам.

81. Нормативно-методическая база делопроизводства.

82. Требования к тексту. Отметки на документе.

83. Положение о службе делопроизводства.

84. Организация рабочих мест.

85. Понятие документооборота и его основные этапы.

86. Порядок адресования.

87. Согласование, подписание и утверждение документа.

88. Оформление реквизитов: «заголовок к тексту», «текст», «резолюция», «печать».

89. История развития документационных служб в России.

90. Подготовка и оформление основных видов документов. Систематизация организационно-распорядительных документов.

91. Требования к документам изготовленным с помощью печатных устройств.

92.Организация документооборота. Общие правила.

93. Подготовка распорядительных документов. Требования к тексту, оформление, согласование и подписание. Подготовка проекта документа.

94. Подготовка проекта документа на основе единоличного принятия решения.

95. Подготовка проекта документа на основе коллегиального принятия решения.

96. Контроль, цель и организация контроля за исполнением документов.

97. Составление номенклатуры дел. Формирование дел. Оперативное хранение.

98. Документирование деятельности коллегиальных органов.

99. Подготовительная работа к проведению заседаний.

100. Организация документооборота.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ

 

1. Основные положения по ДУД.

2. Значение документационного обеспечения управления. Тенденция развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.

3. Виды документов, их классификация. Категории документов.

4. Унификация текста документа. Принципы унификации. Понятие формуляра-образца документа. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.

5. Системы делопроизводства /ЕГСД и ГСДОУ/. Унифицированная система организационно-распорядительной документации /УСОРД/.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

7. Перечислите виды организационно-распорядитель-ных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.

8. Составление и оформление служебных писем. Деловое письмо в условиях унификации. Правила оформления. Реквизиты для официального письма.

9. Виды писем. Аспекты содержания делового письма. Композиция документа. Синтаксис, лексика, морфологические особенности официально-деловой письменной речи.

10. Виды бланков. Изготовление, учет, хранение гербовых бланков. Постоянные и переменные реквизиты. Способы их оформления.

11. Инструкция по делопроизводству. Должностные инструкции.

12. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний. Регламент.

13. Прием и регистрация документов. Формы регистрации.

14. Предварительное рассмотрение документов. Направление на исполнение и контроль исполнения документов.

15. Формирование и хранение дел. Отправка документов. Оперативное хранение.

16. Номенклатура дел.

17. Организационная документация. Составление и оформление документов этой группы. Составление и оформление положения о структурном подразделении. Составление и оформление Устава, положения организации.

18. Подготовка документов к сдаче в архив. Экспертиза ценности документов.

19. Виды распорядительных документов их составление и оформление.

20. Составление и оформление протоколов. Виды протоколов.

21. Составление и оформление актов. Виды.

22. Виды информационно-справочные документов. Виды информационно-аналитических документов. Составление и оформление телеграмм, телефонограмм, факсограмм.

23. Составление и оформление докладной, объяснительной записки.

24. Язык, стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля. В чем отличие его от других.

25. Организационные формы ведения делопроизводства. Понятие «документооборот».

26. Подготовительная работа к проведению заседаний. Структура доклада и отчета.

27. Составление и оформление автобиографии, резюме, характеристики.

28. Документы по личному составу. Документирование движения персонала.

29. Заявление. Личное дело. Личная карточка формы Т2 рабочих и служащих.

30. Приказы по личному составу. Отличие приказов по основной производственно-хозяйственной деятельности.

31. Документация, сопровождающая движение кадров. Трудовой контракт.

32. Трудовые книжки. Штатное расписание.

33. Три основных вида обращения граждан. Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан. Регистрация.

34. Контроль за рассмотрением обращений граждан. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан.

35. Регистрация и учет документов. Передача документов внутри организации. Правила регистрации и индексации документов.

36. Общие правила регистрации документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.

37. Организация контроля за исполнением документов. Формирование дел.

38. Хранение документов. Сроки хранения для разных видов документов. Перечень.

39. Особенности официально-делового стиля. В его отличие.

40. Требования к документам изготовленных с помощью печатных устройств. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.

41. Организация документооборота. Общие правила.

 

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ УРОВНЯ ЗНАНИЙ СТУДЕНТА

 

В критерии оценки уровня знаний студента входят:

- уровень освоения материала, предусмотренного программой курса;

- умение использовать теоретические знания при решении практических задач и выполнении лабораторных работ;

- обоснованность, четкость и краткость в изложении ответов на вопросы.

Оценка «зачтено» ставится студенту, проявившему знание изученного материала в объеме, необходимом для последующего обучения и предстоящей практической деятельности, освоившему основную литературу, обнаружившему устойчивый характер знаний и умений, а также способному к самостоятельному их применению.

Оценка «не зачтено» ставятся студенту, обнаружившему существенные пробелы в знании основного материала, допустившему принципиальные ошибки, которые не позволяют ему продолжить обучение или приступить к практической работе без дополнительной подготовки по данной дисциплине.

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Общие требования. Оформление работ должно соответствовать правилам оформления научно-технических и информационных материалов, установленным действующими стандартами.

Оформление текстовых документов должно соответствовать требованиям ГОСТов:

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

ГОСТ 7.32-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

ГОСТ 7.1-84 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.

Оформление. Текст работы выполняется одинаковым цветом (черным или синим) на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (210 х 297мм) без рамки четким и разборчивым почерком.

Текст оформляется с соблюдением следующих размеров полей: левое поле – 30 мм, правое -15 мм, верхнее - 25 мм, нижнее - 20 мм.

Линий, ограничивающих размеры полей (рамок), делать не следует. Необходимо соблюдать равномерную плотность и четкость текста по всему объему работы.

Текст работы оформляется шрифтом 14 Times New Roman. Междустрочный интервал 1,5. Абзац 1,25 см.

Опечатки, ошибки и графические неточности допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой корректирующей жидкостью и нанесением на том же месте исправленного текста машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью.

Повреждения листов, помаркии следыне полностью удаленного прежнеготекста не допускаются.

Вписывать в работу изготовленные машинным способом отдельные слова, формулы, условные знаки, а также выполнять иллюстрации следует теми же чернилами, пастой или тушью, что и основной текст.

Текст работы должен быть поделен на абзацы, каждый из которых выражает самостоятельную мысль. Обычно абзац состоит из нескольких предложений. Абзац начинают с новой строки отступом от левого поля на 15 мм (пять знаковпробелов).

Рукопись перепечатывается строго в последовательном порядке. Не допускаются разного рода текстовые вставки, дополнения, переносы текста, помещаемые на отдельных листах, оборотной стороне и др.

Излагать материал рекомендуется от третьего лица («Автор предлагает...») или первого лица множественного лица («По нашему мнению...») и т.д.

В работе можно применять общепринятые условные сокращения. Цитаты, статистические данные и другие материалы, приведенные из литературных источников, должны сопровождаться ссылками. Не следует перегружать текст цитатами.

Текст основной части работы делится на разделы и подразделы в соответствии с планом работы.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всей работы арабскими цифрами с точкой, например 1., 2., 3. и т.д.

Разделы ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ, ПРИЛОЖЕНИЯ не нумеруются.

Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела например, 1.2. - второй подраздел первого раздела.

Заголовки разделов и подразделов должны быть краткими, их формулировки но тексту работы должны строго соответствовать наименованиям, указанным в разделе «Содержание».

Не допускается помещать заголовок отдельно от последующего текста; На странице, где приводится заголовок, должно располагаться не менее двух строк последующего текста. В противном случае подраздел начинают со следующей страницы.

Каждый раздел работы (включая введение, главы, заключение, список использованной литературы, приложения) следует начинать с новой страницы. Подразделы в пределах раздела продолжаются на той же странице с соблюдением расстояния от предыдущего текста до заголовка подраздела 20 мм.

Текст отчета при необходимости разделяют и подразделяют. Разделы, подразделы должны иметь заголовки.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов. Заголовки следует писать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая, Переносы слов в заголовках не допускаются.

Расстояние между заголовком и текстом привыполнении работы машинописным способом равно 3,0 одинарных интервала. Расстояние между заголовками раздела и подраздела 2 одинарных интервала.

Каждый раздел рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

Слово "СОДЕРЖАНИЕ" записывается в виде заголовка прописными буквами. Разделы “ВВЕДЕНИЕ”, наименование разделов (глав), “ЗАКЛЮЧЕНИЕ”, “СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ”, “ПРИЛОЖЕНИЯ” записываются прописными буквами. Подразделы (параграфы), включенные в содержание, записываются строчными буквами, начиная с прописной буквы. Нумерация страниц должна быть сквозная. Нумерация страниц проставляется в правом верхнем углу листа без точки.

В тексте не допускается:

– применять обороты разговорной речи,техницизмы, профессионализмы.