Управленческих (организационно-распорядительных) документов

 

1. Основные положения по документированию управленческой деятельности.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

3. Виды документов, их классификация.

Контрольные вопросы:

1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Перечислите виды организационно-распорядитель-ных документов, которые издаются в органах управления, и рас­скажите, каков общий порядок их оформления.

3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.

4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.

5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30.-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

6. Комплекс делопроизводственных процессов, входящих в понятие «организация работы с документами» или «управление документацией».

Задание: Составить формуляр образец расположения реквизитов

Литература: [1, 2, 3, 4, 12, 13, 14, 18].

 

Тема 3. Ведение делопроизводства в учреждении

 

1. Организация документооборота.

2. Учет объема документооборота.

3. Организация контроля за исполнением документов.

Контрольные вопросы:

1. Организация документооборота на предприятии. Вопросы исследуемые при анализе документооборота.

2. Организация документооборота и способы его реализации. Объем документооборота.

3. Организация контроля за исполнением документов. Отправка документов.

4. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения. Порядок продления сроков исполнения документов.

5. Индивидуальные сроки исполнения, кто их устанавливает.

6. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов.

Задание: Определите объем документов в организации за 1 год

Литература: [1, 4, 13, 14, 20, 21].

 

Тема 4. Организация работы с документами

 

1. Регистрация и учет поступающих в организацию документов.

2. Подготовка и регистрация оправляемых документов.

3. Прохождение внутренних документов.

Контрольные вопросы:

1. Формы ведения делопроизводства.

2. Раскройте общие правила учета документов. Передача документов внутри организации.

3. Общие правила регистрации и индексирования документов.

4. Прием и регистрация поступающей корреспонденции (составление и оформление регистрационной карточки).

5. Предварительное рассмотрение документов.

6. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.

Задание: Определите, в чем заключаются общие правила регистрации потоков документов. Создание информационно-поисковой система (ИПС).

Литература: [1, 4, 5, 7, 10, 13, 16, 17,18, 24].

Тема 5. Современное деловое письмо

 

1. Деловое письмо в условиях унификации.

2. Правила оформления делового письма.

3. Разновидности писем. Международные письма.

Контрольные вопросы:

1. Деловое письмо в условиях унификации.

2. Правила оформления делового письма.

3. Установление стандарта на формуляр-образец.

4. Реквизиты как обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Перечис­лить реквизиты для официального письма.

5. Виды писем.

6. Международные письма.

Задание:

1.Составьте письмо-просьбу производственно-коммер-ческого предприятия «Сбытком» индийской фирме «Шерри» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

2. Составьте письмо-извещение Самарского ЗАО «Эквилон» Саратовскому ООО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

3. Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Асорти» с ООО «Нюанс» на поставку строительных материалов.

4. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Саратовского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

5. Составьте письмо-просьбу Михайловской птицефабрики в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 млн руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

6. Составьте письмо ОАО «Зумер» в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2009 г.

7. Составьте письмо-просьбу ООО «Премиум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении, квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

Литература: [1, 4, 7, 9, 10, 18, 19, 23, 24, 31].

Тема 6. Документирование организационно-распорядительной деятельности

 

1. Организационная документация.

2. Распорядительная документация.

3. Оформление и составление управленческой (организационно-распорядительной) документации.

Контрольные вопросы:

1. Организационная документация. Документы по общим административным вопросам.

2. Правила составления и оформления, основные разделы текста Устава.

3. Распорядительная документация. Документы по функциям управления.

4. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности предприятий, учреждений, организаций.

5. Составление текстов служебных документов.

6. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов. Реквизиты.

Задание: практическое занятие по составлению и оформлению организационных документов – устав, положения, инструкции, приказ, распоряжение, постановление, указания.

Литература: [5, 7, 10, 13, 15, 17, 18, 19, 32, 35, 37, 38].

 

Тема 7. Документирование информационно-справочных материалов

 

1. Система справочно-информационной документации.

2. Система аналитической документации.

3. Правила оформления документов оперативной информации.

Контрольные вопросы:

1. Назначение и состав документов оперативной информации.

2. Составление и оформление справочно-информационной документации.

3. Составление и оформление справочно-аналитической документации.

4. Виды деловой переписки.

5. Требования, которые должны соблюдаться при ведении переписки.

6. Способы передачи деловой информации.

Задание: практическое занятие по составлению и оформлению документов оперативной информации – служебное письмо, докладная, объяснительная и служебные записки, заявление, акт, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма.

Литература: [5, 7, 10, 13, 15, 17, 18, 19, 32, 35, 37, 38].

 

Тема 8. Документирование деятельности

Коллегиальных органов

 

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

2. Структура доклада, отчета.

3. Требования к составлению и оформлению протоколов.

Контрольные вопросы:

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

2. Регламент.

3. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.).

4. Цели составления служебных документов. Черновик как первая стадия написания доклада или отчета.

5. Структура документа, правила оформления зафиксированные в образцах.

6. Требования к оформлению и составлению протоколов. Виды протоколов.

Задание: Составление протоколов. Практическое занятие по подготовке сообщений, докладов по вопросам: автоматизированные информационно-поисковые системы; автоматизированное документирование. Текстовые редакторы; автоматизированные рабочие места (АРМ); передача документов средствами электронной почты и факсом.

Литература: [1, 2,3, 4, 7, 9, 10, 13, 16,18].

 

Тема 9. Требования к оформлению документов

По личному составу

 

1. Основные кадровые документы и их характеристика.

2. Законодательные, нормативные документы, регулирующие кадровую деятельность.

3. Требования к содержанию, оформлению и ведению документации по личному составу.

Контрольные вопросы:

Перечислите правила оформления документов этой группы. Сроки хранения:

1. Заявление.

2. Личная карточка Т 2 рабочих и служащих.

3. Личное дело.

4. Трудовой контракт.

5. Характеристика.

6. Автобиография.

7. Приказы по личному составу.

8. Трудовые книжки.

9. Должностные инструкции.

10. Штатное расписание.

Задание: практическое занятие по составлению и оформлению личных документов – заявление, автобиография, характеристика, резюме, справка, доверенность, расписка; документов по личному составу – личное дело, трудовой контракт (соглашение), приказ по л/с, личная карточка Т-2 и т.д.

Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 27, 30, 38].

Тема 10. Делопроизводство по письменным и устным

Обращениям граждан

 

1. Виды документации по обращениям граждан их характеристика.

2. Порядок регистрации и ведения дел по письменным и устным обращениям граждан.

Контрольные вопросы:

1. Роль и значение обращений в условиях демократизации общества.

2. Основные виды обращений граждан.

3. Законодательные и нормативные акты, устанавливающие срок рассмотрения обращений граждан.

4. Основные требования к организации делопроизводства по обращений граждан.

5. Контроль за рассмотрением обращений граждан.

6. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан.

Задание: практическое занятие по составлению и оформлению документации по обращениям граждан. Правила регистрации и исполнение.

Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 32, 36, 37].

Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов

Для хранения в архиве

 

1. Общие положения. Составление номенклатуры дел.

2. Формирование дел.

3. Подготовка документов к хранению.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите общие правила составления номенклатуры дел.

2. Формирование и оперативное хранение дел. Требования для формирования дел. Способы хранения дел.

2. Объясните, почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя.

4. Хранение документов. Сроки хранения для разных видов документов.

5. Архив. Закон об архивном фонде.

6. Подготовка документов к сдаче дел в архив.

Задание: практическое занятие по составлению и оформлению обложки дела, описи документов, номенклатуры дел, акта об уничтожении документов.

Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 12, 13, 18, 19, 24, 26, 27, 28].

 

Тема 12. Некоторые рекомендации при печатании