Тема 3: Документирование в управленческой деятельности

Цель: Рассмотреть деловое общение как процесс деловой коммуникации, изучить основы документирования

Вопросы:

1. Документирование управленческой деятельности, понятия «документ», система документации

2. Письменные виды деловой коммуникации и понятия «документирование» и «делопроизводство»

3. Классификация документов

4. Унифицированная система документации, унификация и стандартизация документов

Ключевые слова: управление организацией, документирование, делопроизводство, унификация, стандартизация, деловое (служебное) письмо

 

Управление организацией можно представить как процесс получения информации, её обработки, принятия решения и доведения до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Часть информации, используемой в управлении организацией, фиксируется в документах. Многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, договор, докладная или служебная записка, акт, заявление, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность, деловые письма, отправленные по факсимильной связи, по электронной почте и др.

Термин «документ» от латинского «поучительный пример», «способ доказательства». Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (в соответствии с ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Процесс создания документов называется документированием; деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами называется делопроизводством или документационным обеспечением. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назанчения, вида, сферы, деятельности, единых требований к их оформлению.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам и сходства ли различия. В современном делопроизводстве используются следующие признаки классификации документов:

По способу передачи содержания подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись);

по технике воспроизведения могут быть получены ручным, механическим, с помощью технических средств (кино-, фото-, фонодокументы, электронные);

по видам деятельности выделяют специальные (учетные, плановые, статистические и др.), документирующие специальные стороны деятельности организаций

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация (приведение документов к единообразию и форме) и стандартизация (установление общегосударственных норм и требований к документам, обязательных к использованию для всех организаций) документов предполагает определенные бланки документов и правила оформления реквизитов документов. Три группы организационно-распорядительной документации: организационные (устав, положение, инструкции, правила внутреннего распорядка и др.); распорядительные (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления и др.); справочно-информационные документы (служебные письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.). Личные документы (заявления, резюме, автобиография, расписка, доверенность и др.).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) устанавливает следующие виды распорядительных документов: постановления, решение, приказы, распоряжения, указания.

Постановления принимаются Верховным Советом Республики Беларусь и Советом Министров Республики Беларусь. Распоряжения – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа) для решения оперативных вопросов основной деятельности. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацей исполнения правовых актов. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы и распоряжения делятся на три вида:

По основной деятельности;

По личному составу;

По административно-хозяйственным вопросам;

Постановления и решения на два вида:

По основной деятельности;

По личному составу.

В состав справочно-информационных документов входят докладная и объяснительная записка, протокол, акт, справка, все виды переписки, которую составляют служебные письма – обобщенное название разных по названию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Классифицируются письма по содержанию и назначению на: гарантийные; рекламные; коммерческие (три вида: запроси ответы на него; оферта (предложение одного лица другому с целью заключить договор) т и ответа на нее; рекламация (претнзия) и ответ на нее); сопроводительные; информационные; приглашения; подтверждения; напоминания и др.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, деловых встречах. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложение составителя. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты, события.

Реквизиты – информационные элементы, которые несут сведения о самом документе и являются обязательными. Оформляются документы на бланках. Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной.

Реквизиты бланков [3; с. 19]

Реквизиты бланка письма	Реквизиты общего бланка
Государственный герб Республики Беларусь	Государственный герб Республики Беларусь
Эмблема	Эмблема
Код организации	Код организации
Наименование вышестоящей организации	Наименование вышестоящей организации
Наименование организации	Наименование организации
Наименование структурного подразделения	Наименование структурного подразделения
Почтовый адрес организации	Место для наименования вида документа
Коммуникационные и коммерческие данные
Ограничительная линия для даты	Ограничительная линия для даты
Ограничительная линия для индекса	Ограничительная линия для индекса
Ограничительная линии для ссылки на регистрационный индекс и дату входящего документа

Выводы: Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к документационному обеспечению управления. Организационно-распорядительные документы оформляются на основании требований СТБ 6.38-2004. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме, способом документирования и др.

Литература:

1. Бороздина, Г.В. Психология делового общения: учебное пособие /Г.В. Бороздина.– М.: ИНФРА-М, 2000, - 224с.

2. Коммуникация в социально -гуманитарном знании, экономике, образовании: материалы II Междунар. Науч.-практ. конф., 13-14 нояб. 2008 г., Минск / ред. совет: А.В. Рубанов (пред.) [и др.] – Минск: Изд. Центр БГУ, 2008. – 256 с.

3. Мусаткова, Н.М. Деловая документация: учеб. пособие / Н.М. Мусаткова. – Минск: Беларус. Энцыкл. Імя П. Броўкі, 2009. – 128 с.

Лекция 4