Формы документирования процессов.

Существуют различные формы документирования процессов. При разработке карт процессов, в рамках создания системы качества, наиболее часто используются графические и текстовые формы документирования или их сочетания. Графические формы документирования включают в себя различные диаграммы и блок-схемы. Текстовые формы документирования включают простое текстовое описание, табличное представление и «стандартные» формы (бланки).

Применение этих форм документирования обусловлено тем, что такие формы являются наиболее понятными для рпботников и персонала – в первом случае процесс представляется в виде визуального изображения операций процесса и последовательности их выполнения. Во втором случае – процесс документируется текстовым описанием. Документация системы качества (в том числе и карты процессов) должна быть доступна и понятна каждому работнику предприятия, поэтому, чем проще и нагляднее формы документирования, тем лучше.

Выбор формы документирования процесса, также будет зависеть и от вида процесса. Если процесс является постоянным, то такой процесс легко представить в виде диаграммы или блок-схемы. В постоянном процессе логика, состав и последовательность операций не изменяются, поэтому при разработке графической карты процесса сложностей не возникает. Если процесс является непостоянным, то графическое представление процесса становится затруднительным, т.к. в таком процессе может изменяться последовательность операций и логические правила процесса. В таком случае, наиболее подходящим вариантом составления карты процесса будет являться текстовая форма. Для многовариантных процессов, также наиболее подходящим вариантом документирования будет являться текстовая форма.

8.5 Общие правила (рекомендации) документирования рабочих процессов

Рассмотрим общие правила и порядок разработки (документирования) рабочих процессов.

Рекомендуемая структура (содержание) рабочих процессов:

- раздел 1 Цель процесса;

- раздел 2 Назначения и область применения процесса;

- раздел 3 Планирования процесса;

- раздел 4 Потребители и выходы процесса;

- раздел 5 Поставщики и входы процесса;

- раздел 6 Ресурсы, которые используются;

- раздел 7 Оценка процесса;

- раздел 8 Ответственность и полномочия (руководитель процесса, участники процесса, матрица ответственности);

- раздел 9 Блок-схеми (алгоритмы) процесса;

- раздел 10 Методики выполнения процесса (описание процедуры процесса);

- раздел 11 Записи процесса;

- раздел 12 Термины и определения;

- раздел 13 Руководящая документация;

- раздел 14 Лист регистрации изменений;

- раздел 15 Приложения к процессу.

Раздел «Цель процесса». Цель помечает назначение процесса, направленность и ожидаемые результаты. Цель процесса рассматривается как декомпозиция стратегических целей и политики в области качества предприятия. Цели процессов должны:

- удовлетворять потребности описываемого процесса (Заказчика);

- способствовать достижению Стратегических целей предприятия.

Цели для процессов должны быть направлены на обеспечение в установленные сроки и в установленном количестве выходов процесса (выходных данных), которые имеют соответствующее качество. Выходы (результаты) процесса должны удовлетворять как внутренних, так и внешних потребителей (в тех случаях, когда процесс связан с внешним потребителем).

При определении целей процесса необходимо, чтобы эта цели были измеримы и досягаемы.

Раздел «Назначения и область применения процесса». В данном разделе указывается назначение процессов и их зона действия. Указывается место процессов в общей системе документации предприятия

Определяется круг лиц, которые должны руководствоваться данным документом.

Качественно определяется задание или результат, которого нужно достичь в ходе процесса. Данный раздел отвечает на вопрос: "Для чего создан этот процесс?".

Назначение должно быть согласовано с другими процессами и отображать требования внутренних и внешних потребителей.

В данном разделе указываются службы и подразделения предприятия, которые участвуют в реализации процессов.

Раздел «Планирования процесса». В данном разделе делаются ссылки на документы, которые содержат планы деятельности предприятия (процессов), и вспоминают работы описываемого процесса.

Раздел «Потребители и выходы процесса». В данном разделе указываются в табличном виде:

- условно наименования и идентификационные номера процессов -потребителей;

- названия подразделений - потребителей результатов деятельности процесса;

- результаты деятельности процесса (условно название выходов процесса).

Образцы таблиц и объяснения к ним представлены ниже:

Таблица 8.1 Внешние потребители (процессы-потребители)

Шифр процесса	Название процесса
Наводится идентификационный номер процесса-потребителя	Наводится название процесса-потребителя

 

Таблица 8.2 Выходы процесса (результаты деятельности процесса)

Название выхода процесса (документ-запись)	Шифр записей качества (выходу процесса)	Потребители процесса (должностные лица)	Название подразделений потребителей
Наводится название документов-записей	Наводятся идентификационные номера форм (бланков)	Наводятся названия должностей ответственных исполнителей у потребителей	Наводятся названия подразделов потребителей

 

Как правило, в процессе бывает несколько выходов. В каждого из этих выходов должно быть один или несколько потребителей. Выход процесса не может существовать сам по себе, кто-то должен потреблять продукт процесса, а иначе он будет работать, расходуя ресурсы и не создавая ни каких ценностей.

Выходы процесса могут быть как материальные - в виде услуги, так и нематериальные – в виде информации и документов (отчетов, журналов регистрации, справок, и др.). В любом случае каждый выход должен представлять для потребителя определенную ценность.

Внутри предприятия каждый процесс имеет свой выход и потребителей. Потребителей выходов разделяют на внутренних и внешних.

На данном этапе необходимо определить:

- всех внешних потребителей (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть кому предназначены исходная информация, конечные и промежуточные результаты выполнения работ подразделениями вне предприятия и все результаты процесса (для внешних поставщиков, их может быть несколько), включая основной, то есть результат ради которого и существует подразделения, и привязать к конкретному получателю-потребителя процесса вне предприятия (Заказчик и др.).

- всех внутренних потребителей (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть кому предназначена исходная информация, конечные и промежуточные результаты выполнения работ подразделениями непосредственно на предприятии и все результаты процесса (для внешних поставщиков), включая основной, необходимо привязать к конкретному получателю-потребителя процесса (подразделение предприятия и др.).

Раздел «Поставщики и входы процесса» В данном разделе указываются в табличном виде:

- процессы-поставщики (идентификационные номера и названия процессов);

- наименование подразделений - поставщиков результатов деятельности процессов;

- результаты деятельности процессов (условно наименование входов процесса).

Образцы таблиц и объяснения к ним даются ниже:

Таблица 8.3 Внешние и внутренние поставщики (процессы-поставщики)

Шифр процесса	Название процесса
Наводится идентификационный номер процесса-поставщика	Наводится название процесса-поставщика

 

Таблица 8.4 Входы процесса

Название входа процесса (документ-запись)	Шифр записей качества (входу процесса)	Поставщики процесса (ответственные должностные лица)	Название подразделов|подразделения| поставщиков
Наводится название документов-записей	Наводятся идентификационные номера форм (бланков)	Наводятся названия должностей ответственных исполнителей у поставщиков	Наводятся названия подразделов поставщиков

 

На данном этапе необходимо определить:

- всех внешних поставщиков (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть организации вне предприятия, которые предоставляют или пользуются некоторой входной информацией (документы, заявки и др.), также предоставляют какие-либо материальные объекты или услуги, необходимые для выполнения работ подразделениями и все входы процесса (для внешних поставщиков, их может быть несколько;

- всех внутренних поставщиков (их может быть несколько) описываемого процесса, которые предоставляют или пользуются некоторой информацией (документы, заявки и др.) непосредственно на предприятии

- все входы процесса (для внешних и внутренних поставщиков).