Документирование управленческой деятельности

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Общие правила оформления управленческой документации

 

Методические указания для практических работ

 

 

Красноярск

 

СФУ

 

2011

ббк 65.050.9 (2) 286

Д 63

 

 

Рецензент: И.Л. Голянд, канд. экон. наук, проф. каф. экономика и организация предприятий энергетического и транспортного комплексов СФУ

 

 

Д 63 Документирование управленческой деятельности. Общие правила оформления управленческой документации: метод. указания к выполнению практических работ [Электронный ресурс] / сост. В.В. Девинова, А.В. Клочко. – Красноярск: Сибирский федеральный университет, 2011.

 

Предлагаемые методические указания предназначены для студентов экономических специальностей, изучающих курсы «Документирование управленческой деятельности». Задания, представленные в данной методической разработке, позволяют в процессе выполнения контрольных работ усвоить требования ГОСТов по оформлению организационно-распорядительной документации.

Предназначены для студентов направлений подготовки дипломированных специалистов 080000-«Экомномика и управление» (спец. 080502.65, 080502.65.01, 080502.65.04.080502.65.13, 080502.65.23, 080507.65, 080111.65, 080801.65.01, 080801.65.02, 080801.65.29) Всех форм обучения.

 

 

Публикуется по решению

Редакционно-издательского совета университета

 

 

ббк 65.050.9 (2) 286

© Сибирский

федеральный

университет, 2011

 

Организация труда работников сферы управления определяется специфической характеристикой самого процесса управления, колоссальным объемом работ, связанным с получением, переработкой и хранением документов.

Основные затраты рабочего времени служащих связаны с обработкой и анализом документальной информации. Поэтому одним из основных объектов рационализации в организациях является совершенствование труда служащих на базе оптимизации документооборота, рациональной организации и механизации обработки документов.

Рациональная организация управленческого труда и делопроизводства способствует повышению оперативности и культуры в деятельности управленческого персонала.

Коренная перестройка экономики, возрастание роли руководителя, рассмотрение вопросов передачи многих технических и административных функций, выполняемых руководителями, требует от системы делопроизводства определенного единообразия.

Состояние делопроизводства характеризует стиль работы аппарата управления, организацию личного труда руководителей всех рангов.

Несмотря на столь важное значение документации и делопроизводства в управлении, современное их состояние нельзя признать вполне удовлетворительным. Все недостатки носят, как правило, типовой характер и присущи многим организациям, независимо от форм их собственности:

отсутствие нормативных материалов, регламентирующих организацию документационных процессов;

отсутствие четкой классификационной схемы документации;

неупорядоченность состава документов и документационных потоков;

отсутствие прогрессивных форм учета корреспонденции;

формальный контроль над исполнением документов;

плохая организация информационно-справочного аппарата.

Чтобы избежать всех перечисленных выше недостатков, руководителю необходимо унифицировать и рационализировать систему делопроизводства в своей организации. Для этого вводится ряд государственных стандартов на работу с управленческими документами.

Организации обычно стремятся ограничиться минимумом документов. Но этот минимум должен быть достаточным для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности организации. Поэтому при работе с документами должны строго соблюдаться правила оформления и хранения документов в соответствии с требованиями ГОСТов

В связи с этим неизмеримо повышаются требования к подготовке специалистов в области делопроизводства. Курс “Документирование управленческой деятельности” призван сформировать у будущих специалистов представление о сущности управленческой документации.

 

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ДОКУМЕНТУ

 

Чтобы служить полноценным источником информации, управленческие документы должны отвечать требованиям, установленным законом и нормами. Кроме того, документ должен иметь вид, удобный для восприятия, т.е. должен быть максимально наглядным. Документ нельзя рассматривать в отрыве от управленческой функции.

 

1.1. Основные требования к документу

 

Документ издается полномочным органом или должностным лицом соответственно компетенции, при этом он не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих и государственных органов.

Достоверность документа отвечает задачам конкретного руководства, основывается на фактах и содержит определенные и реальные предложения или указания.

Документ составляется по установленной форме. Для документов всех видов обязательны:

наименование автора документа;

наименование вида документа;

изложение содержания;

подпись автора;

дата

Установленная форма документов регламентируется ГОСТами. ГОСТ – это государственный стандарт.

ГОСТы на оформление документов были разработаны и утверждены еще в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72). В 1978 г. эти ГОСТы были переутверждены с изменениями.

С 1 января 1991 г. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 были заменены одним – ГОСТ 6.38-90 “УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”

В 1997 году вышел ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273. С изменением № 1, принятым и утвержденным Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р 6.30-97». Дата введения – 01.04.2000.

В 2003 году был принят последний стандарт – ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, дата введения 01.07.2003 г.

ГОСТ устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Правила и требования ГОСТ 6.30-2003 носят универсальный характер.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

 

Форматы бумаги

 

В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISО).

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда – А, В, С.

В делопроизводстве используется в основном два формата бумаги ряда А:

А4 (210 х 297 мм) – используется для основного массива документов;

А5 (148 х 210 мм) – используется для небольших писем, справок.

 

Межстрочные интервалы

 

На бумаге формата А4 текст печатается через 1,5 межстрочных интервала, а на форматах А5 – через 1 межстрочный интервал.

Расстояние между отдельными реквизитами 1,5–3 межстрочных интервала. Если реквизит состоит из нескольких строк, то его текст печатается через 1 интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

 

Понятие бланка

 

Сегодня практически все служебные документы, как в государственных, так и в коммерческих организациях, оформляются на бланках. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – на нем создаются, в основном, документы, используемые внутри организации.

2. Бланк для писем – используется в большинстве случаев для общения организации с внешним миром.

3. Бланк конкретного вида документа – создается путем дополнения общего бланка наименованием вида документа. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации создается большое количество определенных видов документов (например, приказов, актов распоряжений и др.) – более 200 в год.

Эти бланки различаются набором реквизитов.

Кроме того, в организациях существует практика применения должностных бланков, которые создаются в тех случаях, когда должностное лицо имеет право подписи.

Так же организация может иметь бланк структурного подразделения.

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки на двух языках. В них реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания» печатаются на двух языках: русском и национальном. Реквизиты размещают на одном уровне, используя продольное расположение заголовочной части документа.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языках. Бланковые надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств помещается изображение Государственного герба Российской Федерации – это гербовые бланки.

 

Угловой и продольный штампы

 

Государственным стандартом предусмотрено расположение реквизитов на бланках в двух вариантах: угловом и продольном.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов вдоль документа верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в левой верхней части листа (72,8 х 88,6 мм). Особенно удобен угловой бланк для факсов, писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловое расположение так же предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное.

При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается.

При центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Чаще всего центрованное расположение используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты «Дата», «Номер документа», «Ссылка на номер и дату входящего документа» отставляются трафаретные места.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии пощади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

В последнее время обозначилась новая тенденция в размещении на бланках реквизита «Справочные данные об организации». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа» элементы реквизита «Справочные данные об организации» размещаются флаговым способом. Небольшая потеря бумажной площади компенсируется удобством для прочтения составных частей реквизита.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифта выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используются шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6–24 кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименование организаций и видов документов. Допускается наименование организации печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими получать качественные копии документов с помощью ксерокса.

На бланках документов:

допускается:

располагать ограничительные отметки, которые служат ориентирами при оформлении документов:

«уголки» – указывают начало и конец размещения реквизитов;

«крестики» – отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов;

отрезки прямой линии – для нанесения переменных реквизитов.

не допускается:

размещение на бланке только сокращенного наименования организации, отсутствия сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации – авторе.

«украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих данным государственной регистрации;

произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;

размещение дополнительных элементов в оформлении (лишних линий, штрихов и т.д.);

размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что уместно только для совместных предприятий.

На рис.1,2 дано расположение реквизитов на бланке фирмы на основе их углового и продольного расположения соответственно.

 

Количество печатных знаков

0 5 16 24 32 40 48 56 64

Эмблема фирмы Контроль

Гриф утверждения

Наименование фирмы

Юридический адрес фирмы Адресат

ОКПО ОКУД

ОГРН ИНН/КПП

Копия

Вид документа

 

Дата_____________№______

На №____________от_______

Место составления

 

Заголовок к тексту Резолюция

 

Начало текста (абзац)

 

Т Е К С Т

 

Приложение

 

 

Должность лица,

подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия

Печать

 

 

Гриф согласования

Виза

Отметка о заверении копий

Отметка об исполнителе

 

Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Идентификатор

Отметка о электронного поиска

поступлении документа

 

Рис. 1. Формуляр-образец расположения реквизитов

на основе углового штамп

 

Количество печатных знаков

0 5 16 24 32 40 48 56 64

Эмблема фирмы Контроль

 

Наименование фирмы Юридический адрес Коды

Вид документа

 

Дата № На № от

Место издания

Адресат

Гриф утверждения

 

__

 

Заголовок к тексту Резолюция

 

Начало текста (абзац)

 

Т Е К С Т

 

Приложение

 

 

Должность лица,

подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия

Печать

 

Гриф согласования

Виза

Отметка о заверении копий

Отметка об исполнителе

 

Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

 

 

 

Идентификатор

Отметка о электронного поиска

поступлении документа

 

Рис. 2. Формуляр-образец расположения реквизитов

на основе продольного штампа

 

ПЕРЕЧЕНЬ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Код организации

 

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен типографским способом на документе, например, при изготовлении бланка этого документа. Код служит для ускорения прохождения информации по каналам связи и имеет числовое изображение.

 

Код по ОКПО 02842708

Код формы документа

 

Код формы проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации. Реквизит не проставляется на письмах, инструкциях, справках, заявлениях и т.д.

Все вновь создаваемые унифицированные формы документов подлежат регистрации. Код формы документа состоит из семи знаков. Унифицированная система ОРД (организационно-распорядительной документации) имеет код 0200000.

Форма документа по ОКУД 0301001

Наименование организации

 

Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация предприятие или их структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документа

Наименование организации являющейся автором документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей инстанции, в систему которой входит данная организации (министерство, ведомство – для государственных организаций, консорциум, промышленно-финансовая группа – для коммерческих организаций).

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Красноярский государственный технический университет (КГТУ)

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов Российской федерации не установлен иной порядок.

Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами: наименование организации, ее адрес т другие постоянные реквизиты приводятся дважды – на русском и иностранном языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском.

Согласно Гражданскому кодексу РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в которых следует указывать их организационно-правовую форму (акционерное общество, производственный кооператив и т. д.). коммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

 

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД RUSSIAN CHILDREN×S FUND
101963, Москва Армянский пер., 11/2а тел. [phone] факс: [phone]		Armiansky Lane, 11/2 а Moscow, 101963, Russia tel: [phone] faх: 200-22-76

 

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (Гражданский Кодекс Российской Федерации, ч.1, ст.54).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию

Если документ подготавливаются совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. При этом наименование организаций располагают в соответствии с их рангом: одного ранга – на одном уровне; нижестоящей организации – ниже наименования вышестоящей.

 

Федеральная Архивная служба России   Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)   ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА   Милютинский пер., д. 7а, Центр, Москва, 101000 тел. [phone]

Наименование вида документа

 

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем (исключение составляют информационные и гарантийные письма). Этот реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованием видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 020000): ПРИКАЗ; АКТ.

Для упорядочения процесса документирования управленческой деятельности на предприятиях должен быть разработан Табель форм документов, применяемых в организации. Этот список должен быть сгруппирован по управленческим функциям. Форма табеля разрабатывается на предприятии. В табель могут входить следующие графы:

 

№ п/п	Наименование фирмы	Дата утверждения	Кем утвержден	Код по классификатору	Ограничение доступа	Периодичность издания	Ответственный за издание	Примечание

Дата документа

 

Дат в документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документами. Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем.

Для внутренних документов – приказов, справок и т.п. – датой в бланке является дата подписания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправления. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов – планов, инструкций и т.п. – датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Датируются также все стадии создания и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата является составной частью таких реквизитов, как:

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

гриф утверждения документа;

резолюция;

гриф согласования документа;

виза согласования документа;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию.

Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков – восемь цифр (день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точной; год – четырьмя цифрами). Если число однозначное, то перед ним обязательно ставится ноль.

 

03.06.2000

 

Допускается оформление даты в следующей последовательности

	2000.01.06

 

 

Данный способ находит применение в больших архивах в целях удобства поиска документов.

Словесно-цифровой способ оформления дат применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, а иногда и в протоколах, актах, приказах.

 

06 мая 2001 года

 

При подготовке документа к подписанию заранее печатаются месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

За рубежом применяется только словесно-цифровой способ написания дат. Причем в США, например, вначале указывают месяц, затем число и год.

Маy 21, 2001

 

После даты и месяца ставится запятая, а после года ни слово год, ни точка не ставится.

 

Адресат

 

Адресат присутствовал уже на документах ХУ1-ХУ11 вв.

Адресование производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные...), передаваемых в структурные подразделения (указания, распоряжения...).

Данный реквизит может состоять из максимального количества элементов:

наименования организации (в Им. пад.);

наименования структурного подразделения (в Им.пад.);

указания должности получателя (в Дат. пад.);

фамилии и инициалов получателя (в Дат.пад);

почтового адреса.

Реквизит начинают печатать, отступив на 5-6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Каждая из указанных составных частей размещается с новой строки, знаки препинания в конце каждой строчки не ставятся. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку данного реквизита по отношению к самой длинной.

Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.

Если документ адресуется руководителю организации, наименование организации входит в состав должности.

 

Директору завода «Кристалл» г-ну А.Д.Олесову

 

Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ.

 

Зав.кафедрой «Экономика» М.А.Петрову

 

При адресовании документа лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

 

Н-ский государственный университет Зав.кафедрой английского языка проф. Д.К.Игнатьеву

 

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания почтовой связи

 

Главному редактору журнала «Миф» г-ну Р.И.Алексееву 103863, ГСП, г. Москва ул. Никольская, д. 8/9

 

Почтовый адрес не проставляется в документах, направляемых в правительственные учреждения, учреждения своей системы и постоянным корреспондентам.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

 

Директорам школ

или

Зав.кафедрами

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Если их больше, составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку готовит тот, кто готовил документ. Слово “Копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым своевременно направлен документ.

Необходимо помнить, что в адресате инициалы получателя ставятся перед фамилией.

За рубежом перед фамилией получателя обязательно ставится обращение “Mr.”, “Miss” и т.п. Полное или сокращенное имя получателя стоит перед фамилией.

Гриф утверждения документа

 

Данный реквизит состоит из:

слова “УТВЕРЖДАЮ”;

наименования должности лица, утверждающего документ (в Им. пад.);

личной подписи, ее расшифровки;

даты.

Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности входит наименование организации.

 

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Тракт» Кутузов В.Р.Кутузов 12.05.96

 

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из:

слова “УТВЕРЖДЕНО”, «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»;

названия документа (в Твор. пад.);

даты;

номера.

УТВЕРЖДЕНА Протоколом заседания Совета трудового коллектива от 11.09.97 № 2

 

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки

 

УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 11.10.2001 № 12

 

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов:

Актов (проверок и ревизий; передачи дел; списания...).

Договоров (о поставках; о производстве работ; аренде помещений...).

Заданий (на капитальное строительство; технических...).

Инструкций (должностных; по документационному обеспечению управления; технике безопасности...).

Нормативов (расхода сырья, материалов; численности работников...).

Отчетов (о производственной деятельности; командировках...).

Перечней (предприятий, на которые распространяются льготы; должностей работников с ненормированным рабочим днем...).

Планов (производственных; внедрения новой техники; работы коллегии...).

Положений (о министерстве; премировании...).

Программ (проведения работ; командировок; мероприятий...).

Смет (расходов на содержание управленческого аппарата; на капитальное строительство...).

Стандартов (государственных, отраслевых, технических...).

Тарифных ставок.

Резолюция

Это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ в документе. Резолюция состоит из следующих элементов:

текста;

подписи;

даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:

1.Содержащий решение вопроса (“Зачислить”, “Отказать”, “Выделить 200 р.”...).

2. Содержащий указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции содержит:

Ф.И.О. исполнителя;

характер и порядок решения вопроса;

срок исполнения;

подпись составившего резолюцию (без ее расшифровки);

дату составления.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, то ответственный указывается первым без пометки “ответственный”. Инициалы исполнителя указываются после фамилии.

На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции могут быть указаны только исполнитель и срок исполнения:

 

 

 

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то ставится только фамилия исполнителя с инициалами, подпись и дата:

 

 

Резолюция пишется разборчивым почерком, под углом по отношению к тексту документа на отведенном ГОСТом месте; если имеются другие резолюции, они пишутся на свободных местах лицевой стороны документа. Новым стандартом допускается оформление резолюций на отдельном листе, но, к сожалению, не оговариваются случаи, когда это приемлемо. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.