Регистрационный номер документа

 

Это условно-цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, присвоенное при регистрации.

Для внутренних документов – приказов, протоколов... – это обычно порядковый номер с начала календарного года. В учебных заведениях нумерация обычно ведется в пределах года учебного

 

ПРОТОКОЛ 15.02.2001 № 2

или

СПРАВКА 19.05.2001 № 84

 

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Индекс исходящего документа чаще всего состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения, составившего документ, номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого документа.

 

05 - 24/149

 

где 05 - номер структурного подразделения (или номер должностного лица), подготовившего документ;

24 - номер дела по номенклатуре, в которое подшивается документ;

149 - порядковый номер отправляемого документа.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо)

 

№ 463/162/59

 

Номера коммерческих контрактов также имеют двойную нумерацию: № 17/29, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, 21 – порядковый номер документа в фирме-контрагенте.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

 

Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 г. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма.

Реквизит проставляется на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

Оформляется данный реквизит следующим образом:

 

На № 15/08 - 143 от 12.03.2000

 

В зарубежной корреспонденции ссылка на индекс полученного документа и индекс самого документа выступает как один реквизит.

Данный реквизит встречается только в письмах и факсах. Заполняется при оформлении письма-ответа. В инициативных документах будет только индекс отправляемого документа.

 

2.14. Место составления или издания документа

 

В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, кроме служебных писем, в которых содержится эта информация в справочных данных об организации, а также в тех документах, где уже в реквизите «Наименование организации» входит место его издания:

 

ЗАО «Омский каучуковый завод»;

ООО «Московская кондитерская фабрика».

В других случаях место составления или издания специально указывается в документах с учетом административно-территориального деления:

Административно-территориальное деление страны (край, область, район) необходимо учитывать в связи с возможным повторение наименований населенных пунктов в различных регионах.

Этот реквизит часто печатается заранее. Оформляется в соответствии с административно-территориальным делением России. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами сокращенные обозначения - г., пос., ПГТ и т.п. - ставится в соответствии с нормами русского языка.

В письме, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

Адресат

 

Адресат присутствовал уже на документах ХУ1-ХУ11 вв.

Адресование производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные...), передаваемых в структурные подразделения (указания, распоряжения...).

Данный реквизит может состоять из максимального количества элементов:

наименования организации (в Им. пад.);

наименования структурного подразделения (в Им.пад.);

указания должности получателя (в Дат. пад.);

фамилии и инициалов получателя (в Дат.пад);

почтового адреса.

Реквизит начинают печатать, отступив на 5-6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Каждая из указанных составных частей размещается с новой строки, знаки препинания в конце каждой строчки не ставятся. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку данного реквизита по отношению к самой длинной.

Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.

Если документ адресуется руководителю организации, наименование организации входит в состав должности.

 

Директору завода «Кристалл» г-ну А.Д.Олесову

 

Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ.

 

Зав.кафедрой «Экономика» М.А.Петрову

 

При адресовании документа лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

 

Н-ский государственный университет Зав.кафедрой английского языка проф. Д.К.Игнатьеву

 

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания почтовой связи

 

Главному редактору журнала «Миф» г-ну Р.И.Алексееву 103863, ГСП, г. Москва ул. Никольская, д. 8/9

 

Почтовый адрес не проставляется в документах, направляемых в правительственные учреждения, учреждения своей системы и постоянным корреспондентам.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

 

Директорам школ

или

Зав.кафедрами

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Если их больше, составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку готовит тот, кто готовил документ. Слово “Копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым своевременно направлен документ.

Необходимо помнить, что в адресате инициалы получателя ставятся перед фамилией.

За рубежом перед фамилией получателя обязательно ставится обращение “Mr.”, “Miss” и т.п. Полное или сокращенное имя получателя стоит перед фамилией.

Гриф утверждения документа

 

Данный реквизит состоит из:

слова “УТВЕРЖДАЮ”;

наименования должности лица, утверждающего документ (в Им. пад.);

личной подписи, ее расшифровки;

даты.

Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности входит наименование организации.

 

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Тракт» Кутузов В.Р.Кутузов 12.05.96

 

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из:

слова “УТВЕРЖДЕНО”, «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»;

названия документа (в Твор. пад.);

даты;

номера.

УТВЕРЖДЕНА Протоколом заседания Совета трудового коллектива от 11.09.97 № 2

 

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки

 

УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 11.10.2001 № 12

 

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов:

Актов (проверок и ревизий; передачи дел; списания...).

Договоров (о поставках; о производстве работ; аренде помещений...).

Заданий (на капитальное строительство; технических...).

Инструкций (должностных; по документационному обеспечению управления; технике безопасности...).

Нормативов (расхода сырья, материалов; численности работников...).

Отчетов (о производственной деятельности; командировках...).

Перечней (предприятий, на которые распространяются льготы; должностей работников с ненормированным рабочим днем...).

Планов (производственных; внедрения новой техники; работы коллегии...).

Положений (о министерстве; премировании...).

Программ (проведения работ; командировок; мероприятий...).

Смет (расходов на содержание управленческого аппарата; на капитальное строительство...).

Стандартов (государственных, отраслевых, технических...).

Расценок на производство работ.

Структуры и штатной численности.

Тарифных ставок.