Тема 1. Документ и системы документации

Пояснительная записка

 

Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и работу с документами. Эффективность управленческого труда зависит от многих факторов. В их числе умение правильно составить и оформить документ, организовать использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством. В процессе изучения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» студенты должны изучить основные теоретические понятия и определения о процессе документирования и практическую деятельность предприятий в вопросах организации документооборота.

Теоретический и практический курс дисциплины составлен на основе требований к обязательному минимуму государственного образовательного стандарта. Представленное пособие содержит пояснительную записку, перечень тем с основными вопросами, составляющими содержание данных тем, контрольные вопросы, задания самостоятельных работ, список рекомендуемой литературы и приложения. В рамках данного пособия раскрываются некоторые вопросы, а также приводятся примеры оформления документов.

После изучения теоретического материала (как в рамках лекционного курса, так и самостоятельного изучения) студент должен выполнить самостоятельную работу по каждой теме, которая может состоять как из одного задания, так и из нескольких. Целью самостоятельных работ является закрепление теоретических знаний и приобретение практического опыта, необходимого для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе принятия и реализации управленческих решений, освоить общепринятые в мире предпринимательства лексику и стиль деловой и коммерческой корреспонденции для свободного и равноправного общения с партнером.

Тема 1. Документ и системы документации

 

Отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения называют делопроизводством.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОССИИ

Об истории делопроизводства в России можно судить только по письменным документам, дошедшим до нашего времени. Документально скрепляются обычно три типа отношений: государственные, производственные и гражданские. По документам, дошедшим до нашего времени, ясно, что до X века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Подорожные грамоты, письменные завещания и другие документы того времени позволяют сделать вывод о том, что в Древнерусском государстве существовала культура составления и оформления подобных документов. В специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупных феодалов. Писались документы на дорогостоящем пергаменте - специально выделанной бараньей, козлиной или телячьей коже. Потерявшие силу документы счищались с пергамента, после чего он использовался снова. Делопроизводство дореволюционной России делится на три этапа, каждый из которых получил название по центральным органам управления соответствующего периода: Приказное делопроизводство (XVI - XVII вв.); Коллежское делопроизводство (XVIII в.); Министерское делопроизводство (XIX - начало XX в.).

Требования к бланкам документов

1.Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (Приложение 1) и продольный (Приложение 2).

5.Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

7.Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

8.Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

9.При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Требования к документам, изготавливаемым

С помощью печатных устройств

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (шаг письма равен одному знаку). Расстояние между горизонтальными знаками кратно шагу, строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5 и др.

С помощью сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита организационно-распорядительной документации, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 30, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства. Все реквизиты организационно-распорядительной документации следует располагать в соответствии восемью положениями табулятора (таб.1). При этом счет ведется от границы левого поля:

0 – граница левого поля;

1 – 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 – 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 – 24 печатных знака от границы левого поля;

4 – 32 печатных знака от границы левого поля;

5 – 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 – 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 – 56 печатных знаков от границы левого поля;

8 – 64 печатных знака от границы левого поля;

Таблица 1

Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.

Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается.

Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1K62M), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и т. д.

Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести два числа. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.

Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа стоят в ряду с дву- и многозначными. Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований... Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований.

Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т. п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг, и не рекомендуется — при массе до десяти кг.

Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Рекомендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами и не рекомендуется — офис укомплектован 3 персональными компьютерами.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд: 10млрд, 12млн. Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт ■ ч.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 105руб. 55 коп.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 20автомобилей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих.

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65 (число п).

После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 площади; 1/2 квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади; 1/2 часть квадрата.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи.

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, предлог от перед первым числом и до перед вторым. Например: длиной 5...Юм; длиной 5—Юм; длиной от 5 до Юм.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

— буквенную {сто пятый),

— буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

— цифровую — римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XI конгресс, XXIвек).

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

— однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой;

— двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор.

Самостоятельная работа

Задание № 1

1.Заведите тетрадь для домашних работ и папку по накоплению материалов.

2.Выполните задания из табл. 3 по вариантам табл. 2. Варианты определяются в зависимости от начальной буквы фамилии студента в табл. 2.

Таблица 2

Первая	А	Б	В	г	Д	Е	Ж		И	К
буква	Л	М	Н	О	п	Р	с	т	У	Ф
фамилии	X	Ц	ч	Ш	Щ	Э	ю	я
Вариант

Таблица 3

Вариант	Задание
1	Классификация деловой документации
2	Документ и его основные функции
3	Нормативно-правовая база делопроизводства
4	Унификация и стандартизация в делопроизводстве
5	Способы оформления дат в документах
6	Сокращение слов и словосочетаний в тексте
7	Оформление в документах написания чисел
8	Оформление таблиц и выводов
9	Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков
10	Требованиях к размещению начал печатания реквизитов

Задание № 2

Тетрадь с домашними заданиями пополнить бланком документов и формуляром-образцом с полной расстановкой реквизитов и их перечнем. (Внести в папку по накоплению материалов)

Задание № 3

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и правильно оформите их в тетради для домашних работ.

1.

Адрес

Наименование организации Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый_______________________________

 

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибирит» (г. Кемерово) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибирит», генеральный директор В.Г.Иноземцев

 

Приложения:

1.Заявление фирмы «Сибирит» в Министерство экономического развития и торговли РФ о выделении квоты на экспорт на 2006г.

2.Заявление фирмы «Сибирит» в Комитет внешнеэкономических связей РФ с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 2006г.

 

2.

Герб

Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

Борисову В.А.

копия: главе администрации Петрову К. К.

копия: начальнику ФНИ

по Тайгинскому району

Антонову В.Ф.

Текст

Генеральный директор Подпись Петруненков А.А.

Печать

3.

Герб Директору предприятия «Адрон»

Наименование организации Григорьеву Н.В.

Адрес

_____ №________

Текст

Генеральный директор АО НЗХК Белосохов А.И.

 

4.

Герб Петрову С.А

Наименование организации

Адрес N°

Текст

 

Директор ООО«Индивидуал» Подпись Гусев ГГ.

Печать

5.

Наименование организации

Адрес

На 1755/2 В администрацию

от 03.03.2000 Кемеровской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Кемеровского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.2000 составляет 125 млн руб.

 

Директор И.А. Сидоров

Главный бухгалтер Е.А. Кривошеева

6.

Герб

Наименование организации УТВЕРЖДЕНО

АКТ № __ Должность________ Инициалы

(Заголовок акта) _____________________

(Подпись)

Составлен комиссией: ______________________________

Председатель:_____________________________________

(Должность, фамилия, инициалы)

(Текст)

 

 

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр:

2-й экземпляр:

3-й экземпляр:

 

7.

Герб

Адресат

В администрацию г. Анжеро-Судженска

Текст

Директор Анжерской автостанции Д.С.Мовчан

 

8.

Наименование организации

ПРИКАЗ

____№____________

Об итогах работы комиссии

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1._____________________________________________________

2.___________________________________________________________

3.___________________________________________________________

 

Директор Подпись Григорьев П.П.

Визы

 

9.

Наименование организации

СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 1400 рублей.

 

Директор Сидоров И.Н.

 

10.

Герб

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по...

Председатель — Смирнов С.С.

Секретарь — Антонова М.И.

Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

 

Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:

Иванова П.И. — текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров Н.И. — я в своем выступлении...

 

Председатель Подпись Смирнов С.С.

Секретарь Подпись Антонова М.И.

Тема 2. Составление и оформление
основных документов

2.1.Организационная документация

Организационные документы являются основополагающими и обладают высшей юридической силой. К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится устав организации; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях соответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка. В некоторых организациях действует аналогичных документ – положение о персонале. Данные документы определяют трудовые правоотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и ряд других вопросов.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи и функции, права, обязанности и ответственность.

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым согласно закону для ее государственной регистрации (Приложение 3).

С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав — это сложный и объемный документ. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава. В число обязательных разделов включаются:

1.Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

2.Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3.Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4.Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5.Отчетная и ревизионная деятельность.

6.Порядок ликвидации организации.

Штатное расписание – это документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме №Т-3 (Приложение 4).

Положение – организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (рис.1).

Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Проект положения о подразделении согласовывают с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия. Текст положения может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы предприятия в целом или конкретного структурного подразделения.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должности (рис.2).

Должностная инструкция — эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации   УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000     ПОЛОЖЕНИЕ о______________________________________ (наименование структурного подразделения)   ТЕКСТ   1. Общие положения 2. Основные задачи 3. Функции 4. Права и обязанности 5. Ответственность 6. Взаимоотношения. Связи 7. Организация работы 8. Оценка работы     Руководитель подразделения (подпись) И. О. Фамилия   Виза согласования С положением ознакомлены: (подписи) расшифровка подписей   00.00.0000

 

Рис. 1. Формуляр и структура текста положения о подразделении организации

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации     УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000   ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______________________________________________ (наименование должности и структурного подразделения организации по штатному расписанию)   ТЕКСТ 1.Общие положения 2. Функции 3.Должностные обязанности 4.Права 5.Ответственность 6.Взаимоотношения (связи по должности) 7.Квалификационные требования 8.Оценка работы   Руководитель подразделения (подпись) И.О. Фамилия   Виза согласования   Инструкцию получил (подпись) И.О. Фамилия   00.00.0000

Рис.2. Формуляр и структура текста должностной инструкции

2.2.Распорядительная документация

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительной документации. Основным назначением распорядительной документации является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. Все распорядительные документы делятся на две группы:

1)издаваемые в условиях коллегиальности: решение, постановление;

2)издаваемые в условиях единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (рис. 3). Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной - наименование органа, принимающего решение.

При необходимости решение визируется руководителем под разделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, и установления стабильных форм, правил (рис. 4).

Постановление является правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Юридическими основаниями для издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления должны иметь следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

— наименование вышестоящего органа или должностного лица, издающего постановление;

— наименование вида документа (постановление);

— дату документа;

— регистрационный номер документа;

— место составления или издания документа;

— заголовок к тексту;

— текст постановления;

— подпись руководителя органа, издающего постановление, председателя и секретаря комиссии.

Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВЛЯЮ».

Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

Макет — модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Оформление приказов по личному составу приведено в гл. 6.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят:

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа,

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа.

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть оформлена на чистом листе бумаги формата А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем организации для разрешения оперативных вопросов (рис. 7).

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Макет дается в варианте оформления документа на ПК на чистом листе бумаги (формата А4) упрощенно с угловым расположением постоянных реквизитов и флаговым способом их печати (по аналогии с оформлением выписки из приказа).

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам, связанных с организацией выполнения приказов, инструкций, а также по вопросам информационно-методического характера (рис. 8). Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. В этом случае указание может быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бумаги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте исполнения.

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП   РЕШЕНИЕ 00.00.0000№00 Место издания   Заголовок начинается с предлога «О …»   Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, в случае необходимости, на распорядительный документ вышестоящего органа.   Распорядительная часть начинается словами: Совет директоров (Коллегия и т.д.) РЕШИЛ (РЕШИЛА): Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие - срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить на - указывается должность, инициалы, фамилия.   Председатель (подпись) И.О. Фамилия Секретарь (подпись) И.О.Фамилия   Визы (при необходимости)   Идентификатор электронной копии В дело № 00-00(подпись, дата) документа

Рис.3. Макет решения

 

Герб (эмблема, товарный знак) Глава Администрации Ростовской области   ПОСТАНОВЛЕНИЕ 10.04.2003 № 119   г. Ростов-на-Дону     Об утверждении перечня объектов коммунально-бытового назначения, передаваемых из федеральной собственности в муниципальную собственности Цимлянского района Ростовской области   С целью освобождения государственного учреждения «Управления водными ресурсами Цимлянского водохранилища» от несвойственных ему функций в порядке, установленном распоряжением Президента Российской Федерации от 18.03.92 № 114-рп. ПОСТАНОВЛЯЮ: 1.Утвердить перечень объектов... 2.Поручить комитету по управлению государственным имуществом области... 3.Предложить Министерству государственного имущества Российской Федерации рассмотреть... 4.Считать указанные объекты переданными...   Глава Администрации (Губернатор) области (печать и подпись) В.Ф.Чуб   Постановление вносит Комитет по управлению государственным имуществом области C:\ORST\RGAO\doc73

Рис.4. Пример оформления постановления

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации (почтовый адрес и др.) ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД ПРИКАЗ     00.00.0000№00 Место составления     Заголовок к тексту начинается с предлога «О», отвечает на вопрос «о чем?»   В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф. И. О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения. 2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы. 3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на... (указывается должность, Ф. И. О. или наименование структурного подразделения).   Наименование должности руководителя (подпись) И. О. Фамилия   Визы заинтересованных лиц: Должность (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000   Исполнитель (И. О. Фамилия) телефон [phone])   В дело 00-00 (подпись) Идентификатор 00.00.0000 электронной копии документа

Рис.5. Макет приказа по основной деятельности