Наименование раздела (структурного подразделения)

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов в деле	Срок хранения дела	Примеч.
1 2 2а	05- 11 02-15

В данную опись внесено__________ 15 (пятнадцать) дел_____ с № 1

по № 16, в том числе:

Литерные номера: 2а

Пропущенные номера:

Начальник отдела А.М. Осипов

00.00.0000

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 00.00.0000 № 00

Образец описи дел по личному составу

 

Организации работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности. Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В документационном обеспечении существуют три группы документов: входящие, исходящие внутренние. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в организации, так и поступившие из других организаций и от частных лиц. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная система; децентрализованная система; смешанная система. В практике могут быть использованы несколько видов регистрации документов: журнальная, карточная, компьютеризированная.

Организация контроля исполнения документов является важнейшей функцией любого предприятия. Целью контроля является обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. В качестве учетных форм для ведения контрольных операций используются журналы регистрации, персональный компьютер, органайзер. Контроль осуществляют руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения, работники службы делопроизводства, секретари-референты. Выделят типовые и индивидуальные сроки исполнения. Одним из узловых вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел. Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и номенклатуры конкретного предприятия. Номенклатура составляется ежегодно в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

 

ЗАО «Прогресс» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор

25.12.2006 №6 Подпись Б.И. Караулов

на 2005 г. 25.12.2006

 

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел	Сроки хранения и No. статьи по Перечню	Примечание
1. Секретариат
1-1	Устав ЗАО		пост. ст. 37	После замены новыми
1-2	Протоколы производственных совещаний		пост. ст. 13
1-3	Должностные инструкции работников канцелярии		3 года, ст. 56
2. Информационно-аналитическая служба
2-1	Годовые планы работы		пост. ст. 37	После замены новыми
2-2	Информационно-аналитические материалы		пост. ст. 41
2-3	Приказы по основной деятельности		5 лет, ст. 44
3.Бухгалтерия
3-1	Годовой баланс		пост. ст. 303б	После замены новыми
3-2	Должностные инструкции работников предприятия		3 года, ст. 5675
3-3	Лицевые счета по заработной плате		75 лет, ст. 311а5
4. Отдел кадров
4-1	Приказы по личному составу на сотрудников		75 лет, ст. 311а	После замены новыми
4-2	Личные карточки ф. № Т-2	1 картотека	75 лет, ст. 339

 

Секретарь подпись А.Н.Иванцова

 

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий архивом

Подпись В.И.Бугримова

Рис. 22. Образец оформления номенклатуры дел организации

 

Под группированием исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела понимается группировка дела. Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. На обложке дела в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения» указываются наименование организации, структурное подразделение, номер папки по номенклатуре дел, заголовок дела, год, срок хранения.

Оперативным называют хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Срок оперативного хранения дел составляет о 1 до 3 лет. После завершения оперативного хранения, завершенные дела постоянного и временного (свыше 10) сроков хранения сдаются в архив. После завершения оперативного хранения производится экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов - это набор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

 

Контрольные вопросы

1. Назовите формы построения службы делопроизводства организаций, дайте им характеристику.

2. Опишите кратко организационную структуру делопроизводственной службы и функции, выполняемые ее подразделениями на примере среднего и крупного по численности предприятия.

3. Каково назначение табеля форм документов?

4. Что такое документооборот и каковы принципы его организации?

5. Какие потоки документации можно выделить в документообороте предприятия?

6. Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?

7. В чем заключается первоначальная и предварительная обработка поступающей корреспонденции?

8. Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов?

9. Опишите порядок прохождения внутренних документов.

10. Каковы основы работы с письмами и обращениями граждан?

11. Дайте определение, что такое номенклатура дел, поясните ее назначение.

12. Какие виды номенклатур дел вам известны и каков порядок их составления и оформления?

13. Что вы знаете о формировании дел и порядке расположения документов внутри дела?

14. Расскажите о текущем и оперативном хранении дел.

15. Что такое экспертиза ценности документов и кто ее осуществляет?

16. Что входит в состав работ по оформлению дел для хранения?

17. Каков порядок передачи дел в архив?

 

Самостоятельная работа

Задание № 12

Выполнить по вариантамдокументирование организационно-распорядительной деятельности. Студенты, фамилии которых начинаются с букв: А - Н - выполняют первый вариант; О - Я - второй вариант. Студенты в соответствии с указанными вариантами выполняют следующие задания:

1 вариант - 1, 3, 5;

2 вариант - 2, 4, 6.

 

1. Схему организации работы с документами фирмы

2. Блок-схему работы с входящими документами

3. Блок-схема работы с исходящими документами

4. Журнальная регистрация входящих документов

5. Журнальная регистрация исходящих документов

6. Примерную номенклатуру дел предприятия

Задание № 13

Выполнить по вариантам задания №1.