Написание в документах физических величин

Выше (п. 2.6.) уже приводились примеры написания физических величин. Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин строго оговорены ГОСТ 8.417-81в основу которого положены единицы Международной системы СИ. Обозначениями единиц предусмотрены русские буквенные обозначения, международные буквенные обозначения с применением букв латинского и греческого алфавитов и специальных знаков типа %, %о, °С и др.

В одном и том же документе следует использовать один вариант обозначения — русский или международный.

Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающихся в управленческих документах.

Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 т; 15м²; 50см. Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м²; 300 см³. Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на полынтервала выше соответствующего числа, без пробела между ними, например: 36,6°С; —10°С. Знаки + и — здесь также печатаются без пробела.

Если значения величины приводятся с допуском, с предельными отклонениями или перечисляются несколько значений одной величины, то обозначение единицы следует приводить один раз после последнего числового значения без применения скобок. Например: 20 + 5 °С; 200...300 А; от 200 до 300 А; 12, 24 и 36 В; 30 х 40 м; 50, 60 и 70 %.

Обозначения единиц следует писать строчными буквами, за исключением единиц, образованных от фамилий ученых; их следует начинать с прописной буквы, независимо от наличия приставки. Обозначение приставки следует писать слитно с обозначением единицы, к которой она принадлежит.

Обозначение единиц, входящих в произведение, следует разделять точкой как знаком умножения. Для указания знака деления предпочтительно применять косую черту. Допускается замена косой черты горизонтальной чертой.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например: 20м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

Написание в документах математических формул

Математические формулы в управленческих документах встречаются не часто. Однако в отдельных инструктивных и руководящих материалах без них не обойтись. Изложим основные требования к их оформлению.

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху расстоянием в три интервала. В тех случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, —,:, х) с его повторением на новой строке. При этом части формулы располагаются не посередине строк, а со сдвигом: начальная часть с левой стороны, концевая — с правой стороны страницы. Для двух строк символически это можно представить следующим образом:

I i =i- 1 + г~ □-□<

< I

Таким размещением достигается равномерность заполнения страницы и облегчается обзор формул в целом.

Переносить формулу на знаках «—» «+» следует осмотрительно. Лучше перенос делать на знаке равенства «=».

Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например, 6x9 = 54; А — С =Д).

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Например:

Контрольные вопросы

 

1.Дайте определение понятия «делопроизводство». Какие виды деятельности охватываются этим понятием.

2.Что такое документ и каковы его функции.

3.Какие этапы становления делопроизводства в России выделяют.

4.Какие документы входят в нормативно-правовую базу делопроизводства.

5.Каково содержание понятий «система документации» и «унифицированная система документации».

6.Перечислите признаки, по которым классифицируются документы.

7.Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?

8.Какие размеры полей для служебной документации установлены ГОСТ Р 6.30-2003?

9.Приведите варианты размещения на бланке постоянных реквизитов. Каковы особенности их оформления?

10.Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?

11.Приведите способы и разновидности оформления дат в документах.

12.Каким образом оформляются виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры.

13.Как осуществляется в служебных документах написание чисел и физических величин?

14.Изложите основные требования к оформлению в документах математических формул.

15.Что такое таблица и как осуществляется оформление таблиц в документах?

16.Какие предъявляются требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков?

17.Расскажите о требованиях к размещению начал печатания реквизитов.

18.Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

 

Самостоятельная работа

Задание № 1

1.Заведите тетрадь для домашних работ и папку по накоплению материалов.

2.Выполните задания из табл. 3 по вариантам табл. 2. Варианты определяются в зависимости от начальной буквы фамилии студента в табл. 2.

Таблица 2

Первая	А	Б	В	г	Д	Е	Ж		И	К
буква	Л	М	Н	О	п	Р	с	т	У	Ф
фамилии	X	Ц	ч	Ш	Щ	Э	ю	я
Вариант

Таблица 3

Вариант	Задание
1	Классификация деловой документации
2	Документ и его основные функции
3	Нормативно-правовая база делопроизводства
4	Унификация и стандартизация в делопроизводстве
5	Способы оформления дат в документах
6	Сокращение слов и словосочетаний в тексте
7	Оформление в документах написания чисел
8	Оформление таблиц и выводов
9	Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков
10	Требованиях к размещению начал печатания реквизитов

Задание № 2

Тетрадь с домашними заданиями пополнить бланком документов и формуляром-образцом с полной расстановкой реквизитов и их перечнем. (Внести в папку по накоплению материалов)

Задание № 3

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и правильно оформите их в тетради для домашних работ.

1.

Адрес

Наименование организации Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый_______________________________

 

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибирит» (г. Кемерово) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибирит», генеральный директор В.Г.Иноземцев

 

Приложения:

1.Заявление фирмы «Сибирит» в Министерство экономического развития и торговли РФ о выделении квоты на экспорт на 2006г.

2.Заявление фирмы «Сибирит» в Комитет внешнеэкономических связей РФ с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 2006г.

 

2.

Герб

Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

Борисову В.А.

копия: главе администрации Петрову К. К.

копия: начальнику ФНИ

по Тайгинскому району

Антонову В.Ф.

Текст

Генеральный директор Подпись Петруненков А.А.

Печать

3.

Герб Директору предприятия «Адрон»

Наименование организации Григорьеву Н.В.

Адрес

_____ №________

Текст

Генеральный директор АО НЗХК Белосохов А.И.

 

4.

Герб Петрову С.А

Наименование организации

Адрес N°

Текст

 

Директор ООО«Индивидуал» Подпись Гусев ГГ.

Печать

5.

Наименование организации

Адрес

На 1755/2 В администрацию

от 03.03.2000 Кемеровской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Кемеровского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.2000 составляет 125 млн руб.

 

Директор И.А. Сидоров

Главный бухгалтер Е.А. Кривошеева

6.

Герб

Наименование организации УТВЕРЖДЕНО

АКТ № __ Должность________ Инициалы

(Заголовок акта) _____________________

(Подпись)

Составлен комиссией: ______________________________

Председатель:_____________________________________

(Должность, фамилия, инициалы)

(Текст)

 

 

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр:

2-й экземпляр:

3-й экземпляр:

 

7.

Герб

Адресат

В администрацию г. Анжеро-Судженска

Текст

Директор Анжерской автостанции Д.С.Мовчан

 

8.

Наименование организации

ПРИКАЗ

____№____________

Об итогах работы комиссии

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1._____________________________________________________

2.___________________________________________________________

3.___________________________________________________________

 

Директор Подпись Григорьев П.П.

Визы

 

9.

Наименование организации

СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 1400 рублей.

 

Директор Сидоров И.Н.

 

10.

Герб

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по...

Председатель — Смирнов С.С.

Секретарь — Антонова М.И.

Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

 

Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:

Иванова П.И. — текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров Н.И. — я в своем выступлении...

 

Председатель Подпись Смирнов С.С.

Секретарь Подпись Антонова М.И.

Тема 2. Составление и оформление
основных документов

2.1.Организационная документация

Организационные документы являются основополагающими и обладают высшей юридической силой. К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится устав организации; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях соответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка. В некоторых организациях действует аналогичных документ – положение о персонале. Данные документы определяют трудовые правоотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и ряд других вопросов.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи и функции, права, обязанности и ответственность.

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым согласно закону для ее государственной регистрации (Приложение 3).

С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав — это сложный и объемный документ. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава. В число обязательных разделов включаются:

1.Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

2.Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3.Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4.Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5.Отчетная и ревизионная деятельность.

6.Порядок ликвидации организации.

Штатное расписание – это документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме №Т-3 (Приложение 4).

Положение – организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (рис.1).

Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Проект положения о подразделении согласовывают с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия. Текст положения может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы предприятия в целом или конкретного структурного подразделения.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должности (рис.2).

Должностная инструкция — эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации   УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000     ПОЛОЖЕНИЕ о______________________________________ (наименование структурного подразделения)   ТЕКСТ   1. Общие положения 2. Основные задачи 3. Функции 4. Права и обязанности 5. Ответственность 6. Взаимоотношения. Связи 7. Организация работы 8. Оценка работы     Руководитель подразделения (подпись) И. О. Фамилия   Виза согласования С положением ознакомлены: (подписи) расшифровка подписей   00.00.0000

 

Рис. 1. Формуляр и структура текста положения о подразделении организации

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации     УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000   ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______________________________________________ (наименование должности и структурного подразделения организации по штатному расписанию)   ТЕКСТ 1.Общие положения 2. Функции 3.Должностные обязанности 4.Права 5.Ответственность 6.Взаимоотношения (связи по должности) 7.Квалификационные требования 8.Оценка работы   Руководитель подразделения (подпись) И.О. Фамилия   Виза согласования   Инструкцию получил (подпись) И.О. Фамилия   00.00.0000

Рис.2. Формуляр и структура текста должностной инструкции

2.2.Распорядительная документация

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительной документации. Основным назначением распорядительной документации является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. Все распорядительные документы делятся на две группы:

1)издаваемые в условиях коллегиальности: решение, постановление;

2)издаваемые в условиях единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (рис. 3). Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной - наименование органа, принимающего решение.

При необходимости решение визируется руководителем под разделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, и установления стабильных форм, правил (рис. 4).

Постановление является правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Юридическими основаниями для издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления должны иметь следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

— наименование вышестоящего органа или должностного лица, издающего постановление;

— наименование вида документа (постановление);

— дату документа;

— регистрационный номер документа;

— место составления или издания документа;

— заголовок к тексту;

— текст постановления;

— подпись руководителя органа, издающего постановление, председателя и секретаря комиссии.

Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВЛЯЮ».

Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

Макет — модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Оформление приказов по личному составу приведено в гл. 6.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят:

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа,

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа.

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть оформлена на чистом листе бумаги формата А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем организации для разрешения оперативных вопросов (рис. 7).

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Макет дается в варианте оформления документа на ПК на чистом листе бумаги (формата А4) упрощенно с угловым расположением постоянных реквизитов и флаговым способом их печати (по аналогии с оформлением выписки из приказа).

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам, связанных с организацией выполнения приказов, инструкций, а также по вопросам информационно-методического характера (рис. 8). Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. В этом случае указание может быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бумаги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте исполнения.

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП   РЕШЕНИЕ 00.00.0000№00 Место издания   Заголовок начинается с предлога «О …»   Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, в случае необходимости, на распорядительный документ вышестоящего органа.   Распорядительная часть начинается словами: Совет директоров (Коллегия и т.д.) РЕШИЛ (РЕШИЛА): Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие - срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить на - указывается должность, инициалы, фамилия.   Председатель (подпись) И.О. Фамилия Секретарь (подпись) И.О.Фамилия   Визы (при необходимости)   Идентификатор электронной копии В дело № 00-00(подпись, дата) документа

Рис.3. Макет решения

 

Герб (эмблема, товарный знак) Глава Администрации Ростовской области   ПОСТАНОВЛЕНИЕ 10.04.2003 № 119   г. Ростов-на-Дону     Об утверждении перечня объектов коммунально-бытового назначения, передаваемых из федеральной собственности в муниципальную собственности Цимлянского района Ростовской области   С целью освобождения государственного учреждения «Управления водными ресурсами Цимлянского водохранилища» от несвойственных ему функций в порядке, установленном распоряжением Президента Российской Федерации от 18.03.92 № 114-рп. ПОСТАНОВЛЯЮ: 1.Утвердить перечень объектов... 2.Поручить комитету по управлению государственным имуществом области... 3.Предложить Министерству государственного имущества Российской Федерации рассмотреть... 4.Считать указанные объекты переданными...   Глава Администрации (Губернатор) области (печать и подпись) В.Ф.Чуб   Постановление вносит Комитет по управлению государственным имуществом области C:\ORST\RGAO\doc73

Рис.4. Пример оформления постановления

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации (почтовый адрес и др.) ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД ПРИКАЗ     00.00.0000№00 Место составления     Заголовок к тексту начинается с предлога «О», отвечает на вопрос «о чем?»   В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф. И. О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения. 2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы. 3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на... (указывается должность, Ф. И. О. или наименование структурного подразделения).   Наименование должности руководителя (подпись) И. О. Фамилия   Визы заинтересованных лиц: Должность (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000   Исполнитель (И. О. Фамилия) телефон [phone])   В дело 00-00 (подпись) Идентификатор 00.00.0000 электронной копии документа

Рис.5. Макет приказа по основной деятельности

 

Акционерное общество «РОСТОВТРАНСАВТО» Сиверса ул., д. 10, г. Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс 65-43-50. E-mail: [e-mail] ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002   ПРИКАЗ 06.07.2007 №110 г. Ростов-на-Дону   О введении Инструкции по делопроизводству   В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.09.2007 г. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.09.2007 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту О. Д. Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия до 01.09.2007 г. 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И. И. Клименко.   Директор предприятия (подпись) Р. Н. Зиненко   Юрисконсульт (подпись) М. П. Морозова 30.06.2007   Сотникова 93 16 21   в дело 10-00 11.07.2007 (подпись) Петрова

Рис.6. Образец приказа по основной деятельности

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ   РАСПОРЯЖЕНИЕ   00.00.0000 № 00   Заголовок начинается с предлога «О…»   Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания). Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ: 1. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель - действие - срок. 2. Последний пункт распоряжения формулируется в следующих словах: Контроль за выполнением распоряжения возложить на (приводятся наименование должности, инициалы, фамилия).     Должность лица, подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия   Гриф согласования или визы   Идентификатор электронной В дело 00-00 (подпись, дата) копии документа

Рис.7. Макет распоряжения

 

Герб (эмблема, товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные организации ОКПО, ОРГН, ИНН/КПП, ОКУД   УКАЗАНИЕ 00.00.0000№00 Место издания   Заголовок выражает краткое содержание, начинается с предлога «О...»   Текст констатирующей части. Может быть дан пересказ акт вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ. Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату) документа. Констатирующей части может не быть. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ: Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительную часть начинают словом ПРЕДЛАГАЮ: 1. Излагают текст в повелительной форме. Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование должности, Ф. И. О.) - действие (глагол в неопределенной форме) - срок исполнения (без слова срок). 2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа. Наименование должностного лица, подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия   Гриф согласования, визы (при необходимости)   В дело 00-00 (подпись), дата Идентификатор электронной копии документа

Рис.8. Макет указания

2.3.Составление и оформление информационно-справочной
и справочно-аналитической документации

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные (протокол, докладная и служебная записки, представление, телеграмма, факс и др.) и справочно-аналитические (акт, справка, отзыв, сводка и др.) документы.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решения на собраниях, совещаниях, заседания (рис. 9).

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, — предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложения составителя (рис. 10).

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая, как было сказано, содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (напр