Тема 6. Организация работы с конфиденциальными документами

Существуют этические критерии цивилизованного предпринимательства. Особое место в деловых отношениях занимают честность и порядочность. Честность и порядочность являются неотъемлемыми качествами стременного делового человека. Миллионные устные сделки заключаются без свидетелей. Товары на многие тысячи долларов ежегодно продаются на основе неоформленных контрактов. Многие оптовые фирмы доверяют своим поставщика самим заполнять сопроводительные документы на заказываемые ими самими товары. Важно при этом соблюдать коммерческую тайну.

Коммерческая тайна - охраняемое законодательством в условиях рыночных отношений право на засекречивание производственных, торговых и финансовых операций и документации.

Правила секретности и соблюдения коммерческой тайны ограничивают доступ государственных агентов к статистическим материалам, которыми располагают частные фирмы и организации.

Предметом коммерческой тайны могут быть свойственные данной организации особенности, индивидуальные детали коммерческой деятельности, деловые связи и т.д. Например, многие фирмы не скажут вам о местах закупки сырья и товаров, о поставщиках, о будущих прибылях, методах установления цен. Производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, получения добросовестного преимущества над конкурентами).

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

- назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и размножения документов;

- отдельную регистрацию документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства предприятия;

- с ограниченным количеством копий;

- в специально выделенном помещении;

- в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

- с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в завершительном листе.

Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Запрещается:

- изъятие конфиденциальных документов из дел;

- перемещение их одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;

- несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

- ставится в известность руководитель предприятия:

- служба безопасности;

- принимаются меры к розыску документа.

на утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные. документы для архивного хранения или уничтожения.

Архивное хранение конфиденциальных. документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение конфиденциальных. документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения (коммерческую тайну), на предприятии разрабатывается Перечень - сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия. Перечень вводится специальным приказом директора в виде приложения к приказу. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с этим приказом и приложением к нему.

Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» определен перечень сведений, которые не являются коммерческой тайной. В отношении этих сведений обладателем информации не могут быть установлены правовые, организационные, технические и иные меры по охране ее конфиденциальности.

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Работник, получивший доступ к конфиденциальной информации, должен подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны (рис.20). Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Договор о передаче конфиденциальной информации составляется, как правило, при проведении совместных работ, выполнении подрядных работ, оказании сервисных услуг и т.п. Этот документ устанавливает порядок передачи конфиденциальной информации, ее защиту, ответственность за разглашение, использование не по назначению или утечку. Договоры относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в суде в случае возникновения споров, разногласий. Оформлены они должны быть безукоризненно. Подписи сторон договора должны быть сделаны разборчиво, чтобы можно было однозначно установить автора подписи. Если текст договора составлен на нескольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев подписывается каждый лист договора, чтобы исключить заявления недобросовестных партнеров о том, что они не знакомы с тем или иным листом. Заверяются договоры печатями организаций-контрагентов.

 

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО   00.00.0000 №_ о неразглашении коммерческой тайны Я_____________________________________________________________________ амилия, имя, отчество) в качестве работника (служащего)_____________________________________________ (наименование предприятия) в период трудовых (служебных) отношений с предприятием (его правопреемником) и в течение_______________________ после их окончания обязуюсь: (срок) не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, которые мне будут доверены или станут известны по работе (службе); не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, без согласия предприятия; выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия; в случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения о коммерческой тайне предприятия немедленно сообщить_____________________________________________________________________________; (должностное лицо или подразделение предприятия) сохранять коммерческую тайну тех предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия; не использовать знание коммерческой тайны предприятия для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию; в случае моего увольнения все носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, чертежи, магнитные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кинофотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и пр.), которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы на предприятии, передать ________________________________________________________________; (должностное лицо или подразделение предприятия) об утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны предприятия, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений немедленно сообщать _______________________. (должностное лицо или подразделение предприятия) До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия. Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба предприятию (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.   Должность Подпись И.О. Фамилия

Рис. 21. Макет обязательства о неразглашении коммерческой тайны

 

Контрольные вопросы

Документы, представляющие коммерческую тайну.

Опишите организацию работы с конфиденциальными документами

Что входит в нормативно – методическое обеспечение защиты документационной информации.

 

Самостоятельная работа

Задание № 11

Выполнить по вариантам задания №1.

Вариант	Задание
	Какие сведения представляют коммерческую тайну
	Какие меры предпринимаются по охране конфиденциальности информации
	Какие основные бланки документов представляют коммерческую тайну
	Какие основные документы представляют промышленную тайну
	Какие основные документы представляют финансово-промышленную тайну
	Что такое режим коммерческой тайны
	Как оформляется Журнал регистрации документов с грифом «КТ»
	Как оформляется Журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»
	Какие документы и сведения не могут составлять коммерческую тайну
	Кто определяет коммерческую тайну документа