Порядок прохождения и исполнения входящих документов

Входящий документ — это документ, поступивший на предприятие, в организацию, учреждение. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой. Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляются секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Полный цикл прохождения поступающих документов включает следующие этапы обработки: прием и первичную обработку входящей корреспонденции; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела.

При первичной обработке осуществляют проверку правильности доставки (адресования), проверку количества листов поступившего документа, а также проверку наличия приложения. При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

При отсутствии листов документа или приложения ставится в известность отправитель, делается пометка на самом документе, и обязательно делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в фафе «Примечание»). Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право фаждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private») или «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуска к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждом учреждении целесообразно иметь перечень документов, на подлежащих регистрации службой делопроизводства. К ним относятся такие документы, как поздравительные письма и телефам-мы, рекламные проспекты, информация для сведения.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: руководителю предприятия; заместителям руководителя предприятия; в сфуктурные подразделения; конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», который содержит входящий номер документа, дату поступления, время поступления (при необходимости). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, нормативные документы, контракты и т.д.).

Документы, не требующие принятия решений на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения. Без разметки передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации в рамках одного года с 1 января по 31 декабря, начиная с 1 (или 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и указать сроки исполнения. Указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения. Отдельные важные и срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело.

 

7.3. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, а также по электронной почте.

Основные этапы обработки исходящих документов включают в себя: составление проекта документа исполнителем; проверку правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях — утверждение); регистрация документа, отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс должен быть так организован, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Проект исходящего документа представляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». Журнал содержит следующие графы: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат; краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации в рамках одного года - с 1января по 31 декабря, начиная с №1 (или 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях); регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документа исполнителю; контроль исполнения документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело.