Номенклатура дел бухгалтерии

 

Индекс	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел	Срок хранения, ст. по перечню	Примечание
3-1 3-2	Годовой баланс Должностные инструкции работников бухгалтерии	1 1	пост. ст. 3036 3 года, ст. 56
3-3	Лицевые счета		75 лет, ст. 311а
3-4	по заработной плате Контракты, договоры с организациями о размещении рекламы, другой совместной деятельности		5 лет, ст. 337
3-5	Приказы, инструкции, указания вышестоящих (контролирующих) организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности		До минования надобности Ст. 18 б
3-6	Расчетные платежные ведомости		3 года, ст. 312	При от-сутствии-лицевых счетов —75 л
3-7	Главная книга		3 года, ст. 316	При
3-8	Кассовая книга		3 года, ст. 317	условии завершения ревизии -»-

Начальник секретариата Подпись А.Т. Столбова

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («канцелярия», «дирекция», «отдел документационного обеспечения управления»). Другие отделы располагаются после секретариата в порядке их значимости. Каждое подразделение получает порядковый номер (секретариат — 1, информационно-аналитический отдел -2, бухгалтерия — 3 и т.д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-02 (1 — соответствует секретариату, а 02 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа (акты, приказы, протоколы); краткое содержание («Переписка с ЗАО «Ритм» по поставкам оборудования»); дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по личному составу за 2003 г.»).

Срок хранения каждого дела определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных и т. д. В графе «Примечание» при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и полки, где оно хранится.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Номенклатура подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. "Номенклатура составляется в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа (сейфа) с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура составляется ежегодно в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

7.7. Формирование и оформление дел

Формирование дела — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

— в дело помещаются документы, по которым работа завершена;

— документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

— документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

— документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

— в дело, как правило, включается один экземпляр документа;

— в дело, как правило, формируются документы одного года;

— в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

— устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

— протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

— приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

— документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту сотрудников;

— документы ограниченного доступа с грифом «Для служебного пользования» или «Коммерческая тайна» формируют отдельно от других документов предприятия;

— переписку предприятия делят на две папки: с входящей и исходящей корреспонденцией;

— если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2004 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

На обложке дела в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования» указываются наименование организации, структурное подразделение, номер папки по номенклатуре дел, заголовок дела, год заведения, срок хранения.

Оперативное хранение дел

Оперативным называют хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

За сохранность документов ответственность несут руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства. Обычные документы хранятся в шкафах, на стеллажах, а документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др. — в сейфах. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Для удобства поиска необходимого дела и проверки наличия дел номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел поиск любого исполненного документа не превышает пяти минут.

Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится для обеспечения сохранности дел, установления пропавших документов (дел), поиска пропавших документов (дел), восстановления документов, не найденных в результате поиска. Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, не реже одного раза в год.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения), а также сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия). Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На дело, выданное сотрудникам предприятия, заводят карту — заместитель дела, в которой указывают: номер дела; дату выдачу; кому выдано; структурное подразделение; подпись исполнителя; срок возврата; отметку о возврате; примечание. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документов. В карте-заместителе указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хране ния 5 и 10 лет. Такие документы, как правило, на архивное хранение не передаются и продолжают храниться в структурных подразделениях. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.