Приказное (столбцовое) делопроизводство (XVI - XVII вв. )

На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XVв.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления. Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству. Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования. С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата. Высшим органом государственной власти стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны. «Офисы» (центральный орган управления) того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в. По назначению приказы делились на посольский, поместный, тайных дел, холопий, большой казны и другие. Точное количество приказов не известно, разные исследователи считают, что их было более сорока. Во главе приказов стоял приказной судья. Ниже шли товарищи главного судьи, назначаемые из думных чинов. В их ведении находились дьяки (до трех) и подьячие: старшие, «средней руки», «молодшие». Именно они занимались делопроизводством и вели всю работу с документами. Работа дьяков и подьячих строго контролировалась, за ошибки в документах их наказывали - били, лишали жалованья. Работа с документами была организована следующим образом. Дьяк проставлял на поступившем в приказ документе «помету», т.е. давал указание, что надо сделать в соответствии с содержанием: «сделать выпись», вклеить в столб» и т.д. Старший («старый») подьячий готовил проекты документов, средний - делал выписки из документов, наводил справки, хранил дела, опечатывал сундуки или лари, где они хранились, младшие - переписывали черновики набело. Дьяк, иногда старший подьячий удостоверяли документ, проставляя на нем припись - свою должность, имя и фамилию. Ни царь, ни бояре документы не подписывали. Местными органами управления являлись различные избы -губная, съезжая, приказная. В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства». Текст писали на полосках бумаги шириной 15-17 см. Если он не умещался на одном листе, его продолжали на втором и т.д. Затем листы склеивали в ленту, а место склейки называли «сстав». Затем документ сворачивали в свиток, названный «столбцом». Столбцы использовались и при формировании дел. Первым документом обычно был инициативный документ, например челобитная. К ней по мере поступления или создания, т.е. в хронологической последовательности, подклеивались все документы, необходимые для решения вопроса. В результате получался свиток - столбец. На долгое время столбец стал основной формой документа в России. Таким образом, для этого периода характерна столбцовая техника делопроизводства. С X века пергамент стал вытесняться бумагой. Писались документы гусиными перьями. Химический состав бумаги и чернил обеспечили большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов того времени.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: Поступление документа на рассмотрение; Подготовка дел к «докладу»; Рассмотрение и решение дела; Оформление документа, содержащего решение. Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты (царские указы, посылаемые через приказы на места), приговоры, наказы (указания царя воеводам и другим местным начальникам), доклады, памяти (записки по делу между подьячими из разных приказов), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест), челобитные (обращения граждан). Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. От царя исходили указы, грамоты (вестовая, вкладная, бессудная, отказная, окружная и др.); от Боярской думы - приговоры Боярской думы; от приказов - памяти (высылочная, наказная, приставная, указная и др.). Местные учреждения направляли отписки. Частные лица посылали в государственные учреждения челобитные. Из перечня документов видно, что приказное делопроизводство касалось с основном государственных и гражданских дел. Формуляр документа в XVI - XVII вв. представлял собой сплошной текст. Реквизиты из него не выделялись (за исключением пометы дьяка, даты получения и фамилии лица, доставившего документ). Критерием определения вида документа этого периода служит расположение реквизитов в тексте. В приказном делопроизводстве были и законодательные акты, влиявшие на работу с официальными документами: например, Судебник 1550 года и «Соборное уложение» 1649 года. Таким образом, история делопроизводства в XVI - XVII вв. показывает, что в этот период складываются: Штат служилых людей, обязанностью которых была работа с документами; Система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются управленческие действия и решения; Правила оформления документов; Организация работы с документами (движение внутри приказа, исполнение, удостоверение, формирование, хранение).

Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства. После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющее их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Приказы заняли 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, ревизион-коллегия, Коммерц-коллегия и др. При каждой коллегии был прокурор для контроля за законностью. При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам. В виде тетрадей оформлялись финансовые, регистрационные, учетные и другие документы (всего до трехсот наименований). Тетради сшивались в книги. Но формой документа все же оставался столбец, отражающий характер дела. Промежуточные документы, не вошедшие в столбцы (различные выписки, справки), хранились в связках. Следует отметить особенность регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие. Значительным изменениям подвергся формуляр документа XVIII в. Это было вызвано заменой в 1700 году столбцовой техники на листовую, бумажную. В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве их текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворение мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова. Петр I много времени уделял реформам в области управления государством. Появляются новые учреждения бюрократического типа (коллегии) и регламенты для них. В регламентах определяется состав, компетенция и делопроизводство учреждения. В новые учреждения приглашают иностранцев на канцелярские должности. Результатом этого стало появление множества заимствованных терминов в делопроизводстве. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. В «Генеральном регламенте» были подробно проработаны вопросы документирования, ведения дел, регистрации, контроля исполнения, ответственности. Но коллежское производство отличалось чрезвычайной медлительностью. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии. «Все лучшее через советы бывает», -говорится на этот счет в Генеральном регламенте в главе «О преимуществе коллегий». Делопроизводство получило твердую законодательную основу. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера - входящий и исходящий. Высшим органом власти стал Сенат - законодательный и надзирающий за правительственными учреждениями орган, приказы были заменены коллегиями, на местах были созданы губернские, провинциальные и уездные канцелярии. Коллегия состояла из присутствия, канцелярии, контор. В присутствии обсуждали и принимали решения по вопросам управления. В канцелярии обрабатывали входящие и исходящие документы, готовили вопрос к слушанию на заседании присутствия. В конторах вели финансовые документы.

Министерское делопроизводство (XIX - начало XX вв.)

«Общее учреждение министерства» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями. Начало XIX века ознаменовалось мощным ростом производства и новой реформой в сфере управления: появились министерства. Коллегии были заменены министерствами. Отличие министерского делопроизводства от коллежского было обусловлено, прежде всего, изменением принципа принятия управленческих решений. Он стал единоначальным: каждое должностное лицо отвечало за конкретный участок управленческой деятельности и в соответствии со своими обязанностями принимало участие в подготовке проекта документа. В процессе подготовки документ проходил путь от столоначальника до министра. Министерство возглавил министр, а в его отсутствие - единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие. Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство). В 1810 году создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. «Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы: Порядок вступления дел; Движение их, или собственно так называемое производство; Отправление дел; Ревизия; Отчеты. Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов. Регистрация документов была обязательной. Все входящие и исходящие документы регистрировались в журналах. Каждый журнал состоял из трех частей: для регистрации документов, полученных от верховной власти, для «обыкновенных бумаг» и для секретных документов. Закон выделял следующие категории документов, которые подписывались конкретным должностным лицом (министром), а также виды документов, направляемые учреждениями и должностными лицами: От императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (всеподданнейшие доклады) или записки, представления, отчеты; От Государственного совета министр получал высочайше утвержденные мнения, направлял представления; От Сената министр получал сенатские указы, направлял представления, рапорты, доношения; От Комитета министров посылались выписки из журналов заседаний, министр же направлял записки и представления; Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение. Отношения, сообщения, официальные письма служили для переписки между министерствами. Подчиненным учреждениям направлялись предписания, от них в вышестоящие инстанции шли рапорты, доношения, представления. Директор департамента обладал правом посылать: Министру записки (докладные записки), представления; В департаменты других министерств - отношения; Подчиненным - предписания. В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством. До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта. Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена. В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями. В XIX в. пытались бороться с ростом количества документов. Об этом свидетельствуют законодательные акты, названные «сокращением документооборота», «сокращением переписки» и изданные в 1831, 1852, 1860 годах. В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов. В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса. Это должно было ускорить прохождение дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на: Чрезвычайные (например, дела по злоупотреблениям); Срочные; Текущие (ведомости, донесения, переписка). Чрезвычайные и срочные дела принимались к производству незамедлительно. Но из-за того, что документы писались пером по бумаге и регистрировались в многочисленных журналах, создание и прохождение документа оставалось все же длительным процессом. В конце XIX века в учреждениях появились пишущие машинки. Это привело к революционным преобразованиям в системе делопроизводства. Скорость печати, компактный вид документа, возможность получения сразу нескольких копий - все это упростило процесс документирования и сократило объем документов. Появление телеграфа привело к распространению новых видов документов - телеграмм и телефонограмм. В некоторых учреждениях значительно ускорили обработку документов путем применения механических нумераторов и штампов. К этому времени появляется первая делопроизводственная литература. Издавались многочисленные сборники, содержащие образцы разнообразных документов (письмовики). Они предназначались как для чиновников разного толка, так и для частных лиц, решивших обратиться в государственные учреждения. Документы этого времени касались уже не только государственных и гражданских, но и производственных отношений.