Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема 4. Организация работы с документамиСодержание книги
Похожие статьи вашей тематики
Поиск на нашем сайте
По личному составу Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу. Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы: - документация, связанная с комплектованием персонала организации; - документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе; - документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины; - документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением. Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением следующих документов: резюме, заявление о приеме на работу, анкета или автобиография по согласованию работника и работодателя, трудовой договор, приказ о приеме на работу ф. № Т-1, запись в трудовой книжке, запись в личной карточке по ф. № Т-2, открытие личного счета в бухгалтерии. Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента по следующему образцу (рис. 17).
Директору_ (наименование организации) от Фамилия, Имя, Отчество адрес
ЗАЯВЛЕНИЕ Дата: 00.00.0000
Прошу принять меня на работу, на должность____________________________ (указывается должность) в ______________________________________. (отдел, цех)
Подпись:_______________
Виза руководителя подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда 00.00.0 (подпись) И. О. Фамилия
Рис. 17. Примерная форма заявления о приеме на работу При приеме на работу кроме письменного заявления администрация обязана потребовать от поступающего предъявления следующих документов (ст. 65 ТК РФ): — трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, — справки о последнем занятии, выданной по месту жительства; — паспорта; — страховое свидетельство пенсионного страхования; — военного билета (для военнообязанных). При оформлении на работу, требующую специальных знаний, необходимо предъявление диплома или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке. При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требуется предъявление свидетельства о рождении. Если гражданин РФ принимается на государственную службу в федеральные органы, он обязан представить сведения о своем имущественном положении, а также ряд других документов (автобиографию, служебную характеристику с последнего места работы, справку о состоянии здоровья). Право поступления на госслужбу имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным Федеральным законом для государственных служащих1. Для привлечения на работу иностранных граждан необходимо получение разрешения Федеральной миграционной службы России. Разрешения выдаются, как правило, на срок до одного года. Российские граждане на занятие вакантных рабочих мест имеют приоритет перед иностранными. Общий порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также другими необходимыми сведениями и его обязанностями. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране. В связи с тем, что согласно ТК РФ среди документов, необходимых при поступлении на работу, не значится анкета, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Однако если поступающий не возражает против того, чтобы сообщить дополнительные сведения о себе, служба управления персоналом от этого только выиграет. Форма анкеты приведена ниже. Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. Например, при проведении конкурса на замещение вакантных должностей в вузах от конкурсантов требуется письменная служебная характеристика с последнего места работы, при приеме на работу инвалидов должна быть представлена трудовая характеристика МСЭК. В некоторых случаях законодательство предоставляет администрации право требовать от принимаемых на работу предоставления сведений о противоэпидемических иммунизациях, а также о нахождении на учете в наркологических и психоневрологических диспансерах. В последнее время некоторые организации проводят тестирование или другие мероприятия с целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности. Поскольку такие испытания при приеме на работу не предусмотрены действующим законодательством, можно рекомендовать, в случае затруднительности определения деловых качеств работника, принимать претендента на должность с испытательным сроком. Испытание не устанавливается при приеме на работу: лиц, не достигших восемнадцати лет; беременных женщин; молодых рабочих по окончании профессионально-технических учебных заведений; молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений; лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу. Испытание не устанавливается также при приеме на работу в другую местность. Испытание не может быть установлено и для руководителей, избранных на должность, для лиц, поступающих на выборные должности и по конкурсу, а также для работников, направленных на работу по окончании аспирантуры с отрывом от производства. При приеме на работу временных работников испытание не устанавливается, это относится также и к сезонным работникам. Срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а для руководителей, главных бухгалтеров, их заместителей, руководителей филиалов, представительств. Если в трудовом договоре или в приказе (распоряжении) о приеме на работу не оговаривается испытание, работник вправе считать себя принятым на работу без испытания. Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, он считается выдержавшим испытание. При неудовлетворительном результате испытания освобождение работника от работы производится администрацией предприятия, организации без согласования с соответствующим выборным профсоюзным органом. В период испытания на работника полностью распространяется законодательство о труде. Запрещается совместная служба на одном и том же государственном или муниципальном предприятии, в учреждении, организации лиц, состоящих между собой в близком родстве или свойстве, если их служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому. Анкета составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью. АНКЕТА (Заполняется собственноручно) 1. Фамилия. 2.Имя_ 3.Отчество. Место для фотокарточки 4x6
Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления нескольких работников. Формы № Т-1 и № Т-1а приводятся в Приложение. Указанные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника/ Личная карточка по форме № Т-2 заполняется на всех работников, кроме государственных служащих. При приеме на государственную службу на работника заполняется личная карточка по форме № Т-2 ГС. Для научных и научно-педагогических работников кроме того заполняется учетная карточка по форме № Т-4. Заключение трудового договора осуществляется согласно Трудовому кодексу РФ. Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем (предприятием, учреждением, организацией, отдельным гражданином), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон (ст. 21, 22 ТК РФ). Трудовой договор должен иметь следующие реквизиты: название документа, дату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Договор составляется в двух экземплярах, подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, другой вручается работнику. Министерством труда и социального развития РФ рекомендуется следующая типовая форма трудового договора. Оформление документов о приеме на работу заканчивается составлением личного дела. Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников. Личные дела содержат следующие документы: — заявление о приеме на работу; — приказ (распоряжение) о приеме на работу; — анкету составляются по взаимному согласию — автобиографию работника и работодателя — резюме; — копии документов об образовании; — копию документа об утверждении в должности (в отдельных случаях); — характеристики или рекомендательные письма; — трудовой договор; — аттестационные листы; — список научных трудов и изобретений; — приказы (распоряжения) о перемещении работника; — справки разного рода о данном работнике; — приказы (распоряжения) о прекращении действия трудового договора. Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно. Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов. Личное дело — документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение. 1.Оформление и заполнение трудовой книжки Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда). Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет. Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской Федерации. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся: — сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; — сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение; — сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали счетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.); — сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях. Взыскания в трудовую книжку не записываются. Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой предприятия, организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2 ГС. Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются ТК РФ. Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, а также в случае простоя. Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии, в учреждении, организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (контрактом). Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Переводом на другую работу, требующим согласия работника, следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при заключении трудового договора. Наиболее часто встречающимся вариантом перевода является перевод в другое подразделение организации на другую должность. Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника на предмет соответствия занимаемой должности или достаточности его квалификации. В соответствии с рекомендацией аттестационной комиссии и с соблюдением действующего законодательства принимается решение о материальном или моральном поощрении отдельных работников за достигнутые ими успехи, изменении должностных окладов по соответствующей должности, установлении или отмене надбавок к должностным окладам, повышении или понижении в должности, об освобождении от занимаемой должности. Перевод на другую должность оформляются приказом (распоряжением) по форме № Т-5 для одного работника и № Т-5а для группы работников. Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, Влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в бухгалтерию. Приказ по форме № Т-5 или № Т-5а о переводе на другую должность Запись в трудовой книжке Запись в личной карточке (ф.№Т-2или№Т-2ГС) Бухгалтерия (запись в лицевом счете по заработной плате) Последовательность документирования перевода работника на другую должность. 2. Меры взыскания и поощрения Кодекс законов о труде Российской Федерации предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение. В ТК РФ содержится перечень поощрений и взысканий, а также порядок применения их к работникам. За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются следующие поощрения: объявление благодарности; выдача денежной премии; награждение ценным подарком; награждение Почетной грамотой; занесение в Книгу почета, на Доску почета. Перечень перечисленных мер поощрения является примерным. Поощрение объявляется в приказе (распоряжении) по форме № Т-11 или № Т-11а, доводится до сведения трудового коллектива и заносится в трудовую книжку работника. Форма № Т-11, Форма № Т-11а идентична по содержанию форме № Т-11, рассчитана на группу работников. За особые трудовые заслуги работники представляются в вышестоящие органы к поощрению, к награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными значками и к присвоению почетных званий и звания лучшего работника по данной профессии. ТК РФ за допущенные проступки предусматривает применение следующих дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, увольнение. Для государственных служащих применяется дополнительно и такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном соответствии. Применение мер взыскания, не предусмотренных действующим законодательством, не допускается. Взыскания в трудовую книжку не записываются. 3. Состав документации, оформляемой при увольнении работника Увольнение (высвобождение) работника осуществляется по схеме Заявление работника или иные основания для увольнения. Приказ (распоряжение) об увольнении (о прекращении действия трудового договора), ф. № Т-8 Запись в трудовой книжке Запись в личной карточке (ф.№Т-2или№Т-2ГС) Бухгалтерия (закрытие лицевого счета по заработной плате). Последовательность документирования увольнения работника Трудовой договор, заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Основания для прекращения действия трудового договора установлены TK РФ. Перечислим их; — соглашение сторон; — истечение срока трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения; — расторжение трудового договора по инициативе работника; — расторжение трудового договора по инициативе администрации; — расторжение трудового договора по требованию профсоюзного органа; — перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, или переход на выборную должность; — отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с организацией, а также отказ от продолжения работы в связи с изменениями существующих условий труда; — призыв или поступление работника на военную службу; — вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы (кроме случаев условного осуждения и отсрочки исполнения приговора). Каждое из оснований для прекращения действия трудового договора (увольнения) подробно освещается в ТК РФ. Здесь рассмотрим наиболее чаще встречающее основание расторжение договора по инициативе работника, т. е. увольнение по собственному желанию. Увольнение по собственному желанию производится на основании письменного заявления работника. Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы по форме: Директору_ (наименование организации) от Фамилия, Имя, Отчество должность ЗАЯВЛЕНИЕ Дата: 00.00.0000 Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с указывается причина увольнения указывается дата увольнения Подпись: И. О. Фамилия Виза руководителя предприятия с указанием о подготовке приказа Рис.18. Примерная форма заявления работника об увольнении Заявление об увольнении подписывается руководителем организации, на основании чего издается приказ по форме № Т-8. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2ГС. Бухгалтерия организации на основании приказа производит полный расчет с работником. Приказ вносится в личное дело работника, которое сдается в архив. Приведем форму № Т-8. Возможно оформление приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора одновременно на нескольких работников. Форма такого приказа (№ Т-8а) по составу реквизитов идентична форме № Т-8, а по структуре аналогична форме № Т- 1а и здесь не приводится. Учитывая особую юридическую важность факта увольнения, представляется целесообразным оформление персонального приказа. Автобиография - документ по личному составу, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:наименование вида документа; текст; дата; подпись и ее расшифровка. В тексте освещаются следующие вопросы: фамилия, имя отчество, год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, награды, поощрения, семейное положение. Отмечают участие в общественной жизни. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность или предоставлении отпуска (рис.17). Заявление пишется от руки в произвольной форме или трафаретном бланке на бумаге формата А4. В заявлении не принято употреблять архаизмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказывать»). Реквизиты заявления: автор, адресат, текст, дата, подпись.
Рис. 19. Образец заявления о приеме на работу Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия (рис. 18). Реквизиты приказа по личному составу:наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст; основания к пунктам; подпись руководителя; визы согласования документа; подписи сотрудников, ознакомленных с приказом. Трудовой договор — это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.п.). Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу (Приложение). Личное дело – э то совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Характеристика - документ по личному составу, содержащий описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражающий мнение администрации о нем. Характеристику составляют администрация и общественные организации (если они есть) предприятия по просьбе работника, по запросу других организаций. Реквизиты характеристики: наименование вида документа; текст; подписи; дата; печать. Текст характеристики состоит из двух частей: вводной, где указываются фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии; основной части, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.
Рис.20. Образец характеристики Если характеристика утверждается трудовым коллективом, то делается ссылка на дату и номер протокола. Характеристику подписывают руководитель организации, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Печатают характеристику в двух экземплярах и заверяют печатью. Второй экземпляр подшивается в личное дело. Контрольные вопросы 1.Приведите классификацию документации по оформлению трудовых правоотношений (по личному составу). 2.Какова последовательность оформления и состав документации при поступлении на работу? 3.Какие сведения о поступающем на работу указываются в личных карточках работника и государственного служащего? 4.Назовите реквизиты трудового договора, изложите его содержание. 5.Каков порядок оформления и заполнения трудовой книжки? 6.Каковы последовательность оформления и условия перевода работника на другую должность? 7.Каков состав документации, оформляемой при увольнении работника? Назовите причины, по которым работник может быть освобожден от работы (уволен). 8.Перечислите какие документы должен предъявить работодателю, поступающий на работу согласно ТК РФ.
Самостоятельная работа Задание № 8 Составьте документы по вариантам задания №1. 1. Напишите приказ генерального директора ЗАО «ОЗО» о приеме Вас на работу бухгалтером. 2. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно. 3. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в ВУЗ. 4. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ». 5. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 6. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу. 7. Составьте резюме для занятия вакантной должности менеджера, маркетолога, менеджера по продаже товаров и т.д. (по выбору). 8. Составьте на свое имя приказ (распоряжение) о поощрении вас за хорошую работу. 9. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации. 10. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия. Задание № 9 Выполнить: - при окончании № зачетки на четную цифру: схему документирования при приеме работника; - при окончании № зачетки на нечетную цифру: схему документирования при увольнении работника; - при окончании № зачетки на 0:схему документирования при переводе работников.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-08; просмотров: 788; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.117.119.34 (0.013 с.) |