Складання номенклатури справ

 

28.1. У суді складаються номенклатури справ підрозділів апарату суду і зведена номенклатура справ суду (додаток 44).

Номенклатура справ підрозділів апарату суду розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у підрозділі апарату суду, на підставі документів з усіх питань його діяльності.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ підрозділів апарату суду.

Методична допомога у складанні номенклатур справ надається архівом суду.

28.2. За складання номенклатури справ та її ведення відповідає служба діловодства за участю архіву суду.

28.3. Під час складання номенклатури справ суду слід використовувати положення про структурні підрозділи, штатні розписи суду, номенклатуру справ суду за минулі роки, типові та галузеві переліки із зазначенням строків зберігання документів.

28.4. Під час складання зведеної номенклатури справ у суді використовуються структурний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства.

28.5. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

1) у графі 1 проставляються індекси кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу суду та порядкового номера справи в межах підрозділу;

2) у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

3) графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

4) у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номер статті за переліком документів із строками зберігання;

5) у графі 5 номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву суду.

28.6. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

28.7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

28.8. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідною державною архівною установою.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

1) перший (недоторканий) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства;

2) другий використовується службою діловодства як робочий;

3) третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

4) четвертий надсилається до відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Підрозділи апарату суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання у роботі.

28.9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник служби діловодства. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів).

28.10. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Номенклатура справ суду затверджується керівником апарату суду не пізніше грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

28.11. Номенклатура справ суду схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи один раз на п'ять років або щорічно у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду, після чого затверджується керівником апарату суду.

 

29. Експертиза цінності документів

29.1. Експертиза цінності документів суду проводиться з метою внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

29.2. Експертиза цінності документів суду проводиться за принципами та критеріями, встановленими нормативно-правовими актами.

29.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів у суді утворюється постійно діюча експертна комісія (далі –ЕК).

Функції, права та обов'язки експертної комісії, а також організація її роботи визначаються відповідним положенням, яке затверджується керівником апарату суду.

29.4. До складу ЕК суду включаються керівник служби діловодства, керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів), працівники апарату суду, окремі судді (за згодою), а також представники ЕПК відповідної державної архівної установи.

29.5. З питань організації та методики проведення експертизицінності документів ЕК суду керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державної архівної служби України та положенням про ЕК.

29.6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником апарату суду, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

29.7. Рішення ЕК з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформлюється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності – заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником апарату суду, за рішенням якого була утворена комісія. У разі відмови затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів, її голова може звернутися зі скаргою до ЕПК відповідної державної архівної установи, рішення якої є остаточним.

29.8. Секретар ЕК суду за вказівками її голови забезпечує скликання ЕК суду, складає протоколи засідань, доводить до відома підрозділів і відповідних працівників апарату суду рішення ЕК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК суду і забезпечує її оперативне зберігання.

29.9 Експертиза цінності документів суду здійснюється щорічно службою діловодства разом з ЕК суду під методичним керівництвом архіву суду або особи, відповідальної за архів.

29.10. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання у структурних підрозділах апарату суду, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

29.11. Строки зберігання справ суду (крім судових справ) визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року № 578/5.

29.12. Строки зберігання судових справ, документів обліку судових справ та матеріалів, інших документів, пов'язаних із здійсненням правосуддя, визначаються Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22.

29.13. Справи з позначкою “ЕПК”, у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після закінчення експертизи цінності документів.

29.14. Під час проведення експертизи цінності виявлені дублетні документи, чернетки, неоформлені копії підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

29.15. У разі встановлення у процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними підрозділами апарату суду здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву суду затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 45), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і вживає заходи щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного підрозділу апарату суду, передається до архіву суду.

29.16. За результатами експертизи цінності в суді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ (додаток 46). При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо.

29.17. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК суду одночасно. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.

29.18. Схвалені ЕПК відповідної державної архівної установи описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з кадрових питань (особового складу) та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником апарату суду, після чого документи можуть бути знищені.

29.19. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2011 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2015 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2017 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

29.20. Акт про вилучення документів для знищення складається у двох примірниках на всі справи суду в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

29.21. При внесенні до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, судові справи вносяться під загальним заголовком. У примітках акту зазначається: "Перелік справ суду, з яких вилучено оригінали судових рішень, додається".

29.22. У реєстраційній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.

29.23. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

29.24. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата передання документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду суду та зберігаються в архіві суду.

29.25. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

29.26. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією.

 

30. Оформлення справ та передання до архіву суду на зберігання

30.1. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи у діловодстві суду (наряди) – після закінчення поточного року.

30.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повністю оформлюються судові справи, справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, справи з кадрових питань (особового складу).

Повне оформлення справи передбачає: підшивання справи; нумерацію аркушів справи; складання внутрішнього опису документів справи; складання засвідчувального напису (додаток 28); внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

Частково оформлюються справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити повторну систематизацію документів.

З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням наступних правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором;

аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо;

фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

аркуш формату, більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. А потім фальцюється на формат А-4;

аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті;

у разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша;

у разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо);

усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі;

застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

30.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання, оформлюється за встановленою формою (додаток 47).

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

30.4. Закінчені діловодством справи постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву суду для наступного зберігання й використання. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів суду через 2 роки.

Передання справ до архіву суду здійснюється за графіком, складеним службою діловодства, погодженим з керівниками підрозділів апарату суду і затвердженим керівником апарату суду.

30.5. Дозвіл на передання судової справи до архіву суду дає суддя, під головуванням якого розглянуто справу, засвідчивши це своїм підписом із зазначенням дати у довідковому листі обкладинки судової справи. На обкладинці справи зазначається напис "До архіву".

30.6. При наданні дозволу на передання судових справ (проваджень), розгляд яких передбачено кримінальним процесуальним законодавством, до архіву суду слід керуватись такими правилами:

1) справа (провадження), за якою особу засуджено до штрафу або з особи стягнуто грошові суми на користь держави, передається до архіву суду після долучення до справи (провадження) квитанції про оплату вказаної у вироку суми.

У разі заміни штрафу покаранням у виді виправних або громадських робіт справа (провадження) передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання;

2) справа (провадження), за якою особа засуджена до позбавлення військового, спеціального звання, рангу, чину або кваліфікаційного класу, а також позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про виконання вироку в цій частині або про вилучення відповідного документа, який надає особі право займатися певною діяльністю тощо;

3) справа (провадження), за якою особу засуджено до виправних або громадських робіт, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання;

4) справа (провадження), за якою особу засуджено до службових обмежень для військовослужбовців підлягає передачі до архіву суду після отримання від командира військової частини повідомлення про прийняття вироку до виконання;

5) справа (провадження), за якою особа засуджена і підлягає взяттю під варту або якщо засуджений після винесення вироку переховується, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

6) справа (провадження), за якою особа засуджена до позбавлення волі або арешту та перебуває під вартою, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

7) справа (провадження), у якій засуджена особа, що перебуває під вартою, за судовим рішенням звільняється з-під варти, у разі її відсутності в залі судового засідання, підлягає передачі до архіву суду після отримання судом від адміністрації місця попереднього ув'язнення повідомлення про звільнення ув'язненого з-під варти;

8) справа (провадження), за якою особу засуджено до покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, підлягає передачі до архіву суду після отримання судом повідомлення про місце відбування покарання засудженого військовослужбовця;

9) справа (провадження), за якою засуджену особу звільнено від відбування покарання з випробуванням, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) копії постанови суду про звільнення засудженого від призначеного покарання у зв'язку із закінченням іспитового строку або копії судового рішення про скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням і направлення засудженого для відбування покарання.

У разі скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням справа (провадження) передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

10) справа (провадження), за якою оголошено розшук особи, що уникає відбуття покарання після винесення вироку, підлягає передачі до архіву суду після отримання повідомлення про затримання особи та повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого або іншого повідомлення про виконання щодо цієї особи вироку;

11) справа (провадження), за якою судом винесено виправдувальний вирок, підлягає передачі до архіву суду після набрання вироком законної сили;

12) справа (провадження), за якою особу звільнено від покарання, але до неї застосовано примусові заходи медичного характеру, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) документів або постанови суду про припинення примусових заходів медичного характеру, або постанови суду про вирішення питання щодо подальшого відбування покарання осіб;

13) справа (провадження), у якій судом закрито на підставі статей 7, 7¹, 7², 7³, 8 Кримінально-процесуального кодексу України, статті 284 Кримінального процесуального кодексу України підлягає передачі до архіву суду після набрання ухвалою або постановою суду про закриття провадження у справі (провадженні) законної сили;

14) справа (провадження), у якій засудженій особі крім основного покарання призначене ще й додаткове у виді конфіскації майна, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) документів про виконання вироку в цій частині або про неможливість виконання;

15) справа (провадження), у якій засуджену особу зобов'язано до відшкодування збитків, заподіяних злочином, за цивільним позовом на користь фізичної або юридичної особи, підлягає передачі до архіву суду після видачі стягувачу виконавчого листа.

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про виконання вироку суду після набрання ним законної сили, справа (провадження) передається до архіву суду після закінчення календарного року;

16) справа (провадження), у якій до засудженої неповнолітньої особи застосовано примусові заходи виховного характеру, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення служби у справах дітей, органу внутрішніх справ, педагогічного, трудового колективу, окремих громадян про отримання копії вироку;

17) справа (провадження), провадження у якій судом закрито з передачею особи на поруки колективу підприємства, установи чи організації за їх клопотанням про це, прийнятим на загальних зборах, справа (провадження) підлягає передачі до архіву суду після однорічного терміну дії поручительства колективу, якщо до матеріалів кримінальної справи (кримінального провадження) долучено спостережне провадження з характеристиками на особу, яку звільнено від кримінальної відповідальності, або з відомостями про притягнення особи до кримінальної відповідальності у зв'язку з порушенням умов передачі на поруки;

18) справа (провадження), провадження у якій судом закрито, підлягає передачі до архіву суду після приєднання до матеріалів справи (провадження) копій відповідних супровідних листів і повернутих зворотних повідомлень про вручення поштового відправлення із судовим рішенням з підписами осіб, які їх отримали, прокуророві, особі, яка притягалася до відповідальності, його законному представнику, особі, за заявою якої була порушена кримінальна справа (кримінальне провадження), а також потерпілому та цивільному позивачеві;

19) справа (провадження), у якій до засудженої особи застосовано примусове лікування від хвороби, що становить небезпеку для здоров'я інших людей, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання та початок примусового лікування засудженого;

20) справа (провадження) за поданням органу досудового слідства підлягає передачі до архіву суду після приєднання до матеріалів справи (провадження) документів про отримання органом, який вніс до суду подання, та, у передбачених Кримінально-процесуальним кодексом України випадках, особою, стосовно якої розглянуто подання, копії судового рішення;

21) справа (провадження) за скаргою на дії та рішення правоохоронних органів підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) документів про отримання відповідними особами копії постанови (ухвали) суду;

22) справа (провадження) за поданням про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання чи інше звільнення від покарання, скасування звільнення від покарання з випробуванням, про припинення адміністративного нагляду, застосування обмежень, зміну обсягу обмежень особам, яким установлено адміністративний нагляд або іншим подання у порядку виконання судового рішення в кримінальних справах (кримінальних провадженнях) підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення про отримання органом, установою постанови для виконання.

30.7. При наданні дозволу на передання судових справ, розгляд яких передбачено цивільним процесуальним законодавством, слід керуватись такими правилами:

1) справа, що вирішена із задоволенням (частковим задоволенням) позову (заяви) підлягає передачі до архіву суду після видачі виконавчих листів стягувачам, а у справах, по яких не передбачено видачу виконавчого листа - надіслання (видачі) копії судового рішення, що набрало законної сили, відповідним органам (особам), у випадках, встановлених законодавством.

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про примусове виконання рішення суду після набрання ним законної сили, справа передається до архіву суду після закінчення календарного року;

2) справа, у якій у задоволенні позову відмовлено, підлягає передачі до архіву суду після набрання судовим рішенням законної сили;

3) справа, у якій ухвалено судове рішення щодо стягнення судового збору на користь держави, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про зарахування відповідних сум до спеціального фонду державного бюджету або про неможливість виконання судового рішення в цій частині;

4) справа, в якій позов залишено без розгляду, закрито провадження у справі, а також у разі укладення між сторонами мирової угоди, підлягає передачі до архіву суду після набрання судовим рішенням законної сили;

5) справа про позбавлення батьківських прав підлягає передачі до архіву суду після отримання повідомлення від відповідного державного органу реєстрації актів цивільного стану за місцем реєстрації народження дитини повідомлення про отримання копії судового рішення;

6) у разі винесення у справі окремої ухвали суду, справа підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжитих заходів або копії постанови судді про розгляд протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення у зв'язку із залишенням нею окремої ухвали без розгляду.

30.8. При наданні дозволу на передання судових справ, що розглядаються у порядку адміністративного судочинства, слід керуватись такими правилами:

1) справи, вирішені із задоволенням (частковим задоволенням) позову, підлягають передачі в архів суду після видачі виконавчих листів стягувачам про примусове виконання судового рішення після набрання ним законної сили, а у справах, по яких не передбачено видачу виконавчого листа - надіслання (видачі) копії судового рішення відповідним органам (особам).

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про примусове виконання судового рішення після набрання ним законної сили, справа передається до архіву суду після закінчення календарного року;

2) справа, у якій відмовлено у задоволенні позовних вимог, залишено позовну заяву без розгляду або закрито провадження у справі, підлягає передачі в архів суду після набрання судовим рішенням законної сили;

3) справа, у якій суд ухвалив судове рішення не на користь суб'єкта владних повноважень та зобов'язав його подати у встановлений судом строк звіт про виконання судового рішення, підлягає передачі в архів суду після долучення до матеріалів справи такого звіту;

4) справа, у якій ухвалено судове рішення щодо стягнення судового збору на користь держави, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про зарахування відповідних сум до спеціального фонду державного бюджету або про неможливість виконання судового рішення в цій частині;

5) у разі постановлення по справі окремої ухвали, справа передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжитих заходів або копії постанови судді про розгляд протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення у зв'язку із залишенням нею окремої ухвали без розгляду.

30.9. При наданні дозволу на передання судових справ, розгляд яких передбачено законодавством про адміністративні правопорушення, слід керуватись такими правилами:

1) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді адміністративного арешту передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення органу внутрішніх справ про відбуття правопорушником стягнення;

2) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді виправних, громадських робіт передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення відповідного органу про відбуття правопорушником стягнення;

3) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді позбавлення спеціального права, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення відповідного органу про виконання постанови судді;

4) справа з постановою судді про конфіскацію предмета, що став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, грошей, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про конфіскацію предмета, грошей або про неможливість виконання постанови судді;

5) справа з постановою судді про оплатне вилучення предмета, що став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про виконання або про неможливість виконання постанови судді;

6) справа з постановою судді про накладення штрафу передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи документів про оплату штрафу у добровільному порядку, виконання постанови судді у примусовому порядку або про неможливість виконання;

7) справа з постановою судді про накладення адміністративного стягнення у виді попередження підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи розписки особи, стосовно якої розглянуто справу, про вручення копії постанови судді або проголошення її змісту;

8) справа з постановою судді про притягнення до адміністративної відповідальності за стрільбу з вогнепальної, холодної метальної чи пневматичної зброї в населених пунктах і в не відведених для цього місцях або з порушенням установленого порядку, а також за порушення правил зберігання, носіння або перевезення вогнепальної, холодної чи пневматичної зброї і бойових припасів особи, якій вогнепальну зброю, а також бойові припаси ввірено у зв'язку з виконанням службових обов'язків або передано в тимчасове користування, передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи повідомлення органу внутрішніх справ про результати розгляду питання про заборону цій особі користуватися вогнепальною зброєю та прийняті заходи;

9) справа з постановою судді про накладення адміністративного стягнення за корупційні правопорушення передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи повідомлень відповідного органу державної влади, органу місцевого самоврядування, керівника підприємства, установи чи організації, державного чи виборного органу, власника юридичної особи або уповноваженого ним органу про виконання;

10) справа з постановою судді про закриття провадження підлягає передачі до архіву суду після набрання постановою законної сили;

11) при винесенні постанови судді про закриття провадження у справі та звільнення особи від адміністративної відповідальності з передачею матеріалів на розгляд громадської організації або трудового колективу, копії матеріалів справи про адміністративне правопорушення з оригіналом постанови судді передаються до архіву суду у кінці календарного року при наявності повідомлення про заходи громадського впливу.

30.10. Якщо за судовим рішенням необхідно знищити речові докази, повернути речові докази власнику або передбачена їх конфіскація, справа підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про виконання судового рішення в повному обсязі.

30.11. У разі ухвалення у судових справах інших судових рішень для визначення моменту, коли справу можливо передати до архіву суду, слід керуватись рішенням ЕК.

30.12. Підготовка справ підрозділу апарату суду для передання до архіву суду включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі.

30.13. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

30.14. Перед переданням справ до архіву суду до написів на обкладинках справ постійного, тривалого строків зберігання, з кадрових питань (особового складу) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

30.15. На обкладинці судової справи відповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22, вказується дата (рік), до якої включно справа має зберігатись в архіві суду.

30.16. На обкладинці справи (крім судових справ) вказується індекс, назва, дата (рік), термін зберігання сформованої справи відповідно до затвердженої номенклатури справ суду.

30.17. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника підрозділу апарату суду, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архіву суду доставляються працівниками підрозділів апарату суду.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

 

Складання описів справ суду

31.1. Опис справ підрозділу апарату суду (додаток 48) складається за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, за методичною допомогою служби діловодства з дотриманням таких правил: