Передавання процесуальних документів і судових справ (матеріалів кримінального провадження) для розгляду

8.2.1. Визначення судді для розгляду конкретної справи (провадження) здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

8.2.2. Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів кримінального провадження) формуються та роздруковуються загальні реєстри судових справ (матеріалів кримінального провадження) та реєстр судових справ (матеріалів кримінального провадження) на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо.

8.2.3. Після реєстрації всі справи (матеріали кримінального провадження) передаються судді (судді-доповідачу) для розгляду. Передавання справ (матеріалів кримінального провадження) здійснюється під підпис у реєстрі в порядку, визначеному у суді.

Порядок передавання справ (матеріалів кримінального провадження) під підпис у реєстрі визначається наказом голови суду.

8.2.4. Передавання судових справ (матеріалів кримінального провадження) до провадження іншого судді (судді-доповідача) відбувається виключно через канцелярію із внесенням відповідних змін до автоматизованої системи документообігу суду.

8.2.5. У реєстраційну картку інформація щодо руху справи (матеріалів кримінального провадження) вноситься у день ухвалення відповідного судового рішення (порушення провадження у справі, зупинення провадження у справі тощо) або проведення певних дій у справі направлення справи (матеріалів кримінального провадження) в суд апеляційної чи касаційної інстанції тощо).

8.2.6. Після реєстрації кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи (кримінального провадження), передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа (матеріали кримінального провадження). Передавання документів здійснюється під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

 

8.3. Реєстрація і надсилання вихідної кореспонденції, пов ' язаної із судовими справами (матеріалами кримінального провадження)

8.3.1. Вихідними документами суду, пов'язаними із судовими справами (матеріалами кримінального провадження), є належним чином засвідчені копії судових рішень та інші процесуальні документи, що створюються у суді та адресуються юридичним і фізичним особам.

8.3.2. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

Електронна копія процесуального документа зберігається в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюється електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача). Автоматизованою системою документообігу суду на кожній сторінці процесуального документа (в тому числі його оригіналу) в момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, який розміщується в нижньому правому куті документа і дає можливість ідентифікувати такий документ. Забороняється підшивати до матеріалів справи (матеріалв кримінального провадження), надсилати, видавати процесуальні документи без унікального штрих-коду.

Унікальний штрих-код повинен містити код бази даних суду та унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду.

8.3.3. Вихідний процесуальний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для відправлення адресатам.

8.3.4. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та на них проставляється печатка служби діловодства. У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв’язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівником апарату суду і підпис скріплюється печаткою служби діловодства.

8.3.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт, окрім процесуальних документів, які надсилаються з повідомленням про вручення. На конверті проставляються вихідні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

8.3.6. Процесуальні документи надсилаються учасникам судового процесу (судового провадження) у відповідності до вимог процесуального законодавства.

8.3.7. При надсиланні процесуальних документів крім ініціалів та прізвища адресата (найменування юридичної особи) слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, область, місто, поштовий індекс).

8.3.8. Якщо процесуальний документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

8.3.9. Судове рішення, підписане суддею (складом суду) залишається в матеріалах справи (матеріалах кримінального провадження).

8.3.10. Учасникам судового процесу (судового провавдження) надсилаються (видаються) копії судових рішень, засвідчених відміткою "Згідно з оригіналом". Зазначається назва посади, особистий підпис відповідальної особи, яка засвідчує примірник, її ініціали, прізвище, дата засвідчення копії. Копія процесуального документа скріплюється відповідною (не гербовою) печаткою суду так, щоб відбиток печатки охоплював останні кілька літер назви посади відповідальної особи, що засвідчує документ. Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

 

Згідно з оригіналом

Секретар судового засідання підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

15.09.2012

8.3.11. Ухвала про повернення судового збору підписується у двох примірниках та засвідчується гербовою печаткою суду, а у випадку викладення більш ніж на одному аркуші – нумерується та прошивається. Один примірник ухвали направляється заявникові супровідним листом із оригіналом платіжного документа, а другий долучається до матеріалів справи (кримінального провадження).

8.3.12. Виконавчий лист (судовий наказ), підписаний суддею, засвідчується гербовою печаткою суду і видається стягувачеві під розписку або надсилається йому рекомендованим чи цінним листом після набрання судовим рішенням законної сили. Копія виконавчого листа (судового наказу) засвідчується секретарем судового засідання або іншою відповідальною особою у порядку, передбаченому підпунктом 1.3.10. цього пункту, і долучається до матеріалів справи (кримінального провадження).

8.3.13. На звороті копії виконавчого листа (судового наказу), який залишається у справі (матеріалах кримінального провадження), проставляється відмітка про відправлення виконавчого листа (судового наказу) поштою і засвідчується підписом працівника, що здійснював відправлення, а при врученні виконавчого листа (судового наказу) у приміщенні суду під розписку проставляється відмітка про отримання уповноваженою на це особою та засвідчується її підписом.

8.3.14. На звороті у лівому нижньому куті процесуального документа, який виготовляється судом та залишається у справі (маеріалах кримінального провадження), проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправлення документа, що містить вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправлення, підпис працівника, який її здійснив, та може містити відмітку про отримання копії процесуального документа уповноваженим представником адресата.

8.3.15. Не допускається залишення у справі (матеріалах кримінального провадження) вихідного процесуального документа без відмітки про його відправлення або вручення.

8.3.16. Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання матеріалів приєднується до матеріалів справи (кримінального провадження).

8.3.17. Факт неодержання процесуальних документів адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з неотриманими документами та конвертом невідкладно передається відповідному судді для ознайомлення та приєднання до справи (матеріалів кримінального провадження).

 

Особливості проходження процесуальних документів, матеріалів кримінального провадження у кримінальному провадженні