Приймання і реєстрація процесуальних документів та судових справ (матеріалів кримінального провадження)

 

8.1.1. Позовні заяви, апеляційні, судові справи (матеріали кримінального провадження), а також інші документи і матеріали, що стосуються розгляду справ у суді, приймає та реєструє в автоматизованій системі документообігу суду канцелярія суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

На документі, отриманому від учасників судового процесу та їх представників безпосередньо під час судового засідання, накладається резолюція судді (судді-доповідача), яка складається зі слів "До справи", підпису судді та дати. Зазначений документ у цей же день передається для реєстрації, після чого долучається до матеріалів справи (кримінального провадження).

8.1.2. Приймання документів здійснюється щоденно протягом робочого часу канцелярією суду.

За усним зверненням особи, яка подала процесуальний документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії документа працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

8.1.3. Відповідальний працівник апарату суду у день надходження процесуального документа перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, з дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник апарату суду розкриває усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис «Особисто» або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою «Особисто» передаються адресатам без відкривання. Конверти (пакети) з грифом секретності передаються до підрозділу або працівника апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання. Конверти з грифом «Для службового користування» розкриває відповідальний працівник, який має право працювати з документами з грифом "ДСК".

8.1.4. Помилково доставлені до суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи у термін не більш як два дні.

8.1.5. Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 7) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

8.1.6. У разі надходження до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) обов’язково перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (матеріалів кримінального провадження) (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи (матеріалів кримінального провадження), наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису справи).

У випадку виявлення недоліків у формуванні судової справи (матеріалів кримінального провадження) канцелярія суду складає акт про стан справи (матеріалів кримінального провадження), що надійшла до суду, та додає його до матеріалів справи (матеріалів кримінального провадження). Акт підписується трьома працівниками канцелярії, підписи засвідчуються печаткою. Про складання акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

8.1.7. Реєстрація процесуальних документів здійснюється шляхом включення до автоматизованої системи документообігу суду таких даних:

1) дата надходження до суду;

2) інформація про предмет спору;

3) прізвище (найменування) особи (органу), від якої (якого) надійшли документи;

4) прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію;

5) дані про суддю, відомості про судовий збір та інші дані, передбачені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та іншими нормативно-правовими актами.

8.1.8. Для вхідного процесуального документа під час реєстрації автоматизована система документообігу суду генерує реєстраційний номер, що автоматично заноситься до реєстраційної картки. Усі наступні документи, пов'язані з попереднім, реєструються із фіксацією номера первинного документа.

Реєстраційний номер вхідного процесуального документа містить номер за порядком у поточному році, що формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично, та через дріб – рік реєстрації (дві цифри).

Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи (матеріалів кримінального провадження), яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи (матеріалів кримінального провадження) – також за часом їх надходження.

8.1.9. На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, у якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер, підпис особи, яка зареєструвала документ.

8.1.10. Кожній судовій справі (матеріалам кримінального провадження) надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи (матеріалів кримінального провадження) в інстанціях. Номер справи (матеріалів кримінального провадження) складається з коду суду першої інстанції (три цифри), через дріб – номеру справи (матеріалів кримінального провадження) за порядком у поточному році, через дріб – року реєстрації (дві цифри). Наприклад: 901/363/13.

8.1.11. Процесуальні документи, виготовлені судом, повинні містити виключно єдиний унікальний номер, який відповідає номеру справи (матеріалам кримінального провадження). Зазначення на процесуальних документах апеляційної, касаційної інстанцій будь-яких інших номерів не допускається.

8.1.12. У разі скасування судового рішення з направленням справи (матеріалів кримінального провадження) на новий розгляд та у випадку, коли справа (матеріали кримінального провадження) надійшла за підсудністю з іншого суду, номер справи (матеріалів кримінального провадження) залишається незмінним.

8.1.13. У разі об'єднання заяв або справ (матеріалів кримінального провадження) в одну справу (матеріали кримінального провадження) об'єднаній справі (матеріалам кримінального провадження) присвоюється номер тієї справи (матеріалів кримінального провадження), заява у якій зареєстрована в суді першою.

У реєстраційну картку на об'єднану справу (матеріали кримінального провадження) відповідно до ухвали суду вносяться записи про номери справи (справ) (матеріалів кримінального провадження), що об'єднали з першою справою (матеріалами кримінального провадження). Відмітка про об'єднання справи(матеріалів кримінального провадження) також вноситься в реєстраційну картку справи (справ) (матеріалів кримінального провадження), що об'єднали з першою справою (матеріалами кримінального провадження).

8.1.14. Якщо після отримання документів електронною поштою, факсимільним зв'язком до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються за призначенням. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання факсограми (електронного повідомлення).

8.1.15. Повідомлення відділення пошти про вручення або невручення процесуального документа учасникам судового процесу (судового провадження) реєструються в автоматизованій системі документообігу суду та передаються для приєднання до матеріалів справ (матеріалів кримінального провадження).

8.1.16. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

8.1.17. Автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, який може містити індекс, код суду, номер справи (матеріалів кримінального провадження) за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Для реєстрації та обліку судових справ (матеріалів кримінального провадження) в місцевому загальному суді встановлюється такий перелік індексів:

“1-кп” - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

“1-кс” - клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора; заяви про відвід;

“1-в” - клопотання (подання), пов'язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні;

“1-кд” - кримінальна справа (кримінальне провадження) щодо виконання судових доручень;

“1-о” - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

“1-вп” - заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

“1-м” - запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

“2” - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

“2-а” - адміністративні справи, адміністративні позови;

“2-в”- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

“2-ав” - заяви про відновлення втраченого судового провадження в адміністративних справах;

“2-д ”– судові доручення в цивільних справах;

“2-ад” – судові доручення в адміністративних справах;

“2-з” - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви;

“2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

“2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

“2-о” - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

“2-п” - заяви про перегляд заочного рішення;

“2-с” - заяви про скасування судового наказу;

“3” - матеріали про адміністративні правопорушення;

“3-в” – подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

“4-с” - скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

“6” - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (заяви про скасування рішень третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу, заяви про видачу виконавчих листів за рішенням третейського суду, заяви про видачу дублікатів виконавчих листів чи судових наказів, подання державних виконавців);

“6-а” - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;

“8”- заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду чи судового наказу, що набрали законної сили, у цивільних справах.

“8-а”- заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах;

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи (матеріалів кримінального провадження) за номенклатурою справ суду.

 

8.1.18.Для реєстрації та обліку судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді апеляційної інстанції встановлюється такий перелік індексів:

“11-кп” - на матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією;

“11-о” - про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами;

“11-сс” - на матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією;

“11-п” - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;

“22-а” - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, винесені місцевим судом;

“22-ц” - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення та ухвали, винесені місцевим судом;

“8-а” - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

“8-ц” - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

“33” - скарги і подання на постанови у справах про адміністративні правопорушення, винесені суддею місцевого суду.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

8.1.19. Кримінальні справи і матеріали, які перебувають в суді та розглядаються за нормами Кримінально-процесуального кодексу України обліковуються за такими індексами:

“1” – кримінальні справи, про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності;

“1-н” – справи про застосування до неповнолітніх заходів виховного характеру;

“1-п” – справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або для вирішення питання щодо невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв’язку із закінченням строків давності;

“4” – справи за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора та скарги на їх дії та рішення;

“5” – справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;

"9" - кримінальні справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення в порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами;

"10" - апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії;

"11" - справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення.