Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів

3.1. Після реєстрації усі судові справи (матеріалів кримінального провадження) та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ (матеріалів кримінального провадження) та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішення Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.

У разі, коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування", то такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та відповідній обліково-статистичній картці до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

{Пункт 3.1 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі робиться позначка "ДСК".

{Пункт 3.1 доповнено абзацом третім згідно з Наказом Державної судової адміністрації№ 100 від 26.09.2007}

Якщо справа зареєстрована як така, що підлягає розгляду в порядку одного судочинства (провадження), а згодом розглянута в порядку іншого судочинства (провадження), заводиться нова обліково-статистична картка відповідно до категорії справи, за якою вона розглянута. Справі присвоюється новий індекс та номер. Попередньо заведена картка перекреслюється та робиться відмітка "помилково зареєстрована". Картка не вилучається, а зберігається у відповідній картотеці.

{Пункт 3.1 доповнено новим абзацом четвертим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

У разі автоматизованого ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

{Абзац п'ятий пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, автоматично зберігаються у робочій базі даних автоматизованої системи документообігу суду.Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку.

{Абзац п'ятнадцятий в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, до якої з робочої бази переносяться обліково-статистичні картки та інші дані у справах, у яких закінчено провадження.

{Абзац в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи (матеріалів кримінального провадження), матеріалу в суді.

Вимоги щодо захисту даних інформаційної системи наводяться в технічному завданні на створення програмно-технологічного комплексу.

{Пункт 3.1 доповнено абзацом згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

3.2. Матеріали кримінального провадження та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках матеріалів кримінальних проваджень, які формуються на підставі внесеної до автоматизованої системи документообігу суду інформації.

{Пункт 3.2 у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.2.1. Обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності реєструються в обліково-статистичній картці на матеріали кримінального провадження (додаток 3) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінальних проваджень (додаток 4). До алфавітного покажчика матеріалів кримінальних проваджень вносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

На обвинувальний акт щодо декількох осіб обліково-статистична картка заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які після роздрукування скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи.

Заява про перегляд судових рішень, що набрали законної сили, за нововиявленими обставинами реєструється в обліково-статистичній картці про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами (додаток 5) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.3. Заява про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження реєструється в обліково-статистичній картці (додаток 6) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.4. Клопотання слідчого, прокурора та інших осіб, скарги на їх рішення, дії чи бездіяльність, реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 7) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

Заяви про відвід слідчого судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово, реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 7). Матеріали про розгляд заяви про відвід долучаються до матеріалів кримінального провадження, в якому заявлено відвід.

У разі необхідності у суді ведуться алфавітні покажчики матеріалів кримінального провадження (у томах) за відповідними категоріями.

3.2.5. Клопотання (подання) про вирішення питання, пов'язаного із виконанням вироку реєструється в обліково-статистичній картці на кримінальне провадження в порядку виконання судових рішень (додаток 8) та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 9). В алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних провадженнях відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядаються клопотання (подання).

3.2.6. Запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні реєструється в обліково-статистичній картці на матеріали в порядку надання міжнародної правової допомоги (додаток 59) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.3. Цивільні справи, позовні заяви, заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження у яких вироки скасовані в частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються в день надходження до суду у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ (додаток 10).

У разі необхідності ці алфавітні покажчики ведуться за декількома томами залежно від виду цивільного провадження.

3.3.1. Заява про видачу судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (наказне провадження) (додаток 11), заява про скасування судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про скасування судового наказу (додаток 12). Цивільна справа, позовна заява реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (позовне провадження) (додаток 13), заява про перегляд заочного рішення реєструється вобліково-статистичній картці на заяву про перегляд заочного рішення (додаток 14), заява окремого провадження реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (окреме провадження) (додаток 15) та у відповідному томі алфавітного покажчика цивільних справ.

В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі пред'явлення зустрічного позову вносяться записи до відповідної обліково-статистичної картки первісного позову.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина тощо).

Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд заочного рішення та про скасування судового наказу підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній.

3.3.2. Заява про забезпечення позову, доказів у цивільних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах (додаток 16) та в алфавітному покажчику цивільних справ. До алфавітного покажчика цивільних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів. У цьому журналі та алфавітному покажчику реєструються заяви, що надійшли до подання позовної заяви.

3.3.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, судового наказу в цивільній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали, судового наказу) в цивільних справах за нововиявленими обставинами (додаток 17) та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами облік і перереєстрація справи виконуються в загальному порядку.

3.3.4. Клопотання про надання дозволу на примусове виконання рішення іноземного суду та клопотання про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню, реєструються в обліково-статистичній картці на справу про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні (додаток 18) та в алфавітному покажчику цивільних справ.

3.3.5. Заяви про відновлення втраченого судового провадження реєструються в обліково-статистичній картці на заяву про відновлення втраченого судового провадження (додаток 19).

3.3.6. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (додаток 20) і в алфавітному покажчику цивільних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних цивільних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.3.7. Скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби реєструються в журналі обліку скарг на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби(додаток 58).

3.4. Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 21).

3.4.1. Адміністративна справа, позовна заява, подання про проведення позапланової перевірки, звернення органу внутрішніх справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки України про примусове видворення з України іноземця або особи без громадянства реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу (додаток 22) та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі об'єднання в одне провадження кількох вимог уноситься запис про дату об'єднання до відповідної обліково-статистичної картки.

3.4.2. Заява про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється вжурналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах (додаток 23) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. До алфавітного покажчика адміністративних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів.

3.4.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 24) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.

3.4.4. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах (додаток 25) і в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.5. Матеріали про адміністративне правопорушення, а також подання щодо застосування конфіскації предметів реєструються в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення (додаток 26) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення (додаток 27). В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення, накладено адміністративне стягнення у вигляді штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші подання реєструються в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення(додаток 28) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.

3.6. Справа про направлення особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіка чи наркомана), на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу чи спеціалізованих лікувально-виховних закладів органів охорони здоров'я, дострокове припинення їх лікування чи продовження строку лікування тощо реєструється в обліково-статистичній картці на справу про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального чи лікувально-виховного закладу (додаток 29) та в алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів (додаток 30). В алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів відображається інформація про кожну особу, стосовно якої справа надійшла до суду.

Заяви лікаря-психіатра про проведення психіатричного огляду особи в примусовому порядку, про надання особі психіатричної амбулаторної допомоги без її усвідомленої згоди або без згоди її законного представника, про продовження надання такої допомоги в примусовому порядку, якщо вона необхідна понад шість місяців, заяви психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку, про продовження госпіталізації в примусовому порядку тощо не реєструються в такому порядку, оскільки це цивільні справи, що розглядаються в порядку окремого провадження.

3.7. Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.

3.8. Для реєстрації та обліку судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді встановлюється перелік індексів:

" 1-кп " - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

"1-о" - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

"1-вп" - заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в" - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви;

"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;

"2-с" - заяви про скасування судового наказу;

"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

"1-кс" - клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування; заяви про відвід;

"4-с" - скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

"1-в" - клопотання (подання), пов'язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні;

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (клопотання про скасування рішень третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу, клопотання про видачу виконавчих листів за рішенням третейського суду, заяви про видачу дублікатів виконавчих листів чи судових наказів);

"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;

"7" - справи про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального або лікувально-виховного закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіків і наркоманів);

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду чи судового наказу, що набрали законної сили, у цивільних справах.

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах;

"1-м" - запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

3.10. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри), через дріб номер справи за порядком у поточному році, через дріб рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства. Справи адміністративного судочинства позначаються літерою а, кримінального - к, про адміністративні правопорушення - п, цивільного - ц.

Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з клопотанням про застосування примусових заходів виховного характеру буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер та 1-н/212/316/12 - номер провадження.

Номери проставляються на обгортці судової справи або матеріалу.

3.10.1. Єдиний унікальний номер зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

3.10.2. Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року. Наприклад:

212/316/12-к/81/13.

3.10.3. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи (матеріалів) всі пункти і графи, передбачені формами, написи в зазначених картках та журналах олівцем не допускаються.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною обліково-статистичною карткою, реєстраційним журналом.

3.10.4. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ (матеріалів кримінальних проваджень) у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика). За кожним індексом повинна існувати одна картотека.

3.10.5. На обліково-статистичних картках та обкладинках матеріалів кримінальних проваджень, за якими обвинувачені перебувають під вартою, ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.

3.10.6. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого картотека формується починаючи з номера 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року.

{Підпункт 3.10.6 пункту 3.10 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 103 від 05.09.2012 }

{Пункт 3.11 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

3.12. У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалів кримінального провадження). У новій судовій справі (матеріалах кримінального провадження) підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

3.13. У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну (один) їй (йому) присвоюється номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка (які) надійшла(и) до суду першою(ими) відповідно до постанови (ухвали) суду, уносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження) в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи (матеріали кримінального провадження) та відповідному алфавітному покажчику.

Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), матеріалам присвоюється новий номер, при цьому нові відповідні обліково-статистичні картки заповнюються тільки щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено. У попередніх обліково-статистичних картках зазначаються новий номер і причина перереєстрації матеріалів (щодо осіб, стосовно яких провадження у справі зупинено) та результати розгляду матеріалів кримінального провадження по суті (стосовно інших осіб).

3.14. Після реєстрації та визначення автоматизованою системою документообігу суду судді (запасного судді, слідчого судді) або колегії суддів для конкретного судового провадження, судові справи передаються суддям під підпис у контрольному журналі судових справ, переданих для розгляду судді (додаток 31). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

{Пункт 3.14 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Пункт 3.15 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

3.16. Судові доручення про провадження окремих процесуальних дій інших судів України, у тому числі іноземних, після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції, зазначаються в журналі обліку окремих судових доручень інших судів (додаток 32).