Складання і оформлення службових документів.

Для складання службових документів використовується папір форматів A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стан­дартів.

Бланки документів повинні мати поля:

• ліве — 20 мм,
• верхнє — не менше 10 мм,
• праве і нижнє — не менше 8 мм. Бланки організації виготовляються двох видів:
• бланк для листів;
• загальний бланк — для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Крім цього можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:
• постанови та розпорядження;
• наказу та розпорядження керівника організації;
• протоколу засідання та витягу з нього;
• порядку денного засідання колегіального органу;
• доручення керівника та його заступника;
• листа структурного підрозділу;

Виготовлення бланків конкретних видів документів здійснюється на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів і допускається, якщо цих документів створюється по­над 200 на р.

Бланки виготовляються:

• українською мовою — для використання в межах України;
• українською та іноземною мовами — для використання за межами України.

Інші документи, в основному внутрішнього характеру (за­яви працівників, службові, доповідні записки, довідки тощо), а також документи, що створюються від імені декількох органі­зацій, оформляються на чистих аркушах.

Для прискорення виконання документів і правильного фор­мування справ у діловодстві кожний документ повинен склада­тися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об´єктив­но, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змісто­вого навантаження.

Зміст має бути пов´язаний з виданими раніше документами з цього питання.

Для економії часу на складання службових документів од­норідні або близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв´язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розробляються структурними підрозділа­ми, підготовляються у вигляді збірників таких текстів, бланків документів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вводяться в дію наказом керівництва.

Трафаретні тексти використовуються таким чином: вико­навці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких дру­кується необхідна кількість примірників, а заповнений виконав­цем трафарет підшивається до справи.

Відповідальність за якість підготовки документів і дос­товірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які го­тували, візували і підписували документи.

Відповідальність за зміст документа, який візується кілько­ма особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформ­лення службових документів покладається на керівників струк­турних підрозділів.

Оформлення реквізитів службових документів

Державний стандарт на організаційно-розпорядчу докумен­тацію встановлює максимальний склад і розміщення реквізитів (формуляр-зразок), що використовуються при складанні управ­лінських документів (додаток 2). Залежно від найменування і призначення документа оформляються певні, властиві тільки цьому виду елементи офіційного документа (реквізити). Обо­в´язковими реквізитами документа є:

1) найменування установи — автора документа;

2) назва документа або уніфікованої форми (не зазначаєть­ся на листах);

3) дата;

4) індекс;

5) заголовок до тексту;

6) текст;

7) підпис;

8) візи;

9) відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад обов´язкових реквізитів документів може бути допов­нений іншими реквізитами, якщо того потребує призначення документа, його обробка тощо. Наприклад, про державну реєстрацію відомчих нормативних актів, які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий ха­рактер, у Міністерстві юстиції України, управлінні юстиції Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях і повинні мати відмітку про державну реєстрацію.

Додатковими реквізитами документа є:

1) Державний герб України;

2) найменування структурного підрозділу автора докумен­та;

3) резолюція;

4) гриф затвердження;

5) відмітка про засвідчення копії;

6) печатка;

7) гриф зовнішнього погодження;

8) відмітка про додатки;

9) адресат;

10) індекс пошти, поштова і телеграфна адреси, номер теле­фону;

11) місце складання або видання;

12) прізвище виконавця і номер його телефону (для листів обов´язково);

13) відмітка про надходження;

14) посилання на індекс і дату вхідного документа;

15) відмітка про контроль;

16) відмітка про перенесення даних на машинний носій тощо.

Найменування установи — автора документа. Найменування організації вказується у точній відповідності із зазначеним в ста­туті і зазначається на бланках типографським способом під час їх виготовлення.

Назва виду документа. На всіх документах, крім листів, за­значається його назва (НАКАЗ, ПОСТАНОВА, РОЗПОРЯД­ЖЕННЯ, ДОВІДКА тощо), що сприяє швидкому сприйняттю змісту документа.

Назва виду документа вказується на бланку друкарським або машинописним способом під час виготовлення документів або заздалегідь вказується при виготовленні бланків і повинна відпо­відати компетенції організації та змісту управлінської дії.

Виходячи з назви виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту і особливості його викладу та ступінь обов´язковості виконання його вимог.

Датування документів

Усі службові документи датуються.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверджується — дата затвердження; для документа, що прий­мається колегіальним органом — дата його прийняття, а також ата події, яку зафіксовано в документі.

На документах, складених спільно кількома організаціями, вказується єдина дата (найпізніша дата підписання документа) і проставляються порядкові реєстраційні номери, надані доку­менту кожною установою-складачем.

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо в тексті не передбачена інша дата.

Документи, які підлягають державній реєстрації у Міністерстві юстиції України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено пізнішого строку надання їм чинності.

Для розпорядчого документа, який надсилається для вико­нання підпорядкованим структурним підрозділам, датою на­брання чинності вважається дата отримання його адресатами, якщо в самому документі не вказано іншої дати.

Дати підписання, затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у по­слідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

13 грудня 1999 року слід писати: 13.12.99.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється 0. Наприклад: З січня 2000 року слід писати: 03.01.2000. У текстах норматив­них актів і документів, що містять відомості фінансового харак­теру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати: 30 січня 2000 року. При посиланні у тексті на правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист від 30.01.2000 №.

Дата на документі проставляється особою, яка його підпи­сала або затвердила, на момент підписання або затвердження.

Для документів, які після підписання підлягають обов´язковій реєстрації, датою документа є дата їх реєстрації (вихідні листи, накази, доручення тощо).

Обов´язковому датуванню і підписанню підлягають усі служ­бові відмітки на документах, пов´язані з їх проходженням та ви­конанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконан­ня документа і направлений його до справи тощо).

Реквізит "дата" для документа, складеного на бланку, про­ставляється в лівій верхній частині документа разом з Індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо до­кумент складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних по­значень — індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання доку­ментів (додаток 7).

Індекси вхідних документів і тих, що створюються в органі­зації складаються з порядкових номерів у межах групи доку­ментів, що реєструються з початку року, і доповнюються індек­сом структурного підрозділу, порядковим номером справи за номенклатурою справ, кореспондентів, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативного акта складається з індексів, присвоєних установами, що видали документ. При цьому скла­дові частини індексу кожного із авторів документа відокремлю­ються одна від одної косою рискою, наприклад: 41/68-П/59.

Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа — короткий виклад змісту до­кумента. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точ­но передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою до­кумента і формуватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?". Наприклад: наказ (про що?) про затвердження плану роботи.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено. Заголовок формулюється склада­чем документа і друкується через один міжрядковий інтервал.

При складанні документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, допов­нюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Заголовок до текстів не складається до телефонограм, теле­грам, повідомлень, супровідних листів, а також у відповідях гро­мадянам на їх заяви і скарги та до документів, які друкуються на папері формату А5 (148 x210 мм).

Текст документа

При підготовці документа треба дотримуватися таких прин­ципів:

Об´єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійсню­ваних.

Повна об´єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб´єктивно-оцінних моментів у викладі тексту.

Цей принцип полягає у формі вираження у тексті колектив­них інтересів, тому що найважливіші, найвідповідальніші доку­менти завжди є предметом колегіального колективного розгля­ду.

Службові документи оформляються від імені юридичної осо­би організації або її структурного підрозділу, тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Тому більшість документів пишеть­ся не від першої, а від третьої особи (університет просить....................,

Міністерство не заперечує, фірмі потрібні......).

Логічна послідовність. Ознаками логічної послідовності є:

• тісний логічний зв´язок усіх компонентів документа;
• чітко виявлені причинно-наслідкові зв´язки між повідом­люваними фактами у межах одного речення і в межах усього до­кумента, повним його текстом;
• протиставлення, яке виражається словами проте, або од­нак;
• логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); констатація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-то).

Логічна послідовність викладу тексту досягається також за раху­нок чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци та ін.), а також виділення головного, ос­новного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.

Повнота інформації. Повний — це документ, зміст якого ви­черпує всі обставини, зв´язані з вирішенням питання, що роз­глядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба домис­лювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження максимально збігалися, поєднувалися.

Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тек­сту документа існує такий зв´язок: чим глибше працівник про никає у сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим ясніше буде вона для тих, хто знайомиться з цим документом.

Перш ніж викласти остаточний варіант документа треба де­тально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які більш по­вно і точно передають думку. Важливим є чітке й точне форму­лювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення і наго­лошення основної думки.

Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, тому що суперечності у тексті документа проявляються у невідповід­ності фактів один одному або взаємовиключаються. Супе­речність може проявитись і втому, що зміст те кету не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.

Текст документа повинен бути коротким, а саме: лише ос­новні, найважливіші положення й аргументи; конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються у додатку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання контрак­ту (угоди), змінити строки виконання зобов´язань та ін.

Типізація мовних засобів — це стандартизація мови служ­бових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типізо­ваних слів у наказі — наказую; у постанові — постановляємо; у листі — гарантуємо, надсилаємо та ін.).

Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформляється від третьої, а не від першої особи. Це посилює гро­мадський характер документа.

Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, висловлюючих ввічливість. Він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.

Укладачеві тексту треба ретельно вишукувати належну фор­му викладу думки.

Так, виклад повинен бути стриманим і не допускати не­прихованого прояву роздратування, злої насмішки і навіть гру­бощів.

Текст документа, укладений в різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нетерпимому тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервовість, напру­женість між організаціями.

При написанні тексту ділового листа слід пам´ятати, що очі­куваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав´язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення.

Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Стриманий тон проявляється також у тому, що оцінка пев­ної ситуації не висловлюється прямо, а дається в опосередко­ваній формі через констатацію фактів, які мали місце або по­винні були мати місце. Думка, що ЇЇ не висловлено у прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів, а це надає більшої сили й переконливості документові. Недоречним є іро­нізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів, з дотри­манням службового рівня при підписанні документів-відповідей. Лист підписаний директором, має бути підписаний також дирек­тором, а не його заступником. Етикет вимагає дотримання прак­тики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Якщо лист адресовано окремій людині, а не організації до­речно закінчити словами 3 повагою або 3 глибокою пошаною, особ­ливо, якщо він містить відомості негативного, відмовного змісту і сама відмова висловлена в ньому з достатньою стриманістю і ввічливістю. Тільки внутрішній такт і об´єктивність в оцінці си­туації можуть підказати найдоцільніший, найефективніший спосіб висловлення, який сприятиме непогодженню ділових контактів між організаціями.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного склад­ного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний текст документа містить граматично і логічно уз­годжену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні листів, розпорядчих документів, положень, правил тощо.

Як правило, тексти листів і розпорядчих документів склада­ються з двох частин. У першій з них, констатуючій, вказуються підстава або обґрунтування складання документа, в другій, ре­золютивній викладаються висновки, пропозиції, рішення, роз­порядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: накази — розпорядчу частину без констатуючої, листи-прохання без пояснення тощо.

Суцільний зв´язний текст складних документів може скла­датися з розділів, підрозділів, повинен мати при необхідності за­головки і нумерацію,, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з наданням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака че­рез крапку (1.1.2,1.1.3,1.2,2.1.1). Прізвища, найменування, тер­міни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийня­тому для даного виду документа порядку.

Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.

У документах, оформлених на двох і більше сторінках, друга і наступні сторінки нумеруються. Номери сторінок розміщують посередині верхнього поля на відстані 10 — 15 мм від верхнього краю аркуша.

Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об´єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-роз­порядчих документах, документах з матеріально-технічного по­стачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується при викладанні цифрової або словесної інформації про кілька об´єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статис­тичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпоряд­чих та інших документах.

Заголовки таблиць мають бути короткими і повністю відоб­ражати зміст таблиці. Заголовок розміщується над таблицею по­середині і пишеться з великої літери. В кінці заголовків і підза­головків таблиць крапка не ставиться.

Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказується один раз праворуч на першій сторінці над таблицею, над інши­ми пишеться слово "Продовження табл.".

Слова, що повторюються одне під одним і в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математич­них знаків, знака відсотків і номерів позначень не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається заміна цієї частини словами "Те ж" із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри у графах таблиць потрібно проставляти так, щоб кла­си чисел у всій графі були розташовані один під одним. В одній графі повинна бути однакова кількість десяткових знаків для всіх значень величин.

У таблицях і анкетах, призначених для обробки засобами обчислювальної техніки, ознаки та їх показники при необхід­ності кодуються.

Погодження документів

Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа. Погодження повинно забезпечити правиль­не і всебічне вирішення питань, якість підготовленого докумен­та, його доцільність, обґрунтованість, своєчасність, відповідність чинному законодавству і правовим актам, які виз­начають компетенцію організації.

Погодження проектів документів може здійснюватись як структурними підрозділами і посадовими особами організації (внутрішнє погодження), так і непідвідомчими організаціями (зовнішнє погодження), які згідно з їх компетенцією мають без­посереднє відношення до питань, що порушуються в проекті документа.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза містить в собі особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візу­вання, які проставляються чорнилами. Наприклад:

Підпис, ініціали, прізвище

Дата

При необхідності зазначається найменування посади осо­би, що візує, наприклад:

Начальник управління персоналом

Підпис, ініціали, прізвище

Дата

Проставляється віза на лицьовому боці останнього аркуша документа нижче підпису або на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо кількість осіб, які повинні завізувати документ, перевищує число три.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають­ся на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Найменування посади

Підпис, ініціали, прізвище Зауваження і пропозиції додаються Дата

Зауваження, що за обсягом не перевищують 1-2 рядки роз­ташовують перед візою. Зауваження обов´язково доповідають­ся особі, яка підписує документ.

Візи проставляються на примірниках документів, що зали­шаються в організації.

Візування здійснюється у порядку: структурний підрозділ, який готував документ, заінтересовані підрозділи.

Проекти наказів, постанов, розпоряджень та інших норма­тивних документів, що подаються на підпис керівнику, перевіря­ються виконавцями структурних підрозділів з точки зору відпо­відності їх чинному законодавству і візуються начальниками цих структурних підрозділів, на першому примірнику на зворотньо­му боці останнього аркуша документа.

У разі невідповідності чинному законодавству документів, що подаються на підпис керівництву, управління не візує ці до­кументи, а подає правовий висновок про порядок вирішення питання, що розглядається.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і містить в собі слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади осо­би, з якою погоджується документ (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погод­ження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Назва посади керівника організації

Підпис, ініціали, прізвище Дата

Якщо зовнішнє погодження здійснюється колегіальним ор­ганом, то гриф погодження розміщується на одному рівні з гри­фом затвердження і оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання правління (назва організації) від 10.05.99 №12

У випадках, коли зміст документа зачіпає інтереси більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погоджен­ня, наприклад:

Аркуш погодження додається. Ініціали, прізвище виконавця підпис

дата Аркуш погодження оформляється за такою формою:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

дата дата

При погодженні нормативного акта підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою установи.

Засвідчення документів

Засвідчення документів є формою виразу відповідальності за їх зміст і законність. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та в окремих випадках про­ставлянням печатки.

Підпис. Документи підписуються посадовими особами організації згідно з їх компетенцією, встановленою чинними нормативними актами.

Документи, що надсилаються у вищі органи, підписуються першим керівником або під час його відсутності заступником, який виконує його обов´язки.

Службові документи, що надсилаються сторонніми устано­вам від імені організації, підписуються керівником або заступ­ником згідно з розподілом обов´язків.

На листи, що надходять на адресу організації, а також адре­совані керівництву за підписом керівників міністерств, відомств підприємств, організацій, відповіді надсилаються за підписом відповідного заступника згідно з розподілом обов´язків.

Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підпи­суються керівником, заступником, а також керівниками струк­турних підрозділів організації згідно з їх компетенцією. При цьо­му керівники структурних підрозділів, як правило, готують до­кументи на бланках з найменуванням відповідного підрозділу, або на чистих аркушах стандартного формату з використанням кутового штампу.

Підписання керівниками структурних підрозділів норматив­них актів не допускається.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), осо­бистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:

Начальник управління

маркетингової політики підпис, ініціали, прізвище

або:

Заступник Голови правління підпис, ініціали, прізви­ще

При надсиланні службового документа одночасно кільком адресатам керівник підписує всі примірники.

При надсиланні службового документа підвідомчим органам (групова розсилка) підписується тільки оригінал, який зали­шається у справах, а на місця розсилаються засвідчені канцеля­рією примірники.

Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності, що відповідає посаді, наприклад:

Голова правління підпис, ініціали, прізвище

Головний бухгалтер підпис, ініціали, прізвище

При підписанні документа кількома особами однакових по­сад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

 

Заступник Голови правління Заступник Голови правління
ВАТ "Дитячий світ" ВАТ "Центральний універмаг"

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

 

При підписанні документів, складених комісією, вказують­ся не посади осіб, які підписують документ, а розподіл їх обов´яз­ків у складі комісії. Наприклад:

 

Голова комісії підпис, ініціали, прізвище

Члени комісії: підпис, ініціали, прізвище

підпис, ініціали, прізвище

Підписи членів комісії розміщують один під одним в порядку, зазначеному в розпорядчому документі, яким створена комісія.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов´язки, або її заступник. При ньому обов´язково вказується посада особи ("В.о.", "Заступник"), яка підписала документ і її прізвище. Зміни вносяться машинописним способом. Не допус­кається підписувати документи з прийменником "за" або про­ставлянням косої риски перед найменуванням посади.

Забороняється вносити будь-які зміни і доповнення в підпи­сані (затверджені) документи без дозволу особи, яка їх підписала.

Особистий підпис в реквізитах "підпис", "гриф погоджен­ня", "гриф затвердження" документів, визначених для розмно­ження (тиражування) засобами копіювальної техніки, простав­ляється чорнилами (пастою) чорного кольору.

Гриф затвердження. Окремі види організаційно-розпорядчих документів набувають юридичної сили з моменту їх затвердження (додаток 3), що санкціонує поширення дії документа на пев­не коло структурних підрозділів і посадових осіб. Документи зат­верджуються відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється шляхом проставлян­ня грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого до­кумента (при затвердженні положень, інструкцій, правил та інших нормативних документів). Обидва способи затверджен­ня мають однакову юридичну силу. Розпорядчий документ скла­дається, як правило, у випадках, коли необхідні додаткові вка­зівки та роз´яснення.

Якщо документ затверджується конкретною службовою осо­бою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління

_____________________ прізвище, ініціали

"_"___________________ 200_р.

При затвердженні документа розпорядчим актом на доку­менті проставляється гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом Голови правління від 21.02.02 р. №18/01

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кут­ку першого аркуша документа. Слова ЗАТВЕРДЖУЮ та ЗАТ­ВЕРДЖЕНО друкуються великими літерами без лапок.

Печатка. На документах, що вимагають засвідчення прав громадянина і юридичних осіб,"фіксації факту витрати грошо­вих коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених ак­тами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гер­бовою печаткою (додаток 4).

Відбиток печатки треба проставляти таким чином, щоб він захоплював частину слів найменування посади особи, яка підпи­сала документ.

Інші документи, на які необхідно ставити гербову печатку, визначаються керівництвом організації.

Печатка, яка відтворює найменування організації, її струк­турного підрозділу (не гербова), проставляється на копіях доку­ментів, які не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсилці.

Копії розпорядчих документів, які надсилаються в органі­зації, засвідчуються печаткою загального відділу.

Адресування документів

Документи адресуються установі, структурним підрозділам або конкретній службовій особі.

При адресуванні документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування пи­шуть у називному відмінку, наприклад:

ВАТ універмаг "Україна" або

Міністерство праці і соціальної політики України

Головне управління

При надсиланні документа посадовій особі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізви­ще адресата у давальному, наприклад:

Міністерство…………………

Начальнику управління..........................................

М.Н. Кисельову

Ініціали в адресах вказуються перед прізвищем.

При адресуванні документа керівнику установи або його за­ступнику найменування установи входить до складу наймену­вання посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного управління Ініціали, прізвище

При адресуванні документа багатьом однорідним установам адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об´єднань Директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед позначенням другого, третього, четверто­го адресатів не вказується. При надсиланні документа більше ніж у чотири адреси складається розрахунок на надсилання і на кож­ному документі зазначається тільки один адресат.

До складу реквізиту "адресат" може входити поштова адре­са.

Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграф­ну адресу установи повинні відповідати Поштовим правилам Міністерства зв´язку України.

Повна поштова адреса зазначається при надсиланні доку­мента разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Український бізнес" 02180, Київ-180, вул. Хрещатик, 17

При адресуванні документа приватній особі спочатку зазна­чається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержува­ча, наприклад:

327063, м. Миколаїв—63 Київська, 67, кв. 49 Гречко А.Н.

При надсиланні документа вищим державним органам та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках доцільно використовувати конвер­ти з надрукованими адресами.

Резолюція

Резолюція — напис на документі, зроблений керівництвом організації або структурного підрозділу, що містить вказівки з виконання документа.

Резолюція складається з таких обов´язкових елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, строк ви­конання, підпис, дата. У випадках, коли доручення надано кільком посадовим особам, основним виконавцем є особа, за­значена у дорученні першою, якщо не обумовлено інше. Йому надається право скликання інших виконавців і координації їх роботи.

На документах із типовими строками виконання, що не по­требують додаткових вказівок по виконанню, у резолюції за­значається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція складається на бланку для резолюцій (додаток 6, п. 2.6.) або на окремому аркуші паперу, який додається до доку­мента. На нижньому полі цього бланку (аркуша) обов´язково зазначається вхідний номер і дата документа, до якого відносить­ся резолюція.

Резолюція може проставлятися у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа. На доповідних записках, лис­тах та інших видах документів, що мають реквізит "адресат", ре­золюція проставляється між адресою і текстом документа.

Якщо місця для даного реквізиту недостатньо, то його мож­на проставляти на іншому вільному від тексту місці у верхній частині лицьової сторони першого аркуша документа, тільки не на полі, призначеному для підшивки.

Відмітки про проходження та виконання документів

Проходження документа в організації супроводжується обо­в´язковим проставлянням на ньому:

відмітки про надходження (реєстрацію) документа, що про­ставляється на нижньому полі першого аркуша документа пра­воруч і містить такі елементи: найменування організації надхо­дження документа, індекс документа;

відмітки про взяття документа на контроль, що проставляєть­ся на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), і позначається словом "Контроль" або літерою "К". Строк виконання проставляється керівником, який здійснює розгляд кореспонденції, на бланку резолюції і переноситься кан­целярією на реєстраційно-контрольну картку (РКК, додаток 8, 10);

відмітки про виконання документа і направлення його до спра­ви, що проставляється на нижньому полі першого аркуша доку­мента посередині і складається з таких даних: короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), виразу "До справи" і номера справи, до якої документ буде підшито, дати направлення документа до справи і підпису начальника структурного підрозділу — відповідального виконавця або без­посереднього виконавця, якщо є документ про виконання, на­приклад:

До справи № 13-10-23

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови 05/09.98

Посада

Підпис, ініціали, прізвище

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над доку­ментом закінчена.

відмітка про перенесення даних на машинний носій, що про­ставляється на нижньому полі першого аркуша документа, пра­воруч і містить такі дані: "інформацію перенесено на машин­ний носій", дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

відмітка про безпосереднього виконавця, в якій вказано його прізвище і номер службового телефону, що проставляються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч внизу, ініціали виконавця не вказуються.

Наприклад:

Петренко 287-12-85