Структура і штати апарату суду. Порядок прийому і звільнення з роботи службовців суду.

У рекомендації № R (94)12 Комітету Міністрів Ради Європи державам-членамщодо незалежності, дієвості та ролі суддів від 13 жовт. 1994 р. зазначається, що для ефективної роботи суддів мають бути створені належні умови роботи, у тому числі шляхом прийому на роботу достатньої кількості суддів(пп. а принципу ІІІ) та забезпечення належного допоміжного персоналу і обладнання, зокрема, для автоматизації діловодства і обробки даних із тим, щоб судді могли ефективно і оперативно виконувати свої обов’язки (пп. d принципу ІІІ)^*. Крім того, рекомендується ужити відповідних заходів для того, щоб доручити виконувати несудові завдання іншим особам з метою зменшення перевантаження у роботі суддів (пп. е принципу ІІІ).

Саме на звільнення суддів від виконання завдань, які безпосередньо не пов’язані із відправленням правосуддя, спрямована діяльність спеціально уповноважених на те осіб, які виконують різноманітні функції і у сукупності складають апарат суду. Така структура утворюється при кожному суді й покликана здійснювати численні дії організаційного, допоміжного та підготовчого характеру, без яких неможливі власне дії судді по вирішенню юридично значущих справ.

Діяльність працівників апарату суду, на відміну від дій судді, не є здійсненням судової влади, оскільки лише судді відповідно до закону наділені владними повноваженнями. Обсяг повноважень і обов’язків працівників апарату суду врегульовано, насамперед, Законом України “Про судоустрій України”, актами ДСА України та локальними нормативними актами суду. Діяльність секретаря судового засідання, судового розпорядника суду врегульована також нормами процесуального права, оскільки вони є учасниками процесу. Усі працівники апарату підпорядковані голові відповідного суду, який здійснює загальне організаційне керівництво апаратом. Його вказівки і розпорядження є обов’язковими для виконання працівниками апарату суду. У стосунках між працівниками апарату і головою суду діє принцип підпорядкування, на відміну від суддів, для яких голова є першим серед рівних.

Без правильної організованої роботи всіх підрозділів апарату судів неможливо виконати той величезний обсяг роботи, який покладається на судову систему. Однак робота із удосконалення діяльності апарату судів, по-перше, має бути централізованою, бажано – на загальнодержавному рівні, як мінімум – у межах однієї підсистеми судів (загальної юрисдикції або спеціалізованих). По-друге, ця робота повинна мати належне законодавче забезпечення, яке гарантує недопущення на службу в апарат судів осіб із кримінальними зв’язками, які мають сумнівне минуле, тощо. Апарат суду має комплектуватися виключно висококласними фахівцями.

За ст. 103 Закону України “Про судоустрій України” організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат, який очолює керівник апарату (завідувач секретаріату). Завідувач секретаріату підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням ДСА України.

Координація діяльності, в даному випадку, полягає у налагодженні роботи з дотримання діловодства, визначення необхідних обсягів фінансування і матеріально-технічного забезпечення суду, матеріального і соціального забезпечення суддів та працівників апарату суду, обґрунтування оптимальної структури і штатної чисельності апарату суду тощо. Керівник апарату суду відповідно до світового досвіду і міжнародних стандартів має бути своєрідним менеджером, який дає можливість голові суду зосередитися на безпосередньому відправленні правосуддя, реалізації функції контролю і наданні належної методичної допомоги суддям суду при суворому дотриманні принципу незалежності суддів тощо. Ефективність діяльності керівника апарату суду прямо обумовлює якість організації роботи суду і залежить, насамперед, від його рівня професійної підготовленості, уміння голови суду організувати його роботу, системи контролю за його діяльністю з боку ДСА України. Бажано, щоб керівник апарату мав природний хист сучасного менеджера.

Структура і штатна чисельність апаратів місцевого суду, апеляційних судів затверджуються головою ДСА України за поданням голови суду в межах видатків на утримання відповідного суду. Звичайно, навіть при недостатньому фінансуванні структура і штатна чисельність апарату суду має бути достатньою для забезпечення виконання функцій суду. Так, ДСА України розроблено і затверджено типові штатні розписи загальних судів, згідно з якими розробляються штатні розписи у кожному суді. Кожна структурна одиниця апарату суду (відділ, управління, сектор тощо) виконує чітко визначені завдання в межах повноважень відповідного суду, закріплених Законом України “Про судоустрій України”. Розмежування відповідних завдань залежить від місця окремого суду в судовій ієрархії, кількості та правової природи функцій, які виконує певна ланка судової системи.

Як приклад можна навести штатний розпис Борівського районного суду Харківської обл. на 2006 рік. Апарат цього суду складається із таких посадових осіб – за кількістю штатних посад: 1) голова суду – 1; 2) заступник голови суду – 1; 3) судді – 2; 4) помічник голови суду – 1; 5) помічник заступника голови суду – 1; 6) помічник судді – 2; 7) старший секретар суду – 1; 8) секретар судового засідання – 4; 9) секретар суду – 1; 10) судовий розпорядник – 1; 11) діловод – 2; 12) прибиральниця – 1,5; 13) водій – 0,5.

Відповідно до штатного розпису Апеляційного суду Харківської обл. структура центрального апарату суду складається із керівництва суду (голова суду, перший заступник голови суду) і апарату забезпечення його діяльності (помічники суддів, радник голови суду, секретар суду, старший консультант – завідувач приймальні та старший секретар суду). Управління справами суду очолює керівник апарату суду, воно складається із шести підрозділів: 1) відділ планово-фінансової діяльності, обліку та звітності; 2) відділ кадрів та режимно-секретної роботи; 3) відділ забезпечення організаційної та господарської діяльності суду, який поділено на сектор енергозабезпечення і технічного обслуговування будівлі та сектор матеріально-технічного та господарського забезпечення; 4) відділ загального діловодства і контролю; 5) відділ узагальнення судової практики; 6) відділ інформаційно-технічного забезпечення судової діяльності.

При судових палатах із цивільних та кримінальних справ, які розглядають справи по другій інстанції, утворено сектори забезпечення їх діяльності, до складу яких входять консультанти, секретарі судових засідань, судові розпорядники тощо. У судовій палаті з кримінальних справ відповідно до процесуального законодавства також утворено судову колегію з розгляду справ по першій інстанції, при якій функціонують сектори забезпечення діяльності цієї колегії та упровадження технічних засобів та ознайомлення з протоколами судових засідань. Окремим структурним підрозділом суду є відділ забезпечення діяльності органів суддівського самоврядування та кваліфікаційної комісії суддів.

Структура і штатний розпис апарату Верховного Суду України та апарату вищого спеціалізованого суду затверджуються президією відповідного суду за поданням голови цього суду в межах видатків на утримання даного суду. В апараті Верховного Суду України та апараті вищого спеціалізованого суду можуть створюватися управління, відділи, інші структурні підрозділи, що здійснюють свої функції на підставі положення про відповідний підрозділ, затвердженого Головою Верховного Суду України або головою вищого спеціалізованого суду.

До складу апарату Вищого господарського суду України входять такі структурні одиниці: 1) відділ міжнародно-правового співробітництва, зв’язків із центральними органами державної влади; 2) відділ контролю і моніторингу виконання, організації тендерів та забезпечення роботи керівника апарату, який складається із секторів з організації тендерів і забезпечення діяльності ради суддів господарських судів України; 3) відділ забезпечення судової палати з розгляду справ про банкрутство; 4) управління забезпечення роботи судової палати з розгляду справ у спорах між господарюючими суб’єктами; 5) управління забезпечення роботи судової палати з розгляду спорів, пов’язаних із державним регулюванням економічних відносин; 6) відділ забезпечення роботи судової палати із розгляду справ у господарських спорах, пов’язаних із захистом права на об’єкти інтелектуальної власності; 7) управління організаційної роботи, яке складається із відділу організаційного забезпечення діяльності Кваліфікаційної комісії Вищого господарського суду України та розгляду звернень і скарг на дії суддів господарських судів; відділу координації роботи структурних підрозділів апарату та організаційного забезпечення діяльності Пленуму, Президії та Науково-консультативної ради Вищого господарського суду України; аналітично-статистичного відділу, сектору виготовлення документів; 8) управління кадрового забезпечення, до структури якого входять: відділ кадрової роботи та з питань державної служби в апараті Вищого господарського суду України, сектор із питань призначення, обрання та звільнення суддів господарських судів України, Центр підвищення кваліфікації суддів і працівників Вищого господарського суду України та організаційного і нормативного забезпечення створення модельних судів; 9) управління законодавства, яке складається із: відділу законопроектних робіт, відділу обліку та систематизації законодавства, сектору з бібліотечної роботи, відділу узагальнення судової практики; 10) фінансово-економічне управління, яке включає до себе: відділ планування, фінансового забезпечення та аналізу використання бюджетних коштів, відділ обліку та бухгалтерської звітності, сектор оплати праці та статистичної звітності; 11) управління комп’ютерного та програмного забезпечення, яке складається із сектору забезпечення інформаційно-пошукових програм, відділу комп’ютерного забезпечення та інформаційних мереж, сектору програмного забезпечення та інформаційної безпеки; 12) управління документального забезпечення – це відділи: документального забезпечення структурних підрозділів; документального забезпечення діяльності судових палат; реєстрації, обліку та оформлення справ і скарг до Верховного Суду України; 13) господарське управління.

До складу апарату Верховного Суду України згідно з Постановою Президії Верховного Суду України від 25 груд. 2002 р. входять: 1) управління забезпечення діяльності Судової палати з цивільних справ; управління забезпечення діяльності Судової палати з кримінальних справ; 2) управління забезпечення діяльності Судової палати з господарських справ; 3) управління забезпечення діяльності Судової палати з адміністративних справ; 4) управління забезпечення діяльності Військової судової колегії; 5) управління узагальнення судової практики та аналітичної роботи з питань застосування законодавства; 6) управління законопроектної роботи та представництва у судах; 7) відділ прийому громадян та попереднього розгляду їх звернень; 8) управління систематизації законодавства; 9) управління міжнародно-правового співробітництва; 10) управління інформаційних технологій; 11) управління документального забезпечення; 12) управління кадрів із центром Верховного Суду України по підвищенню кваліфікації суддів України; 13) прес-служба Верховного Суду України; 14) секретаріат забезпечення діяльності Пленуму, Президії Верховного Суду України та органів суддівського самоврядування; 15) сектор організаційної роботи та контролю виконання; 16) редакційно-видавниче управління; 17) управління кадрами.

До структури апарату Верховного Суду України входить ряд інших підрозділів, які забезпечують його діяльність. Так, для забезпечення Верховного Суду України нормативно-правовими актами, науковою та іншою спеціальною літературою, матеріалами судової практики діє бібліотека Верховного Суду України. Матеріали, пов’язані з діяльністю Верховного Суду України, зберігаються в архіві Верховного Суду України.

Відповідно до Закону України “Про судоустрій України” суди є юридичними особами, мають печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням. Законом уведено право і обов’язок усіх судів загальної юрисдикції мати свій самостійний баланс і рахунки в установах банку, що раніше чинним законодавством не передбачалося (ст. 130).

Апарат суду здійснює важливу функцію організаційного забезпечення роботи суду, спрямовану як на діяльність із здійснення правосуддя, створення необхідних умов для реалізації прав і виконання обов’язків учасників судового процесу, так і на забезпечення функціонування суду як державної установи і юридичної особи та підтримання належних умов для перебування і роботи в суді його працівників і громадян.

У місцевому суді апарат веде діловодство – приймає, обліковує і реєструє судові справи, позовні заяви і скарги, кореспонденцію і листи, забезпечує оформлення і відправлення вихідної кореспонденції, судових справ, а також здійснює контроль за проходженням документів і судових справ, дотримання встановлених законодавством чи розпорядженням строків їх проходження і вирішення. На апарат суду покладається безпосереднє ведення первинних документів статистичного обліку – реєстрація в журналах, комп’ютерного обліку, ведення статистичних карток на судові справи, позовні заяви, скарги тощо, а також контроль і виготовлення та належне спрямування документів щодо виконання судових рішень, виготовлення копій документів, забезпечення ознайомлення сторін із матеріалами справи.

На апарат суду покладається забезпечення організації судового процесу: своєчасне і правильне повідомлення учасників процесу і осіб, що викликаються, про день, час і місце слухання справи; перевірка явки осіб у судове засідання; дотримання вимог законодавства щодо унеможливлення впливу на свідків, експертів тощо; підтримання порядку в залі судового засідання і суді; ведення протоколів судового засідання, його фіксація технічними засобами тощо.

Апарат суду вживає заходів для підтримання приміщення суду у стані, придатному для належного його функціонування, створення безпечних та комфортних умов для працівників та осіб, що перебувають у суді, забезпечує наявність необхідних ресурсів (папір, бланки, штампи, письмове приладдя тощо) та оргтехніки і безперебійне її функціонування; належне ведення архіву, кодифікації та бібліотечної справи, а також планово-економічної та бухгалтерської роботи, обслуговування рахунків в установах банку.

Апарати апеляційних судів, крім означених повноважень, залучаються до виконання завдань відповідного суду щодо аналізу судової статистики, узагальнення судової практики, розбору матеріалів стосовно надання методичної допомоги місцевим судам у застосуванні законодавства, проведення навчання і підвищення кваліфікації працівників апарату місцевих судів, забезпечують роботу президії цих судів.

Апарати вищих спеціалізованих судів та Верховного Суду України, крім названих функцій, здійснюють повноваження по забезпеченню роботи пленумів, кадрової роботи щодо внесення відповідних подань про призначення, обрання, переведення та звільнення суддів, здійснення міжнародно-правового співробітництва, забезпечення роботи науково-консультативних рад та друкованих органів цих судів тощо.

Актуальним у контексті останніх законодавчих новел (Закон України “Про доступ до судових рішень” від 22.12.2005 р., Програма інформатизації судів загальної юрисдикції, інших органів та установ судової системи на 2004-2006 рр., затверджена рішенням Ради суддів України № 22 від 02.04.2004 р.) є удосконалення взаємовідносин апарату суду із засобами масової інформації. Зокрема, вказаним Законом передбачене розміщення усіх судових рішень на офіційному веб-порталі судової влади. Це потребує залучення відповідних організаційних та інтелектуальних ресурсів працівників апарату, оскільки рішення суду перед опублікуванням у веб-порталі мають бути попередньо опрацьовані згідно з вимогами Закону. У Програмі інформатизації судів загальної юрисдикції передбачено уведення в штатні розписи судів посади працівників, відповідальних за експлуатацію інформаційних систем (п. 16).

Судова влада зацікавлена в утвердженні у громадян упевненості в ефективності забезпечення судового захисту за будь-яких суперечливих дій, а тому відправним моментом її взаємовідносин із засобами масової інформації має бути відкритий характер судочинства, який виключає необґрунтовані заборони і обмеження на доступ до інформаційних ресурсів правосуддя.

Інформаційне забезпечення є важливим видом організаційного забезпечення діяльності судів, завданням якого є підвищення авторитету судової влади і престижу професії судді, створення сприятливої суспільної думки про діяльність суду. Досягненню цієї мети слугує призначення відповідальних працівників апарату по зв’язках з громадськістю (прес-секретарів) в усіх судах, які будуть взаємодіяти із громадськістю і засобами масової інформації. Останніми роками така практика існує у деяких місцевих та апеляційних судах України.

Доцільність такої посади в структурі апарату суду підтверджується світовим досвідом. Так, у Федеральному суді Германії суд регулярно, один-два рази на тиждень, видає відомості для преси. Як правило, у них міститься інформація про найважливіші, такі, що становлять інтерес для вивчення, вироки, а також публікуються відомості про персоналії, наприклад, про призначення нового судді або голови колегії. Крім того, із суддями працюють близько 20 журналістів, які постійно висвітлюють судову практику Федерального суду і Федерального конституційного суду^*. Представник по зв’язках із пресою, або судовий прес-представник, є у деяких судах США. Він виконує функцію організації трансляції судових засідань у необхідних випадках (якщо справа має загальнонаціональний резонанс), отримання журналістами інформації про суд (графік судових засідань, хворобу судді тощо), контролю за доступом журналістів у зали засідань (по черзі) тощо. Представник по зв’язках із громадськістю обґрунтовує норми закону, на які послався суд при винесенні рішення. Робить він це або у вигляді брошури, у якій роз’яснюється сутність норм права, або інформації, розміщеної на сайті суду в Інтернеті. У Верховному суді США утворено інформаційний відділ, де можна ознайомитися із правилами, яких необхідно дотримуватися журналістам, що висвітлюють діяльність Верховного суду США, зокрема, про порядок отримання доступу до зали суду, у судове приміщення, про форму спеціальних посвідчень та іншу практичну інформацію. Цей відділ готує численні інформаційні видання для громадян^[60].

У Верховному Суді України створено спеціальну інформаційну службу, до якої громадяни можуть звертатися зі своїми питаннями, отримувати довідки. Верховний Суд України, на думку його Голови, є повністю відкритим для преси. Якщо раніше існували документи так званого “внутрішнього користування”, то тепер їх немає. Будь-яка інформація може бути отримана, у тому числі представниками ЗМІ, за виключенням тієї інформації, доступ до якої обмежено законом^[61]. Вищі судові органи України, ДСА України мають також власні Інтернет-сайти, де розміщено інформацію про їх діяльність, адреси і графік роботи, є посилання на чинне законодавство. Однак на рівні місцевих і апеляційних судів ситуація є незадовільною, а відтак, існує нагальна потреба проведення роботи із підготовки і поширення у ЗМІ відомостей про діяльність судової влади, вжиття відповідних організаційних заходів.

Отже, відповідно до положень чинного законодавства апарат суду виконує такі функції:

– організовує попередній досудовий прийом осіб, які беруть участь у справі;

– приймає і видає документи, завіряє копії документів суду, здійснює розсилку і вручення документів, перевіряє оплату державного мита та інших судових витрат;

– сприяє суддям у підготовці справ для розгляду в судових засіданнях;

– веде перелік руху справ і строків їх проходження у судах, здійснює зберігання справ і документів;

– вивчає і узагальнює судову практику;

– готує пропозиції із удосконалення законодавства та інших нормативних правових актів, веде інформаційно-довідкову роботу;

– веде статистичний облік у сфері діяльності суду;

– здійснює матеріально-технічне забезпечення суду, соціально-побутове обслуговування суддів і працівників апарату суду;

– здійснює інформаційне-аналітичне забезпечення суду.