Дії секретаря судового засідання пов’язані з розглядом справ (судового провадження)

14.1. Безпосередньо перед початком судового провадження, розглядом цивільної чи адміністративної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу (провадження) та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення судових викликів, повідомлень, судових повісток та інших матеріалів, про що доповідається судді.

14.2. Після розгляду справи, матеріалів кримінального провадження, або відкладення їх на інший час, на прохання осіб, які викликані до суду та приймали участь у судовому засіданні, на судовій повістці чи судовому повідомленні відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

14.3. Під час судового засідання секретарем судового засідання одночасно з технічним записом судового засідання, а також коли у передбачених процесуальним законодавством випадках такий запис не здійснюється, ведеться журнал судового засідання.

У журналі судового засідання зазначаються такі відомості:

1) рік, місяць, число і місце судового засідання;

2) найменування та склад суду з зазначенням прізвища та ініціалів судді, секретаря судового засідання;

3) назва судового провадження;

4) імена (найменування) сторін та інших осіб, що беруть участь у судовому провадженні;

5) порядковий номер та час вчинення процесуальної дії;

6) назва процесуальної дії;

7) зміст ухвал, постановлених судом (суддею) без видалення до нарадчої кімнати;

8) інші відомості, визначені процесуальним законодавством, за правилами якого здійснюється судове провадження.

Після закінчення судового засідання секретарем судового засідання у терміни відповідно до процесуального законодавства, за правилами якого розглядається судове провадження, складається та підписується журнал судового засідання.

Секретар судового засідання складає протокол про вчинення окремої процесуальної дії поза залою судового засідання або під час виконання судового доручення, ознайомлює з ним усіх присутніх осіб, які беруть участь у справі, свідків, експертів, спеціалістів, перекладачів.

Протокол підписується секретарем судового засідання, суддею і приєднується до матеріалів справи.

Протокол, складений при виконанні судового доручення, разом із необхідними додатками невідкладно надсилається до суду, який розглядає справу, а його завірена копія зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду, який виконував судове доручення.

14.4. Секретар судового засідання:

якщо розгляд кримінального провадження, цивільної або адміністративної справи відкладено або оголошено перерву з призначенням на інший день, особи, які брали участь у судовому засіданні, крім обвинувачених, які утримуються під вартою, повідомляються під розписку про час та місце наступного судового засідання з роз’ясненням наслідків їх неявки, обов’язку повідомити суд про причини неявки та надати докази на їх підтвердження. На прохання цих осіб, їм вручаються судові повістки про виклик в наступне судове засідання;

особам, які брали участі в судовому засіданні, що закінчилось, якщо судом в судовому засіданні вирішено питання про їх виклик в наступне судове засідання, не пізніше наступного дня виготовляються та надсилаються судові повістки про виклик з повідомленням часу та місця наступного судового засідання у справі. Для виклику обвинуваченого, який утримується під вартою, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилається відповідне розпорядження;

у разі надходження та прийняття судом в судовому засіданні з розгляду справи до спільного розгляду з первісним позовом зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні вимоги щодо предмета спору у справі, позовна заява реєструється відповідно до вимог цієї Інструкції. Копії позовів та копії доданих до документів направляються іншим особам, які приймають участь у справі;

складає і підписує журнал судового засідання, оформлює технічний запис фіксації судового засідання, якщо такий проводився;

веде журнал розгляду судових справ і матеріалів суддею, у якому зазначається про результат розгляду або про відкладення розгляду чи оголошення перерви у розгляді кримінального провадження, цивільної або адміністративної справи з зазначенням причини, час і день наступного судового засідання, а також про участь у справі народних засідателів;

підшиває до справи (матеріалів кримінального провадження) в хронологічному порядку документи, додані до справи (матеріалі) в ході судового розгляду (провадження) (у порядку їх надходження), протокол (журнал) судового засідання, вирок, рішення, постанову, ухвалу суду; (у встановленому цією Інструкцією порядку формує матеріали кримінального провадження, цивільної чи адміністративної справи, в тому числі продовжує нумерацію аркушів, опис документів.)

продовжує нумерацію аркушів справи (матеріалів кримінального провадження) та опис документів, що містяться у справі (матеріалах кримінального провадження)";

робить запис у журналі розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів суддею (додаток 25) про результати розгляду справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня, у тому числі справ про адміністративні правопорушення;

про участь у справі (судовому провадженні) народних засідателів (присяжних), робить відмітку у зазначеному вище журналі з вказівкою про кількість годин;

виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню;

після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи (матеріалів кримінального провадження) (не пізніше наступного дня після виготовлення протоколу (журналу) судового засідання, у разі його ведення) передає справу (матеріали кримінального провадження) на зберігання в канцелярію суду.

Виконані та сформовані відповідно до вимог процесуального законодавства та цієї Інструкції матеріали кримінального провадження, цивільної чи адміністративної справи, але не пізніше наступного після виготовлення журналу судового засідання, у разі його ведення, матеріали передаються до канцелярії суду на зберігання.

14.5. У разі відкладення судового засідання, розгляду цивільної або адміністративної справи з призначенням на інший день, то викликаним і присутнім у судовому засіданні особам (крім обвинувачених, які перебувають під вартою) вручаються відповідні повістки про виклик до суду (додаток 26), повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під розписку на окремому аркуші, що додається до протоколу (журналу) судового засідання. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, повістки про виклик їх у суд надсилаються не пізніше наступного дня. Для повторного виклику обвинувачених, які перебувають під вартою, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилається відповідне розпорядження (додаток 26а). Виконуються вимоги пункту ____ Інструкції щодо протоколу (журналу) судового засідання.

Про відкладення судового засідання, розгляду справи та про день і час, на який перенесено судове засідання, розгляд справи, робиться відмітка в журналі розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів суддею. Після відкладення судового засідання, розгляду справи секретар судового засідання оформляє справу (матеріали кримінального провадження). В автоматизованій системі документообігу суду зазначається причина відкладення.

14.6. У разі відкриття позовного та окремого провадження у цивільній справі, відкриття провадження за заявою про перегляд судового рішення у зв’язку з нововиявленими обставинами, - виготовляє та оформлює копії ухвал про відкриття провадження, виготовляє судові повістки про виклик відповідно до ухвали в попереднє чи у судове засідання осіб у справі, надсилає рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення не пізніше наступного дня після відкриття провадження позивачу/заявнику копію ухвали та судову повістку, а всім іншим особам у справі відповідно копію позовної заяви/заяви окремого провадження/заяви про перегляд судового рішення у зв’язку з нововиявленими обставинами з копіями доданих до заяв документів. Про надсилання копії ухвали та документів з зазначенням кількості аркушів вказується в змісті судової повістки та на повідомленні про вручення поштового відправлення.

Судова повістка виготовляється в двох примірниках, один – надсилається особі, другий примірник підшивається до матеріалів справи у визначеному цією Інструкцією порядку.

У разі прийняття заяв про скасування судового наказу та про перегляд заочного рішення, - секретар судового засідання виготовляє судові повістки-повідомлення про виклик у судове засідання осіб у справі, не пізніше наступного дня після призначення дати розгляду заяв надсилає рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення відповідно боржнику та особі у справі, яка подала заяву про скасування заочного рішення суду, - судові повістки, а стягувачу та іншим особам у справі копію відповідної заяви з копіями доданих до заяви документів. Про надсилання копій документів з зазначенням кількості аркушів вказується в змісті судової повістки та на повідомленні про вручення поштового відправлення.

У разі видачі судового наказу, - секретар судового засідання виготовляє та оформлює копію судового наказу, яку не пізніше наступного дня після його видачі надсилає боржнику рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення разом з копією заяви про видачу судового наказу та копіями доданих до заяви документів. Документи надсилаються супровідним листом, який виготовляється секретарем судового засідання в двох примірниках, один примірник для боржника, другий примірник приєднується до матеріалів справи. Про надсилання копії судового наказу та документів зазначається на повідомленні про вручення поштового відправлення.

Повідомлення про вручення поштових відправлень підшиваються до матеріалів справи в міру їх надходження/повернення до суду.

З судовою повісткою особам у справі можуть також направлятись копії ухвал про забезпечення позову, про забезпечення доказів, копія зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні вимоги щодо предмета спору у справі, тощо, про що має бути вказано в змісті повістки з зазначенням кількості аркушів та на повідомленні про вручення поштового відправлення.

Документи можуть бути вручені особам у справі під розписку, якщо особа з’явилась до суду до дня судового засідання у справі. Перед врученням документів секретар судового засідання має перевірити особу особи, яка звернулась, на підставі документу, який посвідчує особу, а у разі звернення представника, також перевірити та приєднати до матеріалів справи документ, що підтверджує його повноваження.

Порядок здійснення виклику до суду через друковані засоби масової інформації, у випадках передбачених процесуальним законодавством, врегульовано постановою Кабінету Міністрів України від 25 січня 2006 року № 52 "Про порядок визначення друкованого засобу масової інформації, у якому розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб, свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме". Перелік друкованих засобів масової інформації місцевої сфери розповсюдження, у яких розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб і свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме, щороку затверджується відповідним розпорядженням Кабінету Міністрів України.

14.7. Після виконання, матеріали справи формуються у встановленому цієї Інструкцією порядку та передаються на зберігання до канцелярії суду до дня, напередодні призначеної дати судового засідання у справі.

14.8. Після відкриття провадження у адміністративній справі секретар судового засідання вчиняє аналогічні описаним вище дії.