З діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим

ПРОЕКТ

Інструкція

З діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим

 

 

Київ – 2013

ЗМІСТ

Розділ I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Предмет регулювання

2. Визначення термінів

3. Мова діловодства

4. Розподіл повноважень щодо діловодства

5. Організація роботи з документами, що передаються електронними засобами зв ' язку (електронною поштою, факсом, телеграмами)

6. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду

7. Оперативне зберігання справ і документів. Приймання -передавання справ (документів) під час зміни відповідальних посадових осіб

Розділ II. ПРОХОДЖЕННЯ ПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ ТА СУДОВИХ СПРАВ (МАТЕРIАЛIВ КРИМIНАЛЬНОГО ПРОВАДЖЕННЯ)

8. Загальні положення проходження процесуальних документів, судових справ (матеріалів кримінального провадження)

8.1. Приймання і реєстрація процесуальних документів та судових справ (матеріалів кримінального провадження)

8.2. Передавання процесуальних документів і судових справ (матеріалів кримінального провадження) для розгляду

8.3. Реєстрація і надсилання вихідної кореспонденції, пов ' язаної із судовими справами (матеріалами кримінального провадження)

9. Особливості проходження процесуальних документів, матеріалів кримінального провадження у кримінальному провадженні

9.1. Робота з матеріалами кримінального провадження у стадії підготовчого провадження

9.2. Проходження в суді апеляційної інстанції судових справ (матеріалів кримінального провадження)

10. Особливості проходження процесуальних документів, судових справ при розгляді адміністративних та цивільних справ

10.1. Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху

10.2. Робота з адміністративними позовними заявами, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, а також адміністративними позовами, повернутими з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху

10.3. Робота з заявами у цивільних справах, які залишено без руху

10.4. Робота з цивільними позовними заявами та заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, заявами про видачу судового наказу, щодо яких відмовлено у прийнятті, а також з цивільними позовними заявами, заявами окремого провадження та заявами про видачу судового наказу, повернутими з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху, і заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу про їх повернення.

10.5. Проходження справ в суді апеляційної інстанції

10.6. Забезпечення проходження в апеляційному суді справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

11. Проходження процесуальних документів у справах про адміністративні правопорушення

12. Приймання й облік апеляційних скарг на судові рішення

13. Приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах (матеріалах кримінального провадження)

14. Дії секретаря судового засідання пов’язані з розглядом справ (судового провадження)

15. Фіксування судового процесу технічними засобами

16. Формування і оформлення судової справи (матеріалів кримінального провадження)

17. Порядок видачі судових справ (метеріалів криміналньного провадження) для ознайомлення. Виготовлення копій документів

18. Звернення до виконання судових рішень

Розділ III. ПРОХОДЖЕННЯ НЕПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

19. Приймання і реєстрація непроцесуальних документів

20. Накладення резолюції. Надання доручення. Передавання для виконання

21. Виконання непроцесуальних документів і доручень

22. Реєстрація і надсилання вихідних непроцесуальних документів

23. Контроль за виконанням непроцесуальних документів і доручень

24. Особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів

25. Особливості діловодства за запитами на інформацію

26. Особливості діловодства з питань розгляду звернень (заяв, скарг, пропозицій) фізичних або юридичних осіб

27. Формування непроцесуальних документів у справи

ІV. АРХІВНА РОБОТА В СУДІ

28. Складання номенклатури справ

29. Експертиза цінності документів

30. Оформлення справ та передання до архіву суду на зберігання

31. Складання описів справ суду

32. Облік справ архіву суду

33. Порядок зберігання справ в архіві суду

34. Видавання справ та документів з архіву суду

35. Порядок передавання справ на державне зберігання до архівних установ

36. Передавання документів і справ до електронного архіву. Надання документів і справ з електронного архіву

 

Розділ I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Предмет регулювання

1.1. Інструкціяз діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим (далі – Інструкція) встановлює загальні правила ведення судового діловодства в апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та місцевих загальних судах (далі – суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

1.2. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у суді розроблені відповідно до положень Конституції України, законів України, інших нормативно-правових актів, що встановлюють порядок організації та діяльності органів судової влади, а також з урахуванням основних положень державної системи діловодства.

1.3. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.4. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам Законів України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", державним стандартам, Положенню про автоматизовану систему документообігу суду та цій Інструкції.

Визначення термінів

2.1. Визначення термінів наводяться для цілей цієї Інструкції.

2.2. Віза – реквізит документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом.

2.3. Діловодство – сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи в суді з документами і документування процесуальної та управлінської інформації.

2.4. Документ – створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати її та передавати у часі та просторі.

2.5. Експертиза цінності документів – визначання на підставі чинних засад і критеріїв цінності документів.

2.6. Канцелярія – структурний підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також може виконувати інші завдання, визначені положенням, яке затверджується керівником апарату суду, в тому числі поєднувати функції служби діловодства.

2.7. Керівництво суду – голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, особи, які виконують їх обов’язки.

2.8. Непроцесуальний документ – документ, на який не поширюються вимоги процесуального закону і який не стосується розгляду судової справи (матеріалів кримінального провадження).

2.9. Номенклатура справ – обов'язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання.

2.10. Офіційна електронна адреса суду – електронна адреса, яка зазначена на офіційному сайті та внесена до Єдиної бази електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб'єктів владних повноважень.

2.11. Процесуальний документ – документ, на який поширюються вимоги процесуального закону і який стосується розгляду судової справи (матеріалів кримінального провадження).

2.12. Реєстрація документа – сукупність дій, пов'язаних з фіксуванням факту створення або надходження документа шляхом присвоєння унікального номера з записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

2.13. Реєстр – електронно-обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо.

2.14. Резолюція – реквізит документа у вигляді напису, в якому посадова особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

2.15. Служба діловодства – структурний підрозділ апарату суду або в залежності від штатної чисельності апарату суду працівник апарату суду, на якого покладається організація діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді. Структурний підрозділ апарату суду здійснює свої функції на підставі положення про нього, затвердженого керівником апарату суду. Може створюватись окремо з включенням його до структури канцелярії на правах відділу. Повноваження працівника апарату суду, відповідального за діловодство в суді, визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується керівником апарату суду.

2.16. Цінність документа – інформаційні та інші характеристики документа, що зумовлюють його значимість для особи, суспільства, держави.

Мова діловодства

3.1. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

3.2. Усі документи суду складаються державною мовою. Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадової особи.

3.3. У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

 

Робота з адміністративними позовними заявами, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено,ю а також адміністративним позовами, повернутими з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху

 

10.2.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі або про повернення заяви копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення поштового відправлення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи їх представнику разом з заявою та всіма доданими до неї документами.

Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання документів підшиваються до матеріалів справи.

Матеріали справи формуються у визначеному цією Інструкцією порядку.

Секретар судового засідання виготовляє світлокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи після ухвали про відмову у відкритті провадження чи повернення заяви.

Сформована справа передається на зберігання до канцелярії суду.

До автоматизованої системи документообігу суду у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви/заяви.

 

Робота з цивільними позовними заявами та заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, заявами про видачу судового наказу, щодо яких відмовлено у прийнятті, а також з цивільними позовними заявами, заявами окремого провадження та заявами про видачу судового наказу, повернутими з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху, і заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу про їх повернення, далі заяви

 

10.4.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі, про повернення заяви у зв’язку з непідсудністю справи цьому суду, копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення поштового відправлення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи їх представнику разом з заявою та всіма доданими до неї документами.

Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання документів підшиваються до матеріалів справи.

Матеріали справи формуються у визначеному цією Інструкцією порядку.

Секретар судового засідання виготовляє світлокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи після ухвали про відмову у відкритті провадження чи повернення заяви.

Сформована справа передається на зберігання до канцелярії суду.

10.4.2. У разі повернення заяви з інших підстав, окрім як у зв’язку з непідсудністю заяви цьому суду, а також у разі відмови в прийнятті заяви про видачу судового наказу та у разі повернення заяви про забезпечення позову, копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення поштового відправлення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи їх представнику.

Оригінал заяви з доданими до неї документами повертається після набрання ухвалою законної сили.

Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання копії ухвали підшиваються до матеріалів справи.

Матеріали справи формуються у визначеному цією Інструкцією порядку.

Секретар судового засідання виготовляє світлокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи після ухвали про повернення заяви.

Оригінал заяви з доданими до неї документами в одному примірнику підшивається до матеріалів справи супровідного листа про направлення копії ухвали і таким чином зберігається в матеріалах справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Копії заяви з додатками до справи не підшиваються, вкладаються в окремий конверт, про що зазначається на конверті з застереженням кількості аркушів вмісту, конверт зберігається при матеріалах справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Сформована як описано вище справа передається до канцелярії суду на зберігання.

Виконання ухвали. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення заяви не надійшла та ухвала набрала законної сили, через три дні після закінчення строку, встановленого для апеляційного оскарження, заява разом з усіма доданими до неї документами вишивається з матеріалів справи і з супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про його вручення надсилається позивачу/заявнику чи їх представнику або видається цим особам під розписку.

Ті ж самі дії з виконання ухвали вчиняються не пізніше трьох днів після повернення справи з апеляційного суду, у разі, якщо ухвала набрала законної сили.

Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання матеріалів приєднується до матеріалів справи.

Світлокопія заяви, оригінали ухвали про повернення заяви з супровідними листами про надсилання копій цих ухвал, а також повідомлення про вручення поштового відправлення формуються у визначеному цією Інструкцією порядку і зберігаються в справі.

До автоматизованої системи документообігу суду у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви/заяви.

 

Забезпечення проходження в апеляційному суді справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

 

10.6.1. Забезпечення проходження в суді першої інстанції справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах здійснюється за правилами, встановленими цим розділом, розділом 5 Інструкції та чинним законодавством. Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень у яких ставиться питання про їх перегляд.

10.6.2. Робота із заявами, залишеними без руху, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

10.6.3. Заяви, залишені в передбачених процесуальними кодексами України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

10.6.4.Заявнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається із заявою та оригіналом ухвали).

10.6.5.Заява з ухвалою про залишення заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від заявника додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення заяви без руху терміну.

Про рух заяви робиться відмітка в автоматизованій системі документообігу суду.

10.6.6. У разі усунення заявником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення заяви без руху, усі матеріали підшиваються до відповідної судової справи та продовжується подальше оформлення справи в загальному порядку. Датою надходження заяви вважається день першого її подання до суду.

10.6.7. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення заяви її копія не пізніше другого дня надсилається заявнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. Заява з оригіналами ухвал про залишення заяви без руху і про повернення заяви та копіями супровідних листів повертаються до справи "Матеріали, залишені без руху" для збереження протягом строку касаційного оскарження ухвали про повернення заяви, про що робиться відмітка в автоматизованій системі документообігу суду.

10.6.8.У разі надходження касаційної скарги чи касаційного подання прокурора на ухвалу про повернення заяви всі матеріали підшиваються у відповідну цивільну чи адміністративну справу, яка оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

10.6.9. Якщо касаційна скарга, касаційне подання прокурора на ухвалу про повернення заяви не надійшли не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого заявнику для касаційного оскарження ухвали про залишення заяви без руху, заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про її одержання заявнику. Оригінали ухвал про залишення заяви без руху, про повернення заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал підшиваються до адміністративних чи цивільних справ, стосовно судових рішень, у яких ставилося питання про перегляд. В автоматизованій системі документообігу суду (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

10.6.10. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання заявникові разом із заявою та всіма доданими до неї документами.

Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі з копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали та повернення заяви з усіма доданими до неї документами підшиваються до відповідних справ, стосовно судових рішень у яких ставилося питання про їх перегляд. В автоматизованій системі документообігу суду (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

10.6.11. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

 

ІV. АРХІВНА РОБОТА В СУДІ

 

Складання описів справ суду

31.1. Опис справ підрозділу апарату суду (додаток 48) складається за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, за методичною допомогою служби діловодства з дотриманням таких правил:

1) номер опису судових справ повинен складатися з початкової літери судочинства, у порядку якому розглянуто судову справу, з доданням початкової літери назви категорії справи по строку зберігання - "П" (постійний строк зберігання), "Т" (тривалого (понад 10 років) строк зберігання), "Тм" (тимчасового строку зберігання), та чотирьох цифр року, у якому закінчені включені до опису справи.

Наприклад. Опис цивільної справи, тривалого (понад 10 років) зберігання за 2008 рік, буде мати номер: 2Ц - Т - 2008;

2) номер опису управлінської документації суду повинен складатися з початкової літери назви категорії документів по строку зберігання - "П" (постійний строк зберігання), "Т" (тривалого (понад 10 років) строк зберігання) або "ОС" (з особового складу), та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.

Наприклад. Опис справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2009 році, будуть мати номери: П - 2009; Т - 2009; ОС - 2009;

3) графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

4) у графі опису "№ з/п" зазначається номер загального порядку;

5) у графі "Номер (тому, частини)" зазначається:

для судових справ зазначається єдиний унікальний номер справи, що був присвоєний при реєстрації в суді;

для справ управлінської документації зазначається номер справи згідно з номенклатурою справ;

6) у графі опису "Заголовок справи (тому, частини)" вказується:

- для судових справ - прізвище та ініціали особи, стосовно якої розглянуто справу, стаття кодексу, прізвище та ініціали сторін із зазначенням предмету спору, кваліфікація правопорушення, тощо;

- для справ управлінської документації - найменування за номенклатурою справ;

7) у графі опису "Крайні дати справи (тому, частини)" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

8) у графі "Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком" зазначається рік, у якому закінчується строк зберігання. Якщо за Переліками визначено постійний строк зберігання, то в описі робиться відмітка "Постійно";

9) графа "Примітки" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим судам у випадку ліквідації суду, про наявність копій документів у справі, згодом проставляються відмітки про передання документів до державних архівних установ, архівних відділів міських рад тощо;

10) кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

11) у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

12) справи з кадрових питань (особового складу) вносяться до опису за абеткою, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією.

31.2. Опис справ підрозділу апарату суду складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву суду, а другий залишається як контрольний примірник у підрозділі апарату суду.

31.3. Опис справ підрозділу апарату суду підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства й затверджується керівником відповідного підрозділу.

Описи справ підрозділів апарату суду є підставою для складання зведеного опису справ.

31.4. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 49) включаються заголовки справ, що відклалися впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

31.5. Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ підрозділів апарату суду.

Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису.

Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер.

31.6. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ першого і останнього номерів за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

31.7. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описової статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

31.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис.

31.9. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ суду, у залежності від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

31.10. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 50), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис постійного зберігання разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про суд за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису.

Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК суду, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

Річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.

Схвалені ЕПК відповідної державної архівної установи описи справ затверджуються керівником апарату. Один примірник направляється до відповідної державної архівної установи, другий – зберігається як недоторканий в архіві суду. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом та службою діловодства суду.

31.11. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 51).

Систематизація заголовків справ тривалого зберігання у цьому описі повинна відповідати зведеній номенклатурі справ суду за цей самий рік та судовим справам, що вносяться до опису за порядковими реєстраційними номерами.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так, як і описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання ЕПК відповідної державної архівної установи не схвалюються.

31.12. Опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за встановленою формою (додаток 52).

Заголовки справ опису з кадрових питань (особового складу) систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу; списки особового складу; картки з обліку особового складу; особові справи; особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати); трудові книжки (незатребувані); акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених осіб.

Описи справ з кадрових питань (особового складу) суду складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК суду, погоджуються з ЕПК відповідної державної архівної установи та затверджуються керівником апарату.

32. Облік справ архіву суду

32.1. Облік справ архіву суду здійснюється з метою забезпечення їх збереженості та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі справи, що зберігаються в архіві суду, а також описи справ.

32.2. Усі облікові справи повинні зберігатися в робочій кімнаті керівника архіву (особи, відповідальної за архів) у шафах (сейфах), що опечатуються. Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву тільки у присутності керівника архіву (особи, відповідальної за архів).

32.3. Облік справ архіву ведеться за основними та допоміжними реєстраційними формами.

32.4. До основних реєстраційних форм архіву відносяться журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду, описи справ.

32.5. Журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду (додаток 53) призначений для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Журнал обліку надходження та вибуття справ архіву є підставою для складання паспорта архіву.

32.6. По закінченні календарного року в журналі надходження та вибуття справ архіву укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

32.7. Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення в описі справ за кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису до опису.

32.8. Кожна зміна загальної кількості справ в опису пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому запису з посиланням на відповідні виправдувальні документи.

Приклади:

“Справи із № 100 до № 150 вибули у зв'язку з переданням до Державного архіву Волинської області. Акт № 2 від 10.04.2009”;

“До опису включено справу під № 198-а. Акт № 1 від 17.05.2009”.

32.9. Після цього складається новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі “Примітка” проти кожної справи, що вибула, робиться позначка “вибула”.

32.10. Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складається до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

32.11. Описи справ суду є основними обліковими довідниками до документів суду до укладання річного розділу зведеного опису справ суду та схвалення (погодження) його ЕПК відповідної державної архівної установи або ЕК суду, після чого вони з обліку знімаються, а після передання документів державному архіву – в установленому порядку знищуються.

32.12. В архіві суду, справи якого передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву суду. У разі потреби до деяких справ додається внутрішній опис документів.

32.13. Паспорт архіву суду (додаток 54) призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

32.14. Паспорт архіву складається щорічно у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві суду.

 

33. Порядок зберігання справ в архіві суду

33.1. Основні вимоги щодо приміщень архіву суду, електро- і протипожежне обладнання архіву, температурно-вологий і світловий режими, санітарно-гігієнічний режим та обладнання архіву встановлюються нормативно-правовими актами.

33.2. Справи підрозділів апарату суду та судові справи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) таким чином, щоб справи за призначенням (окремо документи підрозділів апарату суду та окремо судові справи) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

33.3. Справи постійного зберігання розміщуються окремо від справ тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу).

33.4. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами; справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками; справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок. При цьому судові справи вміщуються в картонаж (в'язку) залежно від об'єму по 10-50 справ.

33.5. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються найменування суду, номер опису, номери справ (або крайні дати на номери інших справ), уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного опису.

33.6. Забороняється зберігати архівні справи у штабелях на підлозі, підвіконнях та інших непередбачених для цього місцях.

33.7. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) – зверху вниз зліва направо.