Складення номенклатури справ суду. Формування у справи непроцесуальних документів

10.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання (Додаток 10).

10.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного суду інформаційним довідником, що складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.

10.3. Номенклатура справ суду затверджується головою суду після схвалення експертною комісією суду (далі - ЕК) та погодження експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.

Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін, пов'язаних із діловодством суду.

10.4. За складання та ведення номенклатури справ відповідає служба діловодства, відповідальний працівник (особа) чи відповідний структурний підрозділ.

10.5. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватися структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

10.6. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких має бути гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ суду зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву суду для контролю за формуванням справ; четвертий - надсилається до державної архівної установи або архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.

Структурні підрозділи апарату суду використовують у роботі витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ суду.

10.7. Номенклатура справ суду містить такі графи:

графа 1 - індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років розгляду справи;

графа 2 - заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. Спочатку розміщуються заголовки справ з розпорядчою документацією. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

графа 4 - строк зберігання справ.

Номер статті визначається згідно з Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11.02.2010 року N 22, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.03.2010 року за N 201/17496, Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. N 578/5.

У разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений названим Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК за погодженням з ЕПК;

графа 5 - назва переліку документів, використаного при визначенні строків зберігання справ, відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи, про передачу справ до архіву.

10.8. У кінці року номенклатура справ суду закривається підсумковим записом, який підписує керівник служби діловодства, відповідальний працівник (особа). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівнику архіву суду, відповідальному працівнику (особі).

10.9. Номенклатура справ суду щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду не пізніше 15 грудня поточного року, уводиться в дію з 1 січня наступного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

10.10. Непроцесуальні документи формуються у справи за допомогою АСДС відповідно до затвердженої номенклатури справ.

10.11. Формування справ здійснюється за такими принципами:

1) у справи постійного зберігання групуються оригінали документів (у разі їх відсутності - засвідчені копії); включення до таких справ чернеток, особистих документів, ксерокопій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом іншої установи), не допускається;

2) у справи групуються документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ);

3) у справи групуються окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву суду документи групуються за окремими справами згідно з номенклатурою справ);

4) у справу групуються документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності за хронологією їх видання.

10.12. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, формується нова справа із занесенням її назви та строку зберігання до діючої номенклатури справ.

10.13. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

10.14. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені організаційно-розпорядчими документами, постановами, рішеннями, групуються у справи разом із ними.

Організаційно-розпорядчі документи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

10.15. Матеріали кожного засідання зборів працівників суду, наради тощо групуються у дві справи:

1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо) групуються у хронологічній послідовності і за порядком номерів;

2) документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, які виступають, тощо) групуються за датами і номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

10.16. Запити судів та інших органів і документи, пов'язані з виконанням запитів, групуються у справи за напрямами діяльності суду, а в разі невеликої кількості таких документів - в одну справу. Усередині справи документи групуються за датами запитів.

10.17. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

10.18. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.

10.19. Особові справи працівників суду ведуться у визначеному законодавством порядку.

10.20. Особові рахунки працівників, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються у межах року за прізвищами в алфавітному порядку або за місяцями.