Порядок підготовки та надсилання вихідної кореспонденції суду. Особливості підготовки та оформлення документів у ВССУ

7.1. Уся вихідна кореспонденція суду приймається, перевіряється і відправляється поштою, фельд'єгерським або телеграфним зв'язком, факсом чи за допомогою інших засобів, які забезпечують фіксацію повідомлення про відправлення, або передається нарочним службою діловодства (відповідальним працівником чи відповідним структурним підрозділом) після її реєстрації в АСДС відповідно до Положення про АСДС.

7.2. Під час прийому від виконавців вихідних непроцесуальних документів працівники служби діловодства (відповідальний працівник чи відповідний структурний підрозділ) обов'язково перевіряють:

- наявність підпису на документі;

- наявність віз співвиконавців на другому примірнику документа (за умови їх призначення);

- зазначення повної поштової адреси;

- наявність усіх додатків, зазначених у тексті документа;

- відповідність кількості примірників документа кількості адресатів.

7.3. Відповідальним за правильність зазначення реквізитів на вихідних процесуальних документах є виконавець (відповідальний виконавець) документа.

7.4. Не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в АСДС. Для кожного документа автоматично формується черговий порядковий вихідний номер.

Вихідний номер в листуванні, що стосується судових справ, повинен містити: номер, що сформований автоматизованою системою, та через дріб - номер провадження.

Вихідний номер у листуванні, що стосується інших документів, повинен мати такий формат: номер, що сформований автоматизованою системою, через дріб - номер номенклатурної справи суду, через дріб - рік.

7.5. На вихідних документах ВССУ проставляється реєстраційна позначка (Додаток 6).

7.6. Облік вихідної кореспонденції, що передається до поштового відділення, здійснюється службою діловодства (відповідальним працівником (особою) чи відповідним структурним підрозділом), яка за допомогою АСДС готує реєстри для розсилання.

7.7. Другі примірники непроцесуальних документів із візами, на яких ставиться реєстраційна позначка, повертаються до відповідних підрозділів для зберігання згідно з номенклатурою справ.

7.8. Документи оформляються відповідно до визначених вимог (Додаток 7).

Якщо документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства (відповідальному працівнику чи відповідному структурному підрозділу) надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

7.9. Документи, що надсилаються одночасно одному адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх вкладених у конверт вихідних документів.

7.10. Відправку кореспонденції, пов'язану з діяльністю суду, забезпечує служба діловодства (відповідальний працівник (особа) чи відповідний структурний підрозділ).

7.11. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

Електронна копія процесуального документа зберігається в АСДС та скріплюється електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача).

7.12. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, може здійснюватися між судами, Державною судовою адміністрацією України та її територіальними управліннями, підприємствами, установами та організаціями, створеними Державною судовою адміністрацією України, за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.

7.13. Внутрішні документи у ВССУ (інформаційні та аналітичні довідки, службові, доповідні, пояснювальні записки тощо) реєструються централізовано в АСДС відповідним структурним підрозділом.

7.14. Для оформлення внутрішніх документів ВССУ, за винятком організаційно-розпорядчих документів, бланки не використовуються.

7.15. Для оформлення службових документів ВССУ використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Дозволено використовувати папір формату А3 (297 х 420 мм) для оформлення таблиць або схем та А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій (доручень). Оформлення документів на папері іншого формату не допускається.

7.16. Редагуванню коректорами (працівниками відповідного структурного підрозділу) підлягають проекти постанов пленуму ВССУ, наказів і розпоряджень Голови ВССУ, заступників Голови та секретарів судових палат, керівника апарату; вихідної кореспонденції за підписом Голови, його заступників, секретарів судових палат, керівника апарату, його заступника; договорів і угод (в тому числі міжнародних), що укладаються ВССУ; тексти протоколів засідань пленуму ВССУ, Науково-консультативної ради ВССУ та зборів суддів; проекти окремих процесуальних документів.

7.17. Якщо листи або телеграми готуються як відповідь на вхідний документ (звернення, запит тощо), в їх тексті на початку обов'язково зазначаються вихідний номер і дата документа, на який надається відповідь, та робиться посилання на його реєстраційний номер в АСДС.

7.18. Якщо проект листа є відповіддю на вхідний чи підготовлений на його підставі інший документ, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.

7.19. Проект відповіді на вхідний документ має бути завізовано усіма співвиконавцями.

7.20. Перед поданням проекту документа на підпис відповідній посадовій особі працівник апарату, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність посилань на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

7.21. Проекти документів візуються виконавцями, іншими особами, відповідальними за їх підготовку (за необхідності - коректором) на зворотному чи лицьовому боці нижче тексту на останньому аркуші.

Віза складається з особистого підпису, прізвища та ініціалів, дати.

7.22. Вихідні листи ВССУ на адресу Президента України, Голови Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України готуються за підписом Голови ВССУ, а на адресу керівників міністерств, керівників інших державних установ - за підписом Голови ВССУ (за його дорученням чи резолюцією - заступників) або керівника апарату відповідно до розподілу обов'язків. Такі документи друкуються на кольорових бланках ВССУ, що виготовляються, нумеруються та обліковуються відповідним структурним підрозділом (Додаток 8).

Листи, що підписуються керівниками структурних підрозділів апарату ВССУ, виготовляються на чорно-білих бланках ВССУ, які не нумеруються та не обліковуються (Додаток 9).

7.23. Телеграми категорії "Урядова" підписуються Головою ВССУ, а в разі його відсутності або за його дорученням - заступниками Голови та/або керівником апарату.

7.24. Кожен документ у ВССУ підписується посадовою особою із зазначенням її посади, прізвища та ініціалів. Якщо посадова особа, за підписом якої підготовлено документ, відсутня, документ оформляється за підписом особи, яка виконує її обов'язки. Не допускається підписання документа зі словом "за" чи іншою позначкою перед назвою посади.

7.25. Якщо документ складається як довідка чи інформація, що додається до основного документа, він обов'язково візується керівником відповідного структурного підрозділу апарату ВССУ та виконавцем документа, а замість підпису посадової особи зазначається назва цього структурного підрозділу.

7.26. На службових документах обов'язково зазначається дата.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіально, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць зазначаються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 03.05.2013.

У текстах нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих, процесуальних документів і таких, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставленням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад, 02 травня 2013 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа тощо).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.