Порядок опрацювання вхідної кореспонденції

2.1. Уся вхідна кореспонденція підлягає реєстрації в АСДС відповідно до Положення про АСДС.

Кожний вхідний документ реєструється в суді лише один раз.

У разі передачі документа з одного структурного підрозділу до іншого про це робиться відповідна відмітка в АСДС.

2.2. Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, телеграфом, факсимільним повідомленням, електронною поштою, на сайт суду шляхом заповнення електронної форми, якщо таку створено, надається особисто або кур'єром, переданої від керівництва суду, якщо документи були отримані під час особистого прийому керівництвом суду, забезпечується канцелярією суду (відповідним структурним підрозділом апарату суду).

Приймання кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі (їх представників або кур'єра), здійснюється за пред'явленням оригіналу документа, що посвідчує особу (документа, що підтверджує повноваження представника або належність його до організації-відправника). У разі непред'явлення таких документів або пред'явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог чинного законодавства, кореспонденція не приймається).

2.3. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості - на іншому вільному місці) штамп суду (реєстраційну позначку - штрих-код) (Додаток 1) із зазначенням дати (у разі необхідності - часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

2.4. Відповідальний працівник суду (особа) у день надходження кореспонденції перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник (особа) суду розкриває всі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання.

Конверти (пакети) із грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання.

Конверти із грифом "для службового користування" розкриваються відповідальним працівником, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування".

2.5. Помилково доставлені до суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом (Додаток 2) за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи протягом не більш як два дні.

2.6. Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (Додаток 3) у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

У разі надходження забруднених чи пошкоджених документів, зміст та реквізити яких неможливо встановити, працівниками канцелярії/відповідного структурного підрозділу суду (у складі не менше трьох осіб) складається акт у двох екземплярах, один примірник якого направляється відправнику разом із документами без їх реєстрації в АСДС.

2.7. При надходженні до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).

2.8. У разі виявлення недоліків у формуванні судової справи канцелярія (відповідний структурний підрозділ) складає акт про стан справи, що надійшла до суду, та долучає його до матеріалів справи. Акт підписується трьома працівниками апарату суду, одним з яких є працівник канцелярії, затверджується керівником апарату суду та засвідчується печаткою суду "для довідок". Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

2.9. Реєстрація процесуальних та непроцесуальних документів здійснюється шляхом внесення до АСДС інформації та даних, передбачених Положенням про АСДС та іншими нормативно-правовими актами.

У разі реєстрації непроцесуальних документів до АСДС вносяться дані про термін виконання, якщо такий установлено документом або законодавством.

Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

2.10. Не підлягають реєстрації рекламні повідомлення, плакати тощо, прейскуранти, вітальні листи і запрошення, друковані видання (книги, журнали, газети, бюлетені), документи особистого характеру, а також забруднені та пошкоджені документи, зміст та реквізити яких неможливо встановити.

2.11. Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи - також за часом їх надходження.

2.12. На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп (реєстраційна позначка), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності - найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності - і час подання документа.

У разі реєстрації вхідного документа шляхом штрих-кодування дата та номер реєстрації формуються АСДС автоматично і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, не ставиться.

2.13. Порядок роботи з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25.12.2007 N 141.

До реєстраційної картки документа, що надійшов електронною поштою, приєднується документ. Також до реєстраційної картки може додаватися сканований варіант документа.

Якщо після отримання документа електронною поштою, факсимільним зв'язком, до суду надходить й документ на паперовому носії, останній передається за призначенням. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання електронного повідомлення (факсограми).

Внесення наступної інформації про рух документа до АСДС здійснюється користувачами АСДС відповідно до їхніх посадових обов'язків.

2.14. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується АСДС автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Номер справи має наступний формат: код суду/порядковий номер в цьому році/рік реєстрації.

В АСДС також формується номер провадження, який містить індекс, код суду, порядковий номер справи (матеріалів кримінального провадження) у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

В апеляційній інстанції для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер містить індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.

У касаційній інстанції для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства даного суду. Цей номер містить індекс, номер справи за порядком у поточному році, літерний індекс та дві останні цифри поточного року.

2.15. Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у місцевому загальному суді здійснюються згідно з індексами:

"1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

"1-кс" - клопотання слідчого, прокурора чи адвоката, скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора, заяви про відвід;

"1-в" - клопотання (подання), пов'язані із виконанням судових рішень у кримінальному провадженні (заяви про видачу дублікатів виконавчих листів, подання державних виконавців тощо);

"1-кд" - кримінальні справи (кримінальне провадження) щодо виконання судових доручень;

"1-о" - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

"1-вп" - заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

"1-м" - запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в" - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

"2-ав" - заяви про відновлення втраченого судового провадження в адміністративних справах;

"2-д" - судові доручення в цивільних справах;

"2-ад" - судові доручення в адміністративних справах;

"2-аз" - заяви про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;

"2-азз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;

"2-асз" - заяви про повернення судового збору в адміністративних справах;

"2-ар" - заяви про роз'яснення судового рішення в адміністративних справах;

"2-аво" - заяви про виправлення описки в адміністративних справах;

"2-адр" - заяви про винесення додаткового рішення в адміністративних справах;

"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

"2-зз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

"2-сз" - заяви про повернення судового збору у цивільних справах;

"2-р" - заяви про роз'яснення судового рішення у цивільних справах;

"2-во" - заяви про виправлення описки у цивільних справах;

"2-др" - заяви про винесення додаткового рішення у цивільних справах;

"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;

"2-с" - заяви про скасування судового наказу;

"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

"4-с"- скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах;

"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах;

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

2.16. Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді апеляційної інстанції здійснюються згідно з індексами:

"11-кп" - матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією;

"11-о" - про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами;

"11-сс" - матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією;

"11-п" - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, ухвалені місцевим судом;

"22-ц" - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення та ухвали, винесені місцевим судом;

"22-ц-вп" - визначення підсудності цивільної справи;

"88-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

"88-ц" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"33" - скарги і подання на постанови у справах про адміністративні правопорушення, постановлені суддею місцевого загального суду;

"3а" - справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 185 3 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розглянуті апеляційним судом.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

2.17. Реєстрація та облік кримінальних справ і матеріалів, що розглядаються місцевим загальним судом за нормами Кримінально-процесуального кодексу України (в редакції 1960 р.), здійснюється згідно з індексами:

"1" - справи, про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності;

"1-н" - справи про застосування до неповнолітніх заходів виховного характеру;

"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або щодо вирішення питання стосовно невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв'язку із закінченням строку давності;

"4" - справи за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора і скарги на їх дії та рішення;

"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;

"9" - справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення у порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами;

"10" - апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії;

"11" - справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення.

2.18. Реєстрація та облік касаційних скарг, інших передбачених процесуальним законодавством України документів у справах кримінальної юрисдикції здійснюються згідно з індексами:

"5-впс" - подання суду чи клопотання сторін про визначення підсудності;

"5-ск" - касаційні скарги у кримінальних справах на вироки та ухвали про застосування або відмову у застосуванні примусових заходів медичного чи виховного характеру суду першої інстанції після їх перегляду в апеляційному порядку, а також судові рішення суду апеляційної інстанції, постановлені щодо зазначених судових рішень суду першої інстанції; касаційні скарги на ухвали суду першої інстанції після їх перегляду в апеляційному порядку, а також ухвали суду апеляційної інстанції, якщо вони перешкоджають подальшому кримінальному провадженню;

"5-к" - кримінальні справи, які надійшли до суду касаційної інстанції у порядку ч. 1 ст. 383 КПК (відповідно до розділу XI КПК);

"5-км" - кримінальні справи, які надійшли до суду касаційної інстанції у порядку ч. 2 ст. 383 КПК (відповідно до розділу XI КПК);

"5-зп" - заяви про перегляд судових рішень ВСУ;

"5-зпв" - витребувані справи (матеріали кримінального провадження) за заявою про перегляд судових рішень у зв'язку з порушенням Україною міжнародних зобов'язань, що є наслідком недотримання норм процесуального права;

"5-зно" - заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами;

"5-дс" - додаткові скарги, клопотання, заперечення, повідомлення, заяви, матеріали на усунення недоліків, звернення щодо роз'яснення рішення та ін.;

"5-сі" - інші скарги;

"6-вп" - заяви, клопотання про визначення підсудності;

"6-ск" - касаційні скарги у цивільних справах;

"6-зп" - заяви про перегляд судового рішення ВСУ;

"6-зпв" - витребувані справи за заявою про перегляд судового рішення у зв'язку з порушенням Україною міжнародних зобов'язань, що є наслідком недотримання норм процесуального права;

"6-зно" - заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими обставинами;

"6-з" - звернення громадян, юридичних осіб та державних органів (установ);

"6-к" - клопотання процесуального характеру;

"33-ак" - справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 185 3 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розглянуті касаційним судом;

"33-ап" - заяви про перегляд постанов по справах про адміністративні правопорушення ВССУ та ВСУ.

2.19. Зустрічні позовні заяви, позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, підлягають реєстрації в АСДС та в разі ухвалення процесуального рішення про спільний розгляд обліковуються під єдиним унікальним номером основної справи.

У разі ухвалення процесуального рішення про відмову в спільному розгляді з первинним позовом, такі позови підлягають реєстрації в загальному порядку, передбаченому цією Інструкцією, для справ, що надійшли вперше.

2.20. У разі скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд та у випадку, коли справа надійшла за підсудністю з іншого суду, така справа підлягає реєстрації без зміни єдиного унікального номеру справи.

2.21. У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий єдиний унікальний номер. Після цього справа підлягає автоматизованому розподілу в загальному порядку.

До нової справи (матеріалів кримінального провадження) підшиваються завірені суддею копії процесуальних документів з попередньої справи, що мають значення для цієї справи.

2.22. У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну їй присвоюється єдиний унікальний номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка надійшла до суду першою.

Відповідно до постанови (ухвали) суду вноситься інформація в АСДС під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження).

2.23. Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), матеріалам присвоюється новий єдиний унікальний номер та до АСДС вноситься інформація щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено.

2.24. Повідомлення про вручення або невручення процесуального документа, надісланого учасникам судового процесу поштою, передаються для приєднання до матеріалів справи з відміткою про дату одержання їх судом без реєстрації в АСДС.

У разі надходження такого повідомлення до суду апеляційної (касаційної) інстанції після повернення справи до суду першої інстанції, воно направляється відповідальним працівником суду до відповідного суду для приєднання до матеріалів справи.

2.25. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

2.26. Внутрішнє листування у межах суду може здійснюватися в електронній формі.