Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів

5.1. Метою контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

5.2. Контроль за виконанням документів у суді здійснюється службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом).

Контроль за виконанням документів у структурних підрозділах апарату суду здійснюється керівником структурного підрозділу (відповідальним працівником).

5.3. Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), якими встановлено завдання (міститься вимога, надано доручення).

Строки та контроль за виконанням процесуальних документів встановлюються відповідно до законодавства.

5.4. Контроль за виконанням документів полягає у:

- взятті з використанням АСДС документа з резолюцією керівництва суду на контроль у день його розгляду, з відміткою в АСДС;

- продовженні строку виконання документа - продовженні (зміні) керівництвом суду строку виконання документа на підставі службової записки виконавця з обґрунтуванням, із відповідною відміткою в АСДС;

- знятті документа з контролю - з відміткою в АСДС за результатами остаточного опрацювання документа та після підписання його керівництвом суду.

5.5. У межах строку виконання документа може надаватися відповідь щодо окремих обставин опрацювання документа (проміжна відповідь), з внесенням інформації до АСДС.

Проміжна відповідь не є підставою для визнання документа виконаним.

5.6. Перебіг строку виконання документа, взятого на контроль, починається з дня, наступного за днем його реєстрації в АСДС. Строк виконання документа обчислюється в календарних днях.

Якщо закінчення строку виконання документа припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку є останній перед ним робочий день для документів, строк розгляду яких установлений чинним законодавством, або перший після нього робочий день - для документів, відносно яких такий строк чинним законодавством не встановлений.

5.7. Строки виконання документів можуть зазначатися в тексті документа або резолюції.

5.8. Документи повинні бути виконані:

без зазначення строку виконання - протягом 30 днів з дня реєстрації документа в АСДС;

- у разі накладення резолюції зі словом "Терміново" - протягом 3 днів з дня реєстрації документа в АСДС;

- у разі накладення резолюції зі словом "Негайно" або "Невідкладно" - протягом одного дня з дня накладення резолюції.

5.9. Документи виконуються в такі строки:

укази, розпорядження, доручення Президента України - у строк, зазначений в акті; у разі невизначення строку в указі, розпорядженні Президента України - протягом 30 календарних днів із дня набрання чинності актом;

депутатський запит, депутатське звернення - відповідно до вимог законодавства;

рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проекту нормативно-правового акта - не пізніше 10 днів з дня розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк);

погодження проекту акта Кабінету Міністрів України - у строк, установлений його головним розробником;

постанова, висновок Колегії Рахункової палати - не пізніше 15 днів з дня реєстрації документа в АСДС (якщо не встановлено інший строк);

звернення громадян, запити на публічну інформацію, адвокатський запит - відповідно до вимог законодавства.

5.10. Якщо виконання документа у зазначений строк є неможливим, виконавець (керівник відповідного структурного підрозділу) зобов'язаний звернутися з аргументованим клопотанням про продовження строку виконання документа до посадової особи, яка дала відповідне доручення, не пізніш як за три робочих дні до закінчення строку його виконання, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку з дня його реєстрації.

У разі продовження строку виконання документа робиться відповідна відмітка у графі "Термін продовжено" в АСДС, де зазначається кінцева дата виконання документа.

5.11. Днем виконання контрольного документа (завдання) вважається день реєстрації у суді вихідних документів про виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.

5.12. Після виконання документа служба діловодства (відповідальний працівник або відповідний структурний підрозділ) робить відмітку у графі "Відмітка про виконання" реєстраційної картки документа в АСДС, де зазначає номер документа, підготовленого на виконання контрольного документа, після чого знімає документ із контролю в АСДС.

5.13. Служба діловодства (відповідальна особа або відповідний структурний підрозділ) щотижня інформує керівництво суду про стан виконання документів, що перебувають на контролі.

Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду

6.1. Оформлення організаційно-розпорядчих документів суду здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. N 55.

6.2. Організаційно-розпорядчі документи суду (накази і розпорядження керівництва суду), внутрішні документи суду (листи, службові, доповідні записки, окремі види довідок тощо) реєструються в АСДС службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурними підрозділом).

6.3. Організаційно-розпорядчими документами суду визначаються питання інформаційно-правової роботи в суді, порядок подання внутрішніх документів керівництву суду, порядок опрацювання документів коректором тощо.

6.4. Проекти організаційно-розпорядчих документів ВССУ візуються виконавцем, керівником самостійного структурного підрозділу, що є головним розробником проекту, та за необхідності відповідальною особою юридичного управління. Якщо проект потребує погодження з іншими самостійними структурними підрозділами, то він візується керівником відповідного самостійного структурного підрозділу.

6.5. Проекти наказів Голови ВССУ з кадрових питань щодо суддів візуються виконавцем та начальником управління кадрової роботи.

6.6. Проекти наказів голови суду про відрядження суддів (судді), керівника апарату про відрядження працівників апарату готуються на підставі листа-запрошення (службової записки) та погодженої в установленому порядку заяви.

Для реєстрації відряджень ведеться відповідний журнал (Додаток 4).

6.7. Роздрукований на бланку встановленої форми проект наказу (розпорядження) подається на підпис разом із завізованим проектом цього документа.

6.8. Відповідальність за підготовку проектів організаційно-розпорядчих документів несуть усі особи, які візують цей документ.

6.9. Текст Візи проставляється на зворотній стороні проектів організаційно-розпорядчих документів (Додаток 5), наказу (розпорядження) і складається з двох частин - констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

6.10. У констатуючій частині наказу (розпорядження) зазначаються підстава, обґрунтування або мета його видання. Якщо наказ (розпорядження) видається на підставі законодавчого акта, нормативно-правового або розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва цього документа, дата та номер.

6.11. У пунктах розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначаються конкретні дії, які передбачається виконати, або заходи, які передбачається вжити, термін виконання та виконавці. В останньому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження) у цілому.

6.12. Якщо наказ (розпорядження) доповнює, скасовує або змінює попередні накази (розпорядження) чи їх окремі пункти, про це зазначається у тексті документа.

6.13. Реєстрація, облік, зберігання оригіналів і розсилка копій наказів (розпоряджень) в АСДС здійснюється відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом), який відповідає за ведення кадрового діловодства.