Державна судова адміністрація україни

ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

НАКАЗ

17.12.2013

м. Київ

N 173

Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ

Додатково див. оголошення
("Офіційний вісник України", N 92, 25 листопада 2014 р.,
"Офіційний вісник України", N 95, 05 грудня 2014 р.,
"Офіційний вісник України", N 101, 26 грудня 2014 р.),
постанову Окружного адміністративного суду міста Києва
від 13 січня 2015 року,
ухвалу Київського апеляційного адміністративного суду
від 5 березня 2015 року

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 146, частини п'ятої статті 147 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 року N 12, та з метою вдосконалення діловодства

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (додається).

2. Управлінню з питань судового діловодства розмістити текст цього наказу на офіційному веб-порталі судової влади України.

3. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України надіслати цей наказ до Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим та територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України довести цей наказ до відома місцевих загальних судів.

5. Керівникам апаратів місцевих загальних судів та апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим ознайомити з цим наказом працівників апарату суду.

6. Визнати такими, що втратили чинність, накази Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 року N 1 "Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді" (зі змінами) та від 27 червня 2006 року N 68 "Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді" (зі змінами).

7. Управлінню з питань судового діловодства повідомити Міністерство юстиції України про втрату чинності наказів Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 року N 1 "Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді" (зі змінами) та від 27 червня 2006 року N 68 "Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді" (зі змінами).

8. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2014 року.

9. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови Положишника В. В.

 

Голова

Р. Кирилюк

 

ПОГОДЖЕНО Лист Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ 17.12.2013 N 11-2038/0/4-13

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державної судової адміністрації України 17.12.2013 N 173

ІНСТРУКЦІЯ
З ДІЛОВОДСТВА У МІСЦЕВИХ ЗАГАЛЬНИХ СУДАХ, АПЕЛЯЦІЙНИХ СУДАХ ОБЛАСТЕЙ, АПЕЛЯЦІЙНИХ СУДАХ МІСТ КИЄВА ТА СЕВАСТОПОЛЯ, АПЕЛЯЦІЙНОМУ СУДІ АВТОНОМНОЇ РЕСПУБЛІКИ КРИМ ТА ВИЩОМУ СПЕЦІАЛІЗОВАНОМУ СУДІ УКРАЇНИ З РОЗГЛЯДУ ЦИВІЛЬНИХ І КРИМІНАЛЬНИХ СПРАВ

Умовні скорочення. Визначення термінів.

АС	- апеляційні суди областей, апеляційні суди міст Києва та Севастополя, Апеляційний суд Автономної Республіки Крим
АСДС	- автоматизована система документообігу суду
ДПСУ	- Державна пенітенціарна служба України
ВСУ	- Верховний Суд України
ВССУ	- Вищий спеціалізований суд України з розгляду цивільних і кримінальних справ
КАСУ	- Кодекс адміністративного судочинства України
КВК	- Кримінально-виконавчий кодекс України
КПК	- Кримінальний процесуальний кодекс України
МС	- місцеві загальні суди (районні, районні у містах, міські та міськрайонні суди)
ОСК	- обліково-статистична картка
Положення про АСДС	- Положення про автоматизовану систему документообігу суду
ЦПК	- Цивільний процесуальний кодекс України
ЕК	- експертна комісія
ЕПК	- експертно-перевірна комісія.

Наведені в Інструкції терміни вживаються в такому значенні:

вихідна кореспонденція - документи, які направляються за межі суду;

відповідальний працівник (особа) - працівник (особа) апарату суду, який (яка) відповідно до посадових обов'язків здійснює опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції суду, забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, станом ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі, роботу з речовими доказами, роботу з архівом тощо;

віза - реквізит внутрішнього погодження документа у вигляді напису, зробленого особою відповідно до її посадових обов'язків, що висловлює згоду або незгоду з проектом документа та містить особистий підпис, прізвище, посаду (у разі потреби) особи та дату візування;

вхідна кореспонденція - документи, що надходять до суду;

діловодство - сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи з документами в суді;

документ - створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання та передача її у часі та просторі;

канцелярія - підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також може виконувати інші завдання, визначені положенням, яке затверджується керівником апарату суду, у тому числі поєднувати функції служби діловодства;

керівництво суду - голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, його заступник, особи, які виконують їх обов'язки;

непроцесуальний документ - документ, на який не поширюються вимоги процесуального закону;

номенклатура справ - обов'язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання;

офіційна електронна адреса суду - електронна адреса, що внесена до Єдиної бази електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб'єктів владних повноважень та зазначена на офіційному сайті суду;

працівники суду - судді, працівники апарату суду;

процесуальний документ - документ, на який поширюються вимоги процесуального закону;

реєстр - електронно-обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо;

реєстрація документа - сукупність дій, пов'язаних із фіксуванням факту створення або надходження документа шляхом присвоєння унікального номера із записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації;

реєстраційна позначка - це штрих-код та літерно-цифрова інформація, зазначена над штрих-кодом, що містить найменування суду, реєстраційний номер документа та дату реєстрації;

резолюція - реквізит документа у вигляді напису, в якому міститься зміст рішення, прийнятого керівництвом суду щодо виконання документа, із зазначенням дати накладення резолюції, виконавця (виконавців), терміну виконання, прізвища та ініціалів автора резолюції. Резолюція може вчинятися шляхом внесення відповідних даних до реєстраційної картки документа в АСДС;

служба діловодства - підрозділ апарату суду, який може утворюватися в апараті суду та на який покладається організація діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді;

ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі - Інструкція) розроблена відповідно до положень Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, що визначають порядок організації та діяльності органів судової влади, та встановлює правила ведення діловодства в МС, АС, ВССУ і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

1.2. Положення Інструкції передбачають автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ, матеріалів чи проваджень) за допомогою АСДС та ведення діловодства у паперовій формі.

1.3. Положення Інструкції визначають правила і порядок роботи з усіма документами, крім тих, які містять відомості, що становлять державну таємницю.

Організація діловодства з секретними документами визначається окремими нормативно-правовими актами і покладається на підрозділ або працівника апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу.

Робота із документами з грифом "для службового користування" покладається на підрозділ або відповідального працівника апарату суду, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування", та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 р. N 1893, та вимог цієї Інструкції.

1.4. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадовій особі.

У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

1.5. Контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснюється головою суду.

1.6. Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в суді покладається на керівника апарату суду, а в разі його відсутності - на заступника керівника апарату суду або особу, яка виконує його обов'язки.

1.7. Організація діловодства та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами у підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

1.8. В апараті суду визначається особа, відповідальна за ведення діловодства (за потреби - в кожному структурному підрозділі суду), яка забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом; звітує перед керівництвом про стан виконання документів.

При звільненні працівника, а також на період його відпустки, відрядження, тривалої хвороби тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або за дорученням керівника апарату (керівника структурного підрозділу) - іншому працівникові з відміткою про передачу (із зазначенням дати) у відповідному журналі АСДС.

1.9. Усі працівники суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції та є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них, крім випадків, передбачених законодавством.

Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у трьох примірниках, один з яких передається керівникові апарату, другий - службі діловодства для відповідного реагування в установленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

1.10. За порушення вимог цієї Інструкції працівники суду несуть відповідальність, установлену чинним законодавством України.

ОСОБЛИВА ЧАСТИНА

Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, з адміністративними позовами, повернутими з підстав інших, ніж у зв'язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху

20.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі або про повернення заяви копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи представнику позивача/заявника разом із заявою та всіма доданими до неї матеріалами.

Секретар судового засідання виготовляє ксерокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи перед ухвалою про відмову у відкритті провадження у справі або про повернення заяви.

Заява з доданими до неї матеріалами до справи не підшивається, а вкладається в окремий конверт, про що зазначається на конверті з зазначенням кількості аркушів вмісту, який зберігається разом із матеріалами справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Сформована, як описано вище, справа передається до канцелярії суду на зберігання не пізніше наступного дня.

Робота з цивільними позовними заявами та заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, заявами про видачу судового наказу, щодо яких відмовлено у прийнятті, а також із цивільними позовними заявами, заявами окремого провадження та заявами про видачу судового наказу, повернутими з підстав інших, ніж у зв'язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху, із заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу про їх повернення

22.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі, про повернення заяви у зв'язку з непідсудністю справи цьому суду копія такої ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи представнику позивача/заявника разом із заявою та всіма доданими до неї документами.

Повідомлення про вручення поштового відправлення після повернення до суду або розписка з даними про вручення/одержання документів підшиваються до матеріалів справи.

Секретар судового засідання виготовляє ксерокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи перед ухвалою про відмову у відкритті провадження чи повернення заяви.

Сформована справа передається на зберігання до канцелярії суду.

22.2. У разі повернення заяви з підстав інших, ніж у зв'язку з непідсудністю заяви цьому суду, а також у разі відмови у прийнятті заяви про видачу судового наказу чи в разі повернення заяви про забезпечення позову копія ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи представнику позивача/заявника.

Оригінал заяви разом із доданими до неї документами повертаються після набрання ухвалою законної сили.

Повідомлення про вручення поштового відправлення після повернення до суду або розписка з даними про вручення/одержання копії ухвали підшивається до матеріалів справи.

Секретар судового засідання виготовляє ксерокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи перед ухвалою про повернення заяви.

Копія заяви з доданими до неї матеріалами зберігається до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Заява з доданими до неї матеріалами до справи не підшивається, а вкладається в окремий конверт, про що зазначається на конверті із зазначенням кількості аркушів вмісту, який зберігається разом із матеріалами справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Сформована, як описано вище, справа передається до канцелярії суду на зберігання.

Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення заяви не надійшла, а ухвала набрала законної сили, заява разом з усіма доданими до неї документами через три дні після закінчення строку, встановленого для апеляційного оскарження, із супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення надсилається позивачу/заявнику чи представнику позивача/заявника або видається цим особам під розписку.

Ті ж самі дії щодо виконання ухвали вчиняються не пізніше трьох днів після повернення справи з апеляційного суду у разі набрання ухвалою законної сили.

Повідомлення про вручення поштового відправлення після повернення до суду або розписка з даними про вручення/одержання матеріалів приєднується до матеріалів справи.

Ксерокопія заяви, оригінали ухвал про повернення заяви разом із супровідними листами про надсилання копій цих ухвал, а також повідомлення про вручення поштового відправлення формуються у визначеному цією Інструкцією порядку і зберігаються у справі.

У разі надходження до суду першої інстанції апеляційної скарги з усіма доданими до неї документами така скарга підшивається до матеріалів справи, після чого справа надсилається до апеляційного суду. Копії апеляційних скарг разом із доданими до них копіями письмових матеріалів вкладаються у справу без підшивання.

Інформація про рух позовної заяви/заяви вноситься до АСДС.

Особливості проходження справ у суді з заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також зі зверненнями у порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

24.1. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, якими закінчено розгляд цивільної справи і які набрали законної сили, реєструється в АСДС в окремій реєстраційній картці з проведенням авторозподілу даної заяви. Інформація про дальший рух заяви помічником судді вноситься до АСДС.

24.2. Забезпечення проходження в суді апеляційної інстанції справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також зі зверненнями у порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах здійснюється за правилами, встановленими цим розділом, розділом 23 цієї Інструкції та чинним законодавством.

Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень в яких порушується питання про їх перегляд.

24.3. Робота із заявами, залишеними без руху, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

24.4. Заяви, залишені у передбачених процесуальними кодексами України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються разом із матеріалами справи, рішень якої ці заяви стосуються.

24.5. Заявнику не пізніше наступного дня після постановлення ухвали про залишення заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою про одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається із заявою та оригіналом ухвали).

24.6. Заява з ухвалою про залишення заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від заявника додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох днів після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення заяви без руху строк.

Інформація про рух заяви вноситься до АСДС.

24.7. У разі усунення заявником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення заяви без руху, всі матеріали підшиваються до відповідної справи та продовжується дальше оформлення справи в загальному порядку.

24.8. У разі постановлення суддею ухвали про повернення заяви її копія не пізніше наступного дня надсилається заявнику рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання. Заява разом із оригіналами ухвал про залишення заяви без руху і про повернення заяви та копіями супровідних листів повертається до відповідної справи для зберігання протягом строку касаційного оскарження ухвали про повернення заяви та вноситься інформація до АСДС.

24.9. Оригінали ухвал про залишення заяви без руху, про повернення заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал підшиваються до адміністративних чи цивільних справ стосовно судових рішень, в яких порушувалося питання про перегляд.

Інформація про рух заяви вноситься до АСДС.

24.10. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали разом із заявою та всіма доданими до неї документами невідкладно надсилається заявникові рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання.

Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі разом із копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали та повернення заяви з усіма доданими до неї документами підшивається до відповідних справ, стосовно судових рішень в яких порушувалося питання про їх перегляд. Інформація про рух заяви вноситься до АСДС.

24.11. Відповідно до вказівок судді та у порядку, передбаченому ЦПК чи КАСУ, провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

Робота архіву суду

30.1. Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що створилася в процесі управлінської діяльності суду, на державне зберігання, здійснюється згідно з Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 15 грудня 2011 року N 168, та Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 р. N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 р. N 407/5598 (для ВССУ).

30.2. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовці і передаванні судових справ та документації, що створилася в процесі управлінської діяльності суду, та архіву суду, забезпеченні збереження документів архівного фонду суду, їх передачі на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також у їх відборі для знищення.

Бібліотека суду

31.1. Робота бібліотеки суду здійснюється на підставі Положення про бібліотеку суду, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 18 березня 2011 року N 65.

 

Додаток 1 до пункту 2.3 Інструкції

Найменування суду Вх. N ___________________ від ____________ Дата _____ _____ год. _______ хв. Основ. на ____ арк., додаток на _____ арк. ___________________ ___________________ ____________ Посада П. І. Б. Підпис

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 2 до пункту 2.5 Інструкції

НАЙМЕНУВАННЯ СУДУ

(адреса, телефон, факс, e-mail)

_______________ N _______________ На N ____________ від ____________ Адресат Повертається звернення (заява, скарга тощо) від ____________ N _____ як таке, що помилково направлене на адресу суду. Додаток на ___ арк. Посада _________ Підпис _________

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 3 до пункту 2.6 Інструкції

_____________________________________________________________________________________
(повне найменування суду)

АКТ

від "___" ____________ 20__ р. N ______

_____________________________________________________________________________________
місце складання

Цей акт складений на підставі Інструкції з діловодства _____________________________________________________________________________________ (ким складено) у присутності _________________________________________________________________________ (прізвище та ініціали) про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого _____________________________________________________________________________________ (найменування організації, що надіслала конверт або пакет) _____________________________________________________________________________________ (виявлені недоліки) Підписи: ______________________ ______________________ ______________________

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 4 до пункту 6.6 Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

N з/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата й номер наказу (розпорядження)	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 5 до пункту 6.9 Інструкції

НАЙМЕНУВАННЯ СУДУ

_____________________________________________
Назва організаційно-розпорядчого документу суду

__________________	м. _________________	N ________________
Зворотний бік: ____________ підпис ____________ П. І. Б. ______________ посада (у разі потреби); ____________ дата візування.

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 6 до пункту 7.5 Інструкції

НАЙМЕНУВАННЯ СУДУ

Адресат (кому)   Шановний(а).............!     (Текст)     Додаток на _____ арк. в 1 прим.
З повагою
Посада	(підпис)	ініціали, прізвище

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 8 до пункту 7.22 Інструкції

ВИЩИЙ СПЕЦІАЛІЗОВАНИЙ СУД УКРАЇНИ
З РОЗГЛЯДУ ЦИВІЛЬНИХ І КРИМІНАЛЬНИХ СПРАВ

вул. П. Орлика, 4-а, м. Київ, 01043
______________________________________________________________________

Адресат (кому)     Шановний(а).............!     (Текст) Додаток на ________ арк. в 1 прим.

З повагою
Посада*	(підпис)	ініціали, прізвище
____________ * Головаабо /В. о. Головиабо /Заступник Головиабо /Керівник апаратуабо /Заступник керівника апаратуабо /Секретар судової палати у..... або / Суддя

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 9 до пункту 7.22 Інструкції

ВИЩИЙ СПЕЦІАЛІЗОВАНИЙ СУД УКРАЇНИ З РОЗГЛЯДУ ЦИВІЛЬНИХ І КРИМІНАЛЬНИХ СПРАВ
Назва структурного підрозділу	Адресат
вул. П. Орлика, 4-а, м. Київ, 01043 _________________________________________	(кому)

Шановний(а).....!     Текст   Додаток на ______ арк. в 1 прим.

З повагою
Начальник управління	(підпис)	ініціали, прізвище
____________ Оформлюється на форматі А4 та/або А5

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 10 до пункту 10.1 Інструкції

Найменування суду
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ___________ N ____________ на 20__ рік	ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник апарату суду Підпис ініціали, прізвище Дата

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки

Керівник служби діловодства	___________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)
Дата Візи керівника архіву (особи, відповідальної за архів)

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК суду __________________ N _______	ПОГОДЖЕНО Протокол ЕПК державної архівної установи __________________ N _______
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ___ році в суді

За строками зберігання	Усього	У тому числі
таких, що переходять	з позначкою "ЕПК"
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом

Керівник служби діловодства	_______________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)
Дата
Підсумкові відомості передано до архіву суду
Відповідальний працівник служби діловодства	_______________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 11 до пункту 11.3 Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку речових доказів

N з/п	Дата надходження	Найменування речового доказу	Кількість	Номер справи, П. І. Б. (найменування) сторони у справі	Зберігання	Рішення судущодо речових доказів, дата його ухвалення	Виконання	Примітки
місце фактичного зберігання із зазначенням прізвища відповідальної особи	кому і коли передано для огляду і коли повернено	кому надіслані (передані) документи на виконання	дата виконання рішення в частині речових доказів	кому і коли передані речові докази

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 12 до пункту 12.1 Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку печаток і штампів суду

N з/п	Відбитки печаток, штампів	Кому видано	Дата повернення та розписка в одержанні	Примітка
Назва підрозділу, де зберігаються печатки	Прізвище та ініціали відповідальної особи	Дата та розписка в одержанні

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 13 до пункту 12.8 Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку пронумерованих бланків суду

_____________________________________________________________________________________ назва бланків
___________________________ Надходження		___________________________ Видача

Дата видачі	Кому видано	Кількість примірників	Розписка в одержанні
Назва підрозділу	Прізвище, ініціали особи, яка одержала бланки

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 14 до пункту 13.3 Інструкції

ЖУРНАЛ
видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення

N з/п	Номер справи (кримінального провадження)	Дата надходження заяви	Від кого надійшла заява (П. І. Б., процесуальний статус)	Дата та година видачі справи	Кількість аркушів у справі	Підпис особи, що одержує справу на ознайомлення	Дата та година повернення справи	Підпис та П. І. Б. працівника суду, що перевіряє справу після ознайомлення	Примітки

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 15 до пункту 14.1 Інструкції

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник структурного підрозділу Підпис ініціали, прізвище Дата

ОПИС N

_____________________________________________________________________________________
(назва розділу)

У цей опис включено ______________________ ______________________ справ з N ____ по N ____, (цифрами і словами) у тому числі: літерні номери _____________________ пропущені номери _____________________	Індекс справи (тому, частини)	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком	Примітка

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 16 до пункту 16.3 Інструкції

Україна

(повне найменування суду)

(сторони та суть справи)

Суддя: _______________

	Том N _______ з ____ томів
Перша інстанція надійшла ____________ 20__ р. розглянута ____________ 20__ р.	справу здано в архів "___" _________ 20__ р. архівний N _________________________
Друга інстанція надійшла ____________ 20__ р. розглянута ____________ 20__ р.
Третя інстанція надійшла ____________ 20__ р. розглянута ____________ 20__ р.	дати судових засідань: "___" ____________ 20__ року "___" ____________ 20__ року "___" ____________ 20__ року "___" ____________ 20__ року "___" ____________ 20__ року
___________________________ (номер провадження) ___________________________ (номер справи)