Организация документооборота, учета и исполнения

Документов

Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов. Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным Приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. N 1167, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников. Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений: Движение документов должно соответствовать процессам

 

подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями. Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет). Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек. Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия. Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения. В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты. По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов.

Прием, обработка, распределение и исполнение

Поступающих документов

Доставка документов в органы внутренних дел осуществляется, как правило, средствами почтовой и фельдъегерской связи, электросвязи, курьерами. С помощью почтовой связи в органы внутренних дел доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания. Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений. Документы, поступающие в органы внутренних дел на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Вся поступающая корреспонденция в рабочее время принимается сотрудниками подразделения делопроизводства и режима. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность адресования пакетов, сверяет номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (разносной книге, расписке), после чего расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре (разносной книге, расписке), указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись соответствующей печатью или штампом органа внутренних дел. В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под расписку в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел. Руководитель органа внутренних дел или ответственный от руководства органа внутренних дел вскрывает пакет и после рассмотрения с резолюцией возвращает дежурному. В случае необходимости немедленного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному с отражением указания в резолюции. Дежурный составляет справку о том, сколько сделано копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к

 

документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего дня. Поступившая в подразделение делопроизводства и режима корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с пометкой "Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику. Сотрудник, вскрывающий пакет, должен убедиться в полном изъятии из него корреспонденции. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресованности и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на пакете. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде". В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении делопроизводства и режима, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Каждый орган внутренних дел разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов. После вскрытия пакета документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих несекретных документов либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером. При регистрации входящего документа на его первом листе ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На первых листах приложений ставится штамп "К вх. N ____" с указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается помимо вышеуказанного проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа. Документы, адресованные руководству органа внутренних дел, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки: требующие обязательного рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в органе внутренних дел распределения служебных обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа внутренних дел или конкретным должностным лицам. После регистрации корреспонденция докладывается, как правило, в день поступления руководителю органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.

 

 

При рассмотрении документов руководитель органа внутренних дел определяет в резолюции исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. Резолюция должна быть лаконичной, содержать порядок и характер исполнения документа, а также фамилии и инициалы исполнителей, подпись руководителя и дату. Резолюция пишется на документе, отдельном листе либо на специальном бланке. После доклада корреспонденции руководству органа внутренних дел резолюция переносится в соответствующую графу журнала (карточки) учета входящих несекретных документов либо вносится в систему электронного документооборота. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым либо обозначенному словом "созыв" ("ответственный") или отмеченному символом "*". Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий определяются лицом, организующим выполнение. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, могут удостоверяться печатью. При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством органа внутренних дел. Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, а срочных и оперативных документов - незамедлительно. Служебные документы передаются исполнителю под расписку в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов с проставлением даты получения. Передача служебных документов из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа внутренних дел или структурного подразделения органа внутренних дел. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечивается своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и других) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.