Регистрация документов, поступивших по факсимильной связи

 

156. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы, за исключением документов об освобождении подозреваемых, обвиняемых и осужденных, поступивших из Верховного Суда Российской Федерации, подтвержденных телеграммой категории «правительственная».

Документы в адрес учреждений и органов УИС передаются
по факсимильным аппаратам.

157. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.

Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация является официальным документом, если получена или направлена по ведомственным каналам связи учреждения и органа УИС.

Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

158. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;

фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям
с отметкой о времени отправки.

Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных
в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.

Принятая факсограмма докладывается руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) в день ее приема, срочная – немедленно и с указанием передается исполнителю под роспись.

159. Поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются
в журнале учета принятых (переданных) факсограмм (приложение № 20).

Для отличия от других входящих документов к регистрационному номеру добавляется буквенный индекс «ф» (факсограмма). Например, входящий № 84 ф от 14.02.2011.

Учет и анализ объемов документооборота

 

160. Учет объемов документооборота в учреждении или органе УИС ведется в целях совершенствования организации работы с документами
и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

161. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в учреждение или орган УИС
и создаваемых в нем, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества
и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю учреждения или органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

162. Под объемом документооборота в учреждении или органе УИС понимается количество документов, поступивших в учреждение или орган УИС и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

163. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным
в местах регистрации документов.

Общий объем документооборота

подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям.

164. При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество поступающих и создающихся в учреждении или органе УИС документов.

165. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

166. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным.

При учете входящих и исходящих документов сопроводительное письмо и приложения к нему принимаются за один документ.

167. Сведения об объеме документооборота структурные подразделения готовят по установленной форме (приложение № 21).

168. Сведения о документообороте представляются:

службой делопроизводства учреждений, подведомственных территориальным органам ФСИН России, – в службу делопроизводства территориального органа ФСИН России ежеквартально, к 10 июля
(за полугодие) и к 15 января (за прошедший год).

службой делопроизводства территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, – в управление делами ФСИН России ежегодно, к 20 июля (за полугодие) и к 20 января
(за прошедший год).

 

Тиражирование документов

169. Поступающие на тиражирование документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А4.

170. На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов.

171. На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: «Дополнительно размножено
и разослано ___экз.».

172. Тиражирование документов без визы руководителя службы делопроизводства запрещается.

173. Основанием для тиражирования документов является заполненный заказ на выполнение копировально-множительных работ (приложение № 22).

174. Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяются руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ на производство копировально-множительных работ визируется в службе делопроизводства, затем вместе с документом передается исполнителем для тиражирования.

175. Тиражирование документов производится в порядке очередности
их поступления.

176. В первоочередном порядке тиражируются документы за подписью руководителя учреждения и органа УИС (к совещаниям, заседаниям коллегии, приказы (распоряжения) и т.п.) и срочные. Срочность определяется руководителем учреждения и органа УИС, а также руководителем службы делопроизводства.

177. Не производится тиражирование книг, различных справочников, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий,
а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан),
с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.

178. Поступающие заказы на выполнение копировально-множительных работ регистрируются в журнале учета заказов (приложение № 23).

179. Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись.

180. Контроль за изготовлением копий документов возлагается
на службу делопроизводства. Не допускается изготовление копий, превышающих количество, указанное в заказе.

 

VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

181. Контроль исполнения документов (далее – контроль) – совокупность осуществляемых службой делопроизводства и структурными подразделениями процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности учреждений и органов УИС.

К указанным процедурам относятся определение основного исполнителя документа, учет и постановка документа на контроль, своевременное доведение контрольного документа до исполнителя, снятие документа с контроля.

182. Контролю, осуществляемому службой делопроизводства,
в обязательном порядке подлежит исполнение поручения руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности) для обеспечения выполнения законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, поручений вышестоящих учреждений и органов УИС, подготовки ответов на предложения, заявления, жалобы граждан и обращения организаций, а также других запросов и обращений,
за исключением документов контроль за которыми осуществляет организационно-аналитическое подразделение учреждения и органа УИС.

183. Постановку документов на контроль осуществляет служба делопроизводства при их предварительном рассмотрении с нанесением оттиска красного (синего) цвета штампа «Взято на контроль. Срок ______г.» в правом верхнем углу документа.

184. После рассмотрения руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) контрольного документа и включения его в контрольную карточку (приложение № 24) или в электронную базу данных, контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения и учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России.

185. Служба делопроизводства заводит на каждый контрольный документ контрольную карточку, в которую включаются: входящий номер документа, поступившего в учреждение и орган УИС, его дата, исходящий номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения-исполнителя и другая информация.

Контрольные карточки контрольных документов систематизируются
по группам документов, срокам исполнения и структурным подразделениям.

186. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет исполнителя и контролирует соблюдение установленных сроков. Исполнитель обеспечивает сбор, обработку
и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок)
о результатах исполнения.

187. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут руководители структурных подразделений и исполнители.

188. Снятие документов с контроля осуществляется службой делопроизводства на основании внесенной в контрольную карточку, электронную базу данных информации об исполнении документа.

189. В дополнение к заполненной контрольной карточке результаты исполнения могут быть представлены в виде письменного ответа, докладной записки или изданием распорядительного документа.

190. Датой исполнения документа считается дата регистрации исходящего документа (ответа).

191. Если об исполнении документа руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) доложено в устной форме,
в контрольной карточке делается соответствующая запись (кому доложено, когда, кто докладывал) за подписью руководителя структурного подразделения.

192. Службой делопроизводства еженедельно готовится и направляется заместителям руководителя учреждения или органа УИС перечень контрольных документов, сроки исполнения которых истекают в течение следующей недели.

193. Сроки исполнения поручений устанавливаются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами (распоряжениями) и поручениями вышестоящих учреждений и органов УИС, исчисляются в календарных днях, с даты поступления документов.

194. В поручениях к конкретному документу руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

195. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющим его обязанности), давшему поручение, направляется мотивированная просьба о продлении срока
с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

196. Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

197. При неисполнении поручения в установленный срок в течение
3 дней после истечения срока, данного на исполнение, руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц,
на которых возложено исполнение поручения, и о предлагаемых мерах ответственности, в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

198. Сроки исполнения документов, поступивших от индивидуальных
и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты
их поступления, отмеченной в регистрационном штампе учреждения и органа УИС, и не должны превышать 30 дней.

199. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок их исполнения, а также отменять поручения имеют право только авторы данных документов.

200. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать службу делопроизводства, которая вносит необходимые изменения в контрольные карточки и в электронную базу данных.

 

VII. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД УЧРЕЖДЕНИЯ И ОРГАНА УИС

 

7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел

 

201. Учреждение и орган УИС формируют свой документальный фонд
из образующихся в процессе его деятельности документов.

Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства, в том числе путем составления номенклатуры дел учреждения или органа УИС (далее – номенклатура дел), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив учреждения или органа УИС.

202. Номенклатура дел учреждения и органа УИС – ежегодно оформляемый в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность учреждения или органа УИС, в том числе его структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения,
и другие.

203. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения и поиска документов.

204. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения.

205. Номенклатура дел составляется на основании положения
о территориальном органе ФСИН России, устава учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положения
о структурном подразделении и других документов, регламентирующих деятельность учреждения или органа УИС, а также номенклатур дел
за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности учреждения и органа УИС.

206. В учреждении или органе УИС составляются номенклатура дел структурных подразделений (приложение № 25) и сводная номенклатура дел учреждения и органа УИС (приложение № 26).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с архивом учреждения или органа УИС, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 октября текущего года в службу делопроизводства.

207. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение (в случае изменения задач и функций) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства.

208. Номенклатура дел учреждения или органа УИС составляется службой делопроизводства из номенклатуры дел структурных подразделений.

209. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив учреждения или органа УИС и экспертная комиссия учреждения и органа УИС (далее – ЭК учреждения или органа УИС).

210. Номенклатура дел учреждений, непосредственно подчиненных
ФСИН России, ежегодно согласовывается с управлением делами ФСИН России и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела1.

211. Номенклатура дел территориального органа ФСИН России ежегодно согласовывается с архивом территориального органа ФСИН России и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

212. Номенклатура дел учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, ежегодно согласовывается со службой делопроизводства и архивом учреждения территориального органа.

213. Номенклатура дел учреждения и органа УИС, подписанная руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК учреждения
или органа УИС до 20 декабря текущего года, утверждается руководителем учреждения или органа УИС и вводится в действие с 1 января следующего года.

214. После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел.

215. Номенклатура дел учреждения или органа УИС готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр, как документ постоянного хранения, помещается в дело службы делопроизводства, второй используется
в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – применяется
в архиве учреждения или органа УИС, четвертый направляется в экспертно-проверочную комиссию уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Рабочий экземпляр номенклатуры дел учреждения или органа УИС может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

216. В случае изменения функций и структуры учреждения и органа УИС номенклатура дел учреждения или органа УИС подлежит переработке
и согласованию в порядке, предусмотренном пунктами 215-220, 222, 217 Инструкции.

217. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

218. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности учреждения или органа УИС в соответствии положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положением о структурном подразделении.

219. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей
из следующих граф:

а) В графе 1 «Индексы дел» проставляются индексы каждого
дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного
в учреждении или органе УИС цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1/ТО/1-1, где 1/ТО/1 – индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, 1 – порядковый номер заголовка дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы УФСИН России по Московской области по основной деятельности».

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «наименование учреждения и органа УИС» или «наименование структурного подразделения»; наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о командировках сотрудников (справки, докладные записки, акты и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка
с исправительными учреждениями УФСИН России по Республике Мордовия
по организационно-штатным вопросам».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка
по финансово-хозяйственной деятельности» или «Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства».

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с ФСИН России по вопросам основной деятельности ГУФСИН России по Челябинской области».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивами субъектов Российской Федерации по организации и ведению архивной работы»;

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности УФСИН России по Мурманской области» или «Полугодовые планы основных мероприятий УФСИН России по Мурманской области», или «Квартальные планы работ отдела».

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:

наименование учреждения или органа УИС или других организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем по необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования
и оформления дел.

в) Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года.

г) В графе 4 «Срок хранения дела, номера статей» указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер
№ 18380) (далее – Перечень типовых документов), или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Росархива срок хранения;

д) В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел,
о выделении дел к уничтожению и др.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

220. Закрытая номенклатура дел структурных подразделений текущего года представляется в службу делопроизводства до 15 марта следующего года.

 

 

7.2. Формирование номенклатурных дел

 

221. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела.

222. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела
в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

223. Дела в учреждениях и органах УИС формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

224. В каждом структурном подразделении определяются работники (исполнители), ответственные за сохранность документов и формирование
их в дела. Руководители структурных подразделений и указанные работники (исполнители) обеспечивают сохранность документов и дел.

225. Документы постоянного и временного хранения формируются
в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.

226. Документы, исполненные и направленные работниками «В дело», группируются в дела текущего делопроизводства одного года.

В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.

227. Дела независимо от сроков хранения не могут быть переходящими, за исключением журналов учета журналов.

228. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются
в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

229. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок ответственным работником (исполнителем) формируются в дела
в соответствии с номенклатурой дел.

230. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:

а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в) помещать приложения вместе с основными документами;

г) группировать в дело документы одного календарного года;
д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;

з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

к) по объему дела постоянного и временного хранения
не должны превышать 250 листов, а толщина дел не должна превышать 4 см.
При превышении данных объемов заводится второй том;

л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

231. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или их сочетании.

232. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в дела по срокам хранения.

233. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных
и правовых актов Российской Федерации.

234. Документы коллегии территориального органа ФСИН России группируются в два дела:

а) протоколы и решения коллегии территориального органа ФСИН России;

б) документы к заседаниям коллегии территориального органа ФСИН России.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке
по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же,
как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

235. Положения, уставы, инструкции, утвержденные приказами (распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе
с указанными документами. Помещаются они непосредственно
за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения или инструкции оформлены в качестве самостоятельного документа, или
с утверждающим грифом, то их группируют в самостоятельные дела.

236. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки
и другие документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2004 год должны быть отнесены к делам 2004 года, хотя они и составлены в 2005 году).

237. Карточки лицевых счетов на выплату денежного содержания и заработной платы группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

238. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

239. Исполненные электронные документы систематизируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел учреждения и органа УИС, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».

240. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для аналогичных документов на бумажном носителе.

241. Дела со дня их заведения до передачи в архив учреждения и органа УИС или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы
с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

242. В структурных подразделениях дела размещают в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, сейфах и т.п., чтобы обеспечить их полную сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах, для их учета и быстрого поиска, располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

243. Дела документального фонда учреждения и органа УИС, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, а также перед передачей в архив учреждения и органа УИС проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится
при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации учреждения
и органа УИС или его структурного подразделения.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра, обнаруженные недостатки фиксируются в справке.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.

244. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карточка учета выдачи документа (дела) (приложение № 27), помещаемая на место выданного дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам на срок не более 30 дней и после его истечения подлежат возврату.

245. Другим организациям, в том числе государственным учреждениям, дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя учреждения или органа УИС.

246. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся
на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование
и хранение дел, а на их место вкладывается карточка учета выдачи документа (дела) (приложение № 27) дела с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

247. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя учреждения и органа УИС (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

 

7.3. Правила оформления номенклатурных дел

248. Номенклатурные дела учреждения и органа УИС оформляются (готовятся к архивному хранению) службой делопроизводства совместно
с другими структурными подразделениями после завершения календарного года.

249. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела, постановки на инвентарный учет.

250. Обложка (титульный лист) дела постоянного и временного хранения и по личному составу (приложение № 28) оформляется
по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки дел черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами, разборчиво, без сокращений. Допускается наклеивать титульный лист на обложку дела, оформленный машинописным или типографским способом.

251. На обложке дела указываются реквизиты: наименование
учреждения или органа УИС и структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела и номер статьи по Перечню типовых документов. Реквизиты, проставляемые
на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

а) наименование учреждения или органа УИС – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования.
В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, учреждение или орган УИС был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним его наименованием пишется и новое наименование;