Уничтожение документов и дел

311. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности с соблюдением требований: порядка отбора документов
с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления акта
о выделении документов к уничтожению, их согласования
и утверждения.

312. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 33).

313. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек
к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный
не ранее 1 января 2008 г.).

314. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела структурными подразделениями.

315. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении
к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК учреждения или органа УИС одновременно).

316. Согласованные ЭК учреждения или органа УИС акты утверждаются руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) только после утверждения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела сводных описей дел постоянного хранения.

317. После утверждения руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Документы уничтожаются путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок. Уничтожение документов осуществляется с обязательным участием членов ЭК учреждения или органа УИС или экспертов, производивших отбор документов к уничтожению, с соблюдением установленных требований к документам с грифом ограниченного доступа. Члены ЭК учреждения или органа УИС или эксперты, проводившие отбор документов к уничтожению должны лично удостовериться в полном уничтожении документов.

После уничтожения документов в номенклатуре дел учреждения или органа УИС, учетных документах проставляется отметка «Уничтожено.
См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

 

VIII. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов

 

8.1. Печати и штампы

 

318. Учреждение или орган УИС в соответствии с законодательными
и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет
в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

319. Изготовление печатей учреждения или органа УИС
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать) осуществляется централизованно на основании заявки службы делопроизводства хозяйственным подразделением учреждения или органа УИС (далее – хозяйственное подразделение) полиграфическими
и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

320. Гербовые печати применяются в учреждении или органе УИС для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве
и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель учреждения или органа УИС.

321. Закрепление гербовых печатей за должностными лицами учреждения или органа УИС осуществляется на основании приказа учреждения или органа УИС.

В учреждении или органе УИС используются гербовые мастичные печати:

первая мастичная гербовая печать закрепляется за руководителем (заместителем руководителя) службы делопроизводства;

вторая – за главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) учреждения или органа УИС;

третья – за работником структурного подразделения, ответственным
за отметку командировочных удостоверений.

Гербовая металлическая рельефная печать для служебных удостоверений и специальных пропусков закрепляется за руководителем или заместителем руководителя кадрового подразделения учреждения или органа УИС, или работником данного подразделения учреждения или органа УИС, которому по функциональным обязанностям вменены оформление и выдача служебных удостоверений.

Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется на основании приказа учреждения или органа УИС, вынос их
за пределы административного здания, в котором размещается учреждение или орган УИС, без письменного разрешения руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности) не допускается.

322. В учреждении или органе УИС гербовой печатью заверяются подписи руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей на нижеприведенных служебных документах:

индивидуальный контракт сотрудника о службе в уголовно-исполнительной системе, трудовой договор;

все виды договоров, заключаемых учреждением или органом УИС с другими организациями, в целях осуществления возложенных задач и функций;

финансовые документы и отчеты, представляемые в территориальные органы Минфина России и Федерального казначейства, налоговые
и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждения или органа УИС;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма, доверенности;

характеристики работников;

трудовые книжки;

представления к наградам, поощрениям, присвоению специальных званий, классных чинов и почетных званий, почетные грамоты, благодарности, удостоверения к наградам;

свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и др.;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения
их подлинности.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя учреждения или органа УИС, изготовленный по его поручению, хранится
и используется руководителем службы делопроизводства.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя учреждения или органа УИС используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для заверения приказов, распоряжений, поручений, служебных писем
не допускается.

В учреждении или органе УИС могут изготавливаться мастичные печати и штампы с наименованием конкретных структурных подразделений
без государственной символики.

323. Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или работников, удостоверяющих копии документов, на копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах
и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

324. Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

325. Мастичные печати (без государственной символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения, например: «Для пакетов», «Для справок», а также номерные «Для пакетов № 1», «Для справок № 1» и др. Их оттиски ставятся на справках, экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководителя учреждения и органа УИС, внутренних документов (когда
в этом есть необходимость), при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п.

326. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов),
их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами
и передаются в хозяйственное подразделение.

327. Изготовленные печати (штампы) с проставлением их оттисков учитываются в журнале учета печатей и штампов (приложение № 34)
и выдаются под роспись работникам, ответственным за их хранение
и использование. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

328. Гербовые печати хранятся в сейфах (металлических шкафах), иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

329. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также правильность их использования несут руководители структурных подразделений и работники, за которыми они непосредственно закреплены.

330. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые
и устаревшие печати и штампы уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

 

СОГЛАСОВАНО Руководитель Федерального архивного агентства   А.Н. Артизов «____» ____________ 2011 г.

ПРИЛОЖЕНИЯ