Образец журнала учета пакетов

Приложение № 14

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (п.п. 101, 151)

 

ЖУРНАЛ №_______

учета входящих документов в________________________________________

^{(наименование учреждения или органа УИС)}

Порядковый учетный номер и гриф ограничения

Номер и дата поступившего документа

Откуда поступил документ, кому адресован

Вид и краткое содержание

Коли-чество листов и номера экземп- ляров

Кому передан документ на исполнение, роспись и дата

Роспись работника службы делопроизводства в получении документа от исполнителя и дата

Номер дела (тома), в которое подшит документ, и номера листов. Номер и дата акта об уничто-жении

Каким номером исполнен документ

Отметка о проверке наличия документов

Примечание

основного документа

приложения

основного документа

приложения

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого рабочего дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 10.

3. При отправке документа за его же входящим номером в графе «Примечание» проставляются номер реестра и дата отправки.

4. В графах 9-10 указываются номера экземпляров уничтоженных документов с пометкой «Для служебного пользования».

5. После заполнения всех граф и окончания журнала (тома журнала) ниже последнего зарегистрированного документа делается итоговая запись: «Последняя запись о регистрации произведена за вх. № 500».

6. Разрешается совместно с несекретными в журнале вести учет документов «Для служебного пользования».

 

Образец журнала учета входящих документов

 

Приложение № 15

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
(п.п. 113, 140)

Лист ознакомления

_________________________________________________________________

^{(наименование документа)}

 

№ п/п	Наименование структурного подразделения	Фамилия и инициалы	Роспись	Дата

 

 

Образец оформления листа ознакомления

Приложение № 16

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (п.п. 114, 151)

 

 

ЖУРНАЛ №_____ учета исходящих документов в _____________________________________________________________ ^(наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

 

 

Порядковый учетный номер и гриф ограничения

Кому направлен

Вид и краткое содержание документа, учетные номера приложений

Коли- чество экземп-ляров, их номера

Коли-чество листов в экзем-пляре

Какой входящий номер исполнен

Фамилия исполнителя и наименование структурного подразделения

Расписка в получении документа и черновика на отправку и дата

Расписка об уничтожении черновиков и дата

Расписка исполнителя в получении копии документа и дата

Расписка работника службы делопроизводства в получении документа для подшивки в дело

Куда подшит доку-мент

Номер акта об уничтожении документа и дата

Номер реестра (разносной книги), которым отправлен документ

Отметка о проверке наличия документов

Примечание

основного документа

приложения

основного документа

приложения

номер дела и тома

номера листов

 

Образец журнала учета исходящих документов

Приложение № 17

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (п. 137)

 

Журнал №_____ учета издаваемых приказов (распоряжений) в ________________________________________________________________ ^(наименование учреждения или органа УИС)

 

Порядковый учетный номер

Гриф секретности

Краткое содержание

Кем подготовлен (структурное подразделение)

Количество полученных или размноженных экз. (выписок)

Номера экземпляров

Количество листов в экз.

Данные о рассылке

Отметка о возвращении номера экз., номер и дата сопроводительного письма

Номер дела, куда подшит подлинник (список рассылки и номера листов)

Расписка о проверке наличия документов и дата

Номер и дата акта об уничтожении документа и дата

Примечание

куда отправлен (кому передан, расписка и дата)

номер и дата сопроводительного письма (перечня), реестра, разносной книги

количество экземпляров

номера экземпляров

 

Примечания:

1. Все издаваемые приказы и распоряжения по их направлениям деятельности регистрируются в раздельных журналах. Если в приказах (распоряжениях) имеется пометка «Для служебного пользования» после цифры добавляется буквенный индекс – «дсп».

2. Порядковый учетный номер в графе 1 является регистрационным номером, присваиваемым приказу (распоряжению), дата пишется ниже учетного номера.

3. Литерные (под буквами а), б), в) и т.д.) номера в учетах не допускаются.

4. Графы 2, 6, 11 заполняются в зависимости от грифа секретности (ограничения).

 

 

Образец журнала учета издаваемых правовых актов

Приложение № 18

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (п.п. 139, 142)

Журнал №_____ учета поступающих правовых актов в _________________________________________________________ ^(наименование учреждения или органа УИС)

 

Порядковый учетный номер

Номер и дата, гриф секретности поступившего правового акта

Краткое содержание

Кем издан, номер и дата сопроводительного письма или перечня

Количество полученных или размноженных экз. (выписок)

Номера экземпляров

Количество листов в экземпляре

Данные о рассылке

Отметка о возвращении, (номера экз. номер и дата сопроводительного письма)

Расписка о проверке наличия документа и дата

Номер и дата акта об уничтожении документа и дата

Примечание

куда отправлен (кому передан) расписка и дата

номер и дата сопроводительного письма (перечня)

количество экземпляров

номера экземпляров

Примечания:

1. Приказы и распоряжения регистрируются раздельно.

2. Учетный номер из графы 1 переносится на документ. Штамп ставится в правом нижнем углу первого листа документа, где указывается учетный номер, номер журнала, дата, подпись.

3. Поступившие нормативные правовые акты в текущем году за предыдущий год регистрируются в журнале учета поступающих правовых актов предыдущего года. Регистрация каждый календарный год начинается с первого номера.

Образец журнала учета поступающих правовых актов

Приложение № 19

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (п. 146)

 

ЖУРНАЛ №_______

регистрации договоров
в _______________________________________________________________

^{(наименование учреждения или органа УИС)}

№ п/п

Дата регистрации

Вид документа (договор, соглашение)

Краткое содержание

Наименование организации (учреждения), с кем заключен договор (соглашение), юридический адрес

Наименование, адрес организации (учреждения), откуда поступил договор (соглашение)

Количество экземпляров

Номера экземпляров

Кому передан документ

Роспись, дата

Куда подшит документ

Дата окончания договора (соглашения)

Примечание

номер дела

номера листов

Примечания:

1. В журнале ведется учет всех договоров, в том числе
и вторых экземпляров, полученных от организаций.

2. В том случае, когда экземпляр договора поступил из других организаций, регистрационный номер пишется через дробь.

 

 

Образец журнала регистрации договоров (соглашений)

 

Приложение № 20

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (п. 159)

ЖУРНАЛ №_________

Учета принятых (переданных) факсограмм

в _________________________________________________________________

^{(наименование учреждения или органа УИС, структурного подразделения)}

№ п/п	Дата и время поступления (отправки) факсограмм	Корреспондент отправки (получения)	Количество листов факсограммы	Краткое содержание факсограммы	Ф.И.О. принявшего (отправившего) факсограмму	Ф.И.О. исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму	Примечание

 

Примечания:

1.Резолюция руководителя учреждения или органа ФСИН России
и отметки об исполнении записываются в графе 5 ниже текста.

2. При отправке документа по факсу в графе 2 указывается его исходящий номер.

 

 

Образец журнала учета принятых (переданных) факсограмм

 

Приложение № 21

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
(п. 167)

Сведения о документообороте

в ___________________________________________ за ____ квартал (год) 20____г.

1. Состояние документооборота:

 

№ п/п	Наименование организации откуда поступил (куда направлен) документ	Обработано документов
	из них	в том числе ДСП и несекретных
всего	входящих	исходящих	распорядительных документов (приказов, распоряжений)	входящих	исходящих	распорядительных документов (приказов, распоряжений)	Примечание
1.	Минюст России
2.	ФСИН России
3.	Территориальный орган ФСИН России
4.	Учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России
5.	Другие учреждения, входящие в УИС
6.	Организации, не входящие в УИС
7.	Подготовлено внутренних документов
8.	Итого:

 

 

Руководитель структурного подразделения

специальное звание И.О. Фамилия

«____» ___________ 20_____г.

Образец оформления сведений о документообороте

 

Приложение № 22

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
(п. 173)

 

ЗАКАЗ № _______ на выполнение копировально-множительных работ Управление, самостоятельный отдел (отдел) отдел делопроизводства Фамилия исполнителя Иванов С.Н. тел. 31-15-26 ________ Полное наименование работы Протокол заседания коллегии от 15 февраля 2010 г. _______________________________________ Оригинал на 8 стр. Тираж 15 экз. Обоснование копирования: для вн. пользования, подготовки проектов док-тов, доклада рук-ву, другое (указать) ____________ (нужное подчеркнуть) Исполнение: 1:1, без оборота, с оборотом, с увеличением, суменьшением, брошюрой, степлирование (нужное подчеркнуть) Срочность исполнения: в течение дня, срочно, весьма срочно (нужное подчеркнуть) Обоснование срочности: __________________________________     Начальник (заместитель) Управления, самостоятельного отдела подпись Павлов   Начальник секретариата подпись Королева   «21» февраля 2010 г.

Примечание. Заказы на выполнение копировально-множительных работ учитываются и нумеруются в журнале учета заказов (приложение № 23) и выдаются под роспись.

 

 

Образец бланка заказа

Приложение № 23

к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
(п. 178)

 

Ж У Р Н А Л № _____

учета заказов в _______________________________________________________________

^{(наименование учреждения или органа УИС)}

Порядковый учетный номер	Учетный номер подлинника (оригинала)	Гриф секретности	Подразделение-заказчик	Наименование документа	Подразделение- исполнитель заказа	Количество требующихся экземпляров (тираж)	Примечание

 

Примечание.Порядковый номер по журналу является учетным номером наряда.