Глава 8 порядок движения документов в организации

 

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обес­печивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сро­ки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной рабо­ты исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

 

Понятие документооборота и его

Основные этапы

 

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адреса­ту или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения докумен­тооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, струк­турного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и со­ответственно потоки входящих, внутренних и исходящих докумен­тов.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой докумен-тационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

 

Экспедиционная обработка документов,

Поступающих в организацию

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как пра­вило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных пра­вил.

Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкрет­ном случае, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде­ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего от­дела и др.).

Независимо от адресата корреспонденция в организации долж­на передаваться этому должностному лицу. Если же должны переда­ваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения пол­ноценной информационно-поисковой системы и их учета, необхо­димо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступ­ления документов.

Заказная корреспонденция также передается для экспедицион­ной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ин­формацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитан­ции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и дру­гие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной свя­зи, точное время их получения.

Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять произ­водительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих до­кументов должна входить в их обязанности.

При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упа­ковке особенно тщательно проверяется полнота присланных мате­риалов, механические повреждения. При необходимости к докумен­там следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо се­рьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспон­денция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии от­правителя (но они есть на упаковке);

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» не было.

На всех поступающих документах проставляется регистрацион­ный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату по­ступления и, при необходимости, количество листов. Регистрацион­ные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их коли­честве, — в течение месяца.

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применя­ют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них ис­пользованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

 

 

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестанов­ка регистрационных штампов на письме и его дублирование на пер­вом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в служ­бе документационного обеспечения управления, ставится дополни­тельная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении уста­навливается по информационно-поисковой системе местонахожде­ние ранее присланного документа по данному вопросу и на посту­пившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обя­зательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

 

Предварительное рассмотрение документов