Документов и формированию дел

 

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значи­тельной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной ра­боты в организациях, но и для последующего хранения и использо­вания документов в ведомственных, государственных архивах. Еди­ный подход к классификации документов в организации обеспечи­вает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сро­ков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенк­латура дел является классификационным справочником, обязатель­ным для составления во всех государственных организациях, и долж­на содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, (группировку) исполненных документов вдела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел; служит основным учетным документом в дело­производстве. В ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении опи­сей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номен­клатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных карто­тек, справочников и указателей.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: ти­повая, примерная и номенклатура дел организации, называемая кон­кретной, индивидуальной.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются служ­бами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации докумен­тов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с од­нотипным характером деятельности и составом документации. При­мерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территори­альной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследо­вательских и проектных институтов, издательств, творческих сою­зов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперати­вов и ассоциаций и т.д. (в дальнейшем - организаций).

Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значе­ние для оптимизации и сокращения состава документов, включае­мых в состав Архивного фонда России. Например, при поступлении в один государственный архив документов от вышестоящих и подчи­ненных организаций дублетность может быть выявлена уже при со­ставлении их номенклатур дел. В этом случае в примерной (или типовой) номенклатуре делается отметка, от какой конкретно орга­низации будет приниматься на хранение данная категория докумен­тов. Таким образом, примерные и типовые номенклатуры дел могут конкретизировать Перечни... документов... с указанием сроков их хранения.

Особенно целесообразно составление примерных (типовых) но­менклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая - выборочного приема документов в состав государственной части Архивного Фон­да России. Например, подобный ряд номенклатур может быть со­ставлен для областных и районных (муниципальных) организаций - школ, финансовых органов, органов статистики и др.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая но­менклатура дел - нормативный документ, обязательный для приме­нения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел в отличие от типовых носят реко­мендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Госу­дарственной архивной службы на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласова­ны с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, адми­нистративно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номен­клатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет.

Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно для организаций районного зве­на и ниже.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба документации; ведомственный архив оказывает методиче­скую и практическую помощь и контролирует правильное комплек­тование дел документами.

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подраз­делениях организации. В структурных подразделениях номенклату­ры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел являет­ся изучение документов организации. В номенклатуру дел включа­ются все документы, составляемые в данной организации и посту­пившие в нее из других организаций. При этом изучаются положе­ния (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, раз­личные классификаторы документов, используемые в работе, типо­вой ведомственный перечень документов с указанием сроков хране­ния номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основ­ную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.) Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с гри­фом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации. Кроме того, в номенклатуру включаются дела времен­но действующих органов, документы которых служат правовым ос­нованием для подтверждения полномочий организации или прекра­щения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незакон­ченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть уч­тены все справочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации в течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, кото­рые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные изда­ния, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиоте­ках или других подразделениях организации.

Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года. Составленные в каж­дом структурном подразделении организации номенклатуры дел ви­зируются ее руководителем. При наличии в организации ЭК в струк­турных подразделениях они согласовывают номенклатуру дел своих структурных подразделении.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствую­щего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руково­дителем (заместителем руководителя организации, курирующим службу ДОУ).

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в дейст­вие с 1 января следующего календарного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких измене­ний номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необхо­димости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и другие, делопроизводственный год в которых начинается и оканчи­вается в соответствии с сезонностью деятельности), номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить сле­дующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива проводят совещание с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На нем анализи­руют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правиль­ность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указан­ных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенкла­туры дел определяется необходимость ее корректировки.

Номенклатура дел организации печатается в необходимом коли­честве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр служит в качестве учетного до­кумента в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается по­сле согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответ­ствующие структурные подразделения организации. Все экземпля­ры, кроме первого, могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами Архивной службы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации явля­ется документом постоянного хранения и включается в раздел но­менклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки.

Порядок составления и утверждения номенклатур дел организа­ций, которые не передают документы на постоянное хранение в го­сударственные архивы, не очень отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного учреждения заменяется согласо­ванием с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

Номенклатура дел составляется по следующей форме:

Название раздела

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хране­ния дела (тома, части), №№.статей по перечню	Примечание

 

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответст­вии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве пер­вого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных доку­ментах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бух­галтерия, отдел кадров и т.д. При наличии в организации классифика­тора структурных подразделений он используется в качестве классифи­кационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами. При ука­зании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, на­пример: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т.д.

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2,... 01-12..., 02-1, 02-2,...02-35 и т.д.

Классификационная схема министерств, ведомств, других орга­низаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и под­разделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управ­ления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем блан­ке; в качестве заголовка указывается делопроизводственный год.

В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управле­ния, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел пра­вительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д.; индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последователь­ность наименований дел:

организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполне­ния основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с доку­ментами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наимено­вания дел рекомендуется систематизировать по уровням: документа­ция вышестоящих организаций, документация организации-фондообразователя.

Так, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность распо­ложения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной ор­ганизации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно, превышать 250 листов. Поэтому при большом объе­ме документов, относящемся к одному делу, допускается формиро­вание томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хране­ния дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней простав­ляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудни­ках, ответственных за документацию и формирование дел в струк­турных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный ар­хив и т.п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

На основании номенклатуры дел структурных подразделений со­ставляется сводная номенклатура дел организации, при этом оформ­ляется титульный лист, если это министерство, ведомство, или ис­пользуется общий бланк организации.

 

Составление заголовков дел

 

Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая перепис­ка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, распола­гаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

автор документа (название организации, структурного подраз­деления);

корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержа­ние документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером докумен­тов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единствен­ном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журнал учета выдачи дипломов»

«Протоколы собраний акционеров предприятия»

«Сводки по контролю исполнения документов».

При наличии в деле документов нескольких названий они пере­числяются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»

«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одно­му вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «докумен­ты». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются на­звания документов, из которых будет формироваться дело, напри­мер:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственно­го управления (справки, обзоры, аннотации, информация и др.)»

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уго­ловным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, ха­рактеристики)».

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последователь­ностью разрешения одного вопроса, формулируются с использова­нием термина «дело»:

«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управ­ленческого персонала».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирую­щих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции». Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) указывается кратко или приводится его общее видовое название:

«Протоколы заседания Совета директоров».

При указании в заголовке корреспондента используется конкрет­ное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом о...»

«Переписка с международными, организациями о научном сотруд­ничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными корре­спондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указыва­ются:

«Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной админис­тративно-территориальной единицы (населенного пункта), то в за­головке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».

Если содержание дела касается нескольких однородных адми­нистративно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о прове­дении научно-практической конференции».

В заголовке дела может указываться временной период, к кото­рому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за 1997 г.»

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документа­цию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»

«Сводный баланс доходов и расходов за 1996 г.».

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».

В заголовках дела при необходимости дается указание на копий­ность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного соста­ва студентов. Копии».

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составля­ется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.