Классификация средств организационной

Техники для современных офисных технологий

 

Рассматриваемая в этом разделе классификация средств оргтех­ники не отрицает полностью ранее существовавшую, а только уточ­няет и конкретизирует ее с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники России.

1. Носители информации:

носители информации на бумажной основе несветочувствитель­ные;

носители для репрографических процессов (термобумага, диазо-бумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискро­вого копирования и т.д.);

микроносители визуальной информации;

звуконосители;

видеоносители;

магнитные носители для записи кодированной информации;

перфоносители машинные для записи кодированной информа­ции.

2. Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника;

печатающие устройства персональных компьютеров и графопо­строители;

специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:

средства фотокопирования;

средства диазокопирования;

средства электрофотографического копирования;

средства термографического копирования;

машины электронно-искрового копирования;

средства микрографии;

средства ризографического копирования (дупликаторы);

машины для гектографической (спиртовой) печати;

машины для трафаретной (ротаторной) печати;

оборудование для оперативной офсетной печати.

4. Средства обработки документов:

фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры);

машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

скрепляющее и склеивающее оборудование;

конвертовскрывающие и резательные машины;

машины для нанесения защитных покрытий на документы (ла­минаторы и лакокрасочные станки);

адрееовальные, штемпелевальные и франкировальные маши­ны;

машины для уничтожения документов (шредеры);

агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: первичные средства хранения документов (папки и т.п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.);

картотеки и картотечное оборудование;

тележки дл"я транспортировки документов;

лифтовое оборудование;

транспортеры и конвейеры;

пневматическая почта;

оборудование для хранения носителей информации.

6. Средства электросвязи:

средства и системы стационарной и мобильной телефонной свя­зи;

средства и системы телеграфной связи;

средства и системы факсимильной передачи информации;

электронная почта.

7. Банковская оргтехника:

машины для счета купюр;

детекторы валют;

машины для упаковки банкнот;

банкоматы.

8. Другие средства оргтехники:

сканеры;

компьютерные аксессуары.

9. Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда.

Средства составления и изготовления

Документов

 

К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печа­тающие устройства для ПК, графопостроители, диктофоны и неко­торая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам/ автоматическим ручкам, шариковым и перьевым. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда. Достаточно много текстовой И таблич­ной документации изготавливается на пишущих машинах.

Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующе­му: обеспечение высокой производительности труда при минималь­ных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. Долгое время в критерии оценки пишущих машин входил такой показатель, как количество одновременно из­готовляемых копий. Однако существующая в настоящее время прак­тика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование до­кументов пишущими машинами в условиях наличия малогабарит­ных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различ­ных систем является нерентабельным и малооперативным.

Для сокращения процесса изготовления подлинников докумен­тов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машине. Сте­нография за счет условного изображения символов, которое успева­ет за скоростью произнесения речи, помогает сократить этот про­цесс. Однако помимо двух человек — диктующего и стенографистки, автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стеногра­фистке, так и в процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.

В связи с этим представляется оптимальным использование та­кого средства составления и изготовления документов, как дикто­фон.

Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведе­ния устной речи. Они применяются для подготовки писем, прика­зов, докладных записок, докладов, справок и других документов (при этом сокращаются затраты труда диктующего и машинистки, не нуж­но составлять черновики), для записи резолюций, указаний, запро­сов, заметок в процессе оперативной деятельности руководителей и специалистов (сокращается время доведения указаний до исполни­телей, отпадает необходимость рукописного их фиксирования), хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докладов, лекций (отпадает необходимость в их стенографировании) и т.д. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедлением, что позво­ляет проводить ее расшифровку более качественно.

Принтер — самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Существует широкое многообразие принтеров, отличающих­ся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Все принтеры выполняют одну и ту же задачу — обеспечива­ют вывод твердой копии документа из памяти компьютера. Прин­теры воспроизводят на бумаге знаки определенным образом так, чтобы можно было видеть или читать информацию. Несмотря на это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показа­телям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и возможностей.

Используемые в настоящее время в офисах и частными лицами принтеры существенно отличаются не только по принципу дейст­вия, но и по выходным параметрам. Тем не менее они имеют также ряд общих характеристик. Прежде всего, это наличие обновляемой памяти (буфера), постоянной памяти и для большинства современ­ных моделей поточечный способ переноса букв и других графичес­ких элементов из памяти компьютера на бумагу, пленку или проме­жуточный твердый носитель изображения.

Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимо­стью печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей лен­те, оставляя след на, бумаге. Матричные принтеры более хорошего качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печата­ющей головке (по сравнению с 9-игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге таким образом бо­лее четко оформленные символы. Они могут печатать сложные фор­мы на широкой бумаге (формата A3) и часто используются в домаш­них условиях или в небольших офисах (особенно если используется хорошая бумага и новые ленты). Крупные фирмы стараются не ис­пользовать матричные принтеры, потому что по качеству печати они хуже всех известных на сегодня принтеров, да и скорость вывода у них небольшая. Матричные принтеры очень шумные, у большинст­ва отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

Некоторые принтеры струйного типа обеспечивают печать того же качества, что и матричные принтеры, но есть и такие, которые сравни­мы по качеству даже с лазерными. Дорогие струйные принтеры могут выдавать очень четкий текст и графику. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами кра­сящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на стра­ницу. Разные производители применяют различные методы вывода то­чек на бумагу, но все используют поток чернильных капель.

Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе фотокопировальных аппаратов. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.

Хотелось бы отметить, что у каждой категории принтеров есть свои достоинства и недостатки.

Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой бумаге. Струйные принтеры работают тихо, ком­пактные, с хорошим качеством печати. Большинство из них печатает в цвете. Персональные лазерные принтеры имеют высокое качество печати. Они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощ­ность.

Качество печати на матричных принтерах приемлемое при на­личии 24 игл, но не сравнимо с качеством струйных принтеров, а тем более лазерных. Качество печати у струйных принтеров почти такое, как у лазерных, качество изображений с высоким разрешением по­вышается при печати на специальной бумаге. У лазерных принте­ров качество печати отличается, особенно у моделей с разрешени­ем 600 точек на дюйм и выше.

Стоимость печати страницы на струйных и лазерных принтерах выше, чем на матричных.

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосход­ное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отме­тить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печа­тающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в принтер и не испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших объемах. Лазерные принтеры слишком дороги для начинающих пользователей и используют ограниченные разме­ры бумаги.

Появление устройств для вывода графической информации — плоттеров (графопостроителей) — было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Ре­зультат работы практически любого такого пакета — это комплект конструкторской и (или) технологической документации, в котором различные графические материалы (чертежи, схемы, графики, диа­граммы и т.д.). Выполнение же подобных документов ручным спосо­бом сводит на нет многие преимущества, предоставляемые пользо­вателям этими системами.