Документов внутри организации

 

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного под­разделения в другое секретарями руководителей, реже - через служ­бу документационного обеспечения (канцелярию) или самими со­трудниками, но с обязательной передачей в службу документацион­ного обеспечения сведений о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки - через лицо, ответственное задокументационное обеспечение в струк­турном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром до­кумента следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы документацион­ного обеспечения по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознаком­ления с текущей информацией вместо подготовки и распростране­ния в организации различного рода типовых приглашений на собра­ния, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, под­писания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления докумен­тов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служ­ба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообраз­на разработка технологических инструкций (схем), в которых в на­глядной графической форме определена последовательность подго­товки проектов наиболее распространенных документов, их согласо­вания, подписания и утверждения. На схемах могут указываться аль­тернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

 

Обработка исполненных и отправляемых

Документов

 

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экс­педиции организации.

Для отправки должны приниматься только полностью оформ­ленные, подписанные и зарегистрированные документы в количест­ве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземп­ляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа на отправление или исполненного доку­мента исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенкла­туре дел он должен быть помещен.

При приеме на отправку документа-ответа должно быть прове­рено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициатив­ного документа.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплект­ные документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть про­длен на время доработки документа и отражать окончательную пере­дачу документа на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с дейст­вующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бан­деролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов дол­жен нести создатель документа совместно со службой документа­ционного обеспечения. Обязательная сопроводительная докумен­тация к документам на машинных носителях, посылкам и банде­ролям проходит экспедиционную обработку на общих осно­ваниях.

 

Исполнение документов

 

При налаживании системы документооборота организации, чет­кого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. рабо­та с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя струк­турного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты проме­жуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контро­ля исполнения.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 295 01 02 с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. 1997.08.26. Личная подпись.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу докумен­тов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответст­вии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписа­ние (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполни­тель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регист­рации документа организует его размножение.

В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения ис­полнителя закрепленные за ним документы по указанию руководи­теля структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответ­ственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядитель­ного документа или резолюции, имеет право созыва остальных ис­полнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевремен­ное и качественное исполнение документа и представление ответст­венному исполнителю в установленные им сроки необходимых ма­териалов (проектов документов, справок, сведений).

Если исполняемый документ не может быть одновременно пре­доставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются эк­земпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предла­гать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные усло­вия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполне­ния (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окон­чательного исполнения.

Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться государственными стандар­тами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а так­же средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами со­здания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.

Исполнитель заводит для документов папки с надписями «сроч­но», «на исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указа­нием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходи­мости в папке «на исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.

При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения. Исполнитель не­сет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.