Отметка о наличии приложений (20).

Часть служебных документов имеет приложения, которые до­полняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затро­нутые в тексте.

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте документа есть полное наименование приложе­ния, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:

 

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

 

Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наиме­нование документов, входящих в приложение. Например:

 

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

 

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим обра­зом:

 

Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывают.

В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложе­ниях:

 

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

 

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.

Например:

 

Приложение 1

к приказу директору АО «Квант»

от 22.09.96 № 15

 

Подпись (21).

Подпись - это один из основных способов удостоверения доку­ментов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр доку­мента. В состав подписи входят: наименование должности лица, под­писывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавы­чек и скобок. Например:

 

Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин

 

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

 

Зав.кафедрой Документоведения

и документационного обеспечения

управления

профессор, к. э. н. подпись В.А. Кудряев

 

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подпи­сывают несколько равных должностных лиц, их подписи располага­ются на одном уровне. Например:

 

Директор АО «Лана» Директор АО «Синтез»

подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

 

Также несколькими лицами подписываются документы колле­гиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределе­ние обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов ко­миссии указываются в алфавитном порядке. Например:

 

Председатель комиссии подпись И.К. Корнеев

Члены комиссии подписи В.В. Галахов

Г.Н. Ксандопуло

А.В. Пшенко

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фами­лии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования (22). Визы (23).

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внеш­нее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­цом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 14.05.98 № 4

 

СОГЛАСОВАНО

Зам. председателя

Госстандарта

подпись П.В. Доронин

16.09.98 '

 

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких орга­низаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласова­ния. Например:

 

Лист согласования прилагается.

Подпись дата

 

Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состо­ит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

 

Главный бухгалтер

подпись И.Д. Луконина

12.07.98

 

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с докумен­том, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Печать (24).

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотрен­ных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Отметка о заверении копии (25).

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

 

Верно

Инспектор

личная подпись О.В. Белова

01.06.98

 

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допуска­ется не указывать дату заверения и должность лица, заверившего, копию.

При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удосто­веряться печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (26).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в доку­менте вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

Петров Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

 

Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

 

Соколов 341 12 56

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27).

Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя:

слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года;

при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного доку­мента (если таковой имеется), который свидетельствует об исполне­нии;

краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

 

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 24.05.98

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.