Государственная система документационного

Обеспечения управления.

Основные требования к документам

 

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливаю­щих единые требования к документированию управленческой дея­тельности и организации работы с документами в органах государст­венного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждени­ях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота орга­низаций, сокращение количества и повышение качества докумен­тов, создание наиболее благоприятных условий для применения тех­нических средств и современных технологий сбора, обработки, ана­лиза информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов го­сударственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учрежде­ний, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документи­рования управленческой деятельности, организации работы с доку­ментами, механизации и автоматизации работы с документами, ор­ганизации службы документационного обеспечения управления. Раз­дел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, ос­новные направления и порядок проведения унификации и стандар­тизации документов, оформления реквизитов управленческих доку­ментов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к пере­даче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроиз­водства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие примени­тельно к соответствующему уровню управления в Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г.

 

Нормативные документы по труду

И охране труда

 

Нормативные документы по труду и охране труда являются ос­нованием для определения затрат времени на выполнение конкрет­ных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных усло­вий труда.

К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания).

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995). Эти нормативы предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости ра­бот, численности работников и рекомендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объ­единениях), независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях. Нормативная часть этого документа содержит следующие разделы: затраты времени на работы по доку­ментационному обеспечению управления (составление и ведение но­менклатуры дел, обработка, регистрация, учет количества докумен­тов, работы по контролю исполнения документов, создание и веде­ние картотек, формирование и оформление дел в подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составле­ние годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива организации (методичес­кое и организационное обеспечение работы, создание научно-спра­вочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслужи­вание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематичес­кой) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учрежде­ниях системы, обеспечение сохранности документов, учет докумен­тов, техническое оформление работ).

Нормативы времени на работы по совершенствованию докумен-тационного обеспечения управления министерств, ведомств, пред­приятий и организаций (М.: ВНИИДАД, 1992). Документ содержит нормативы, предназначенные для работников организаций и под­разделений, занимающихся работами по совершенствованию документационного обеспечения управления: для составления планов работ, заключения договоров, расчета трудозатрат, анализа произво­дительности труда работников и расчета их численности.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управле­ния (М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993). Нормы времени предназначены для определения затрат времени на рабо­ты с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономичес­кого обоснования применения современных средств вычислитель­ной техники в органах управления. Нормы времени распростра­няются на все виды работ (комплексы задач), включенные в ГСДОУ. Они разделены на два блока: нормы времени на работы по документационному обеспечению управления и нормы време­ни на работы, выполняемые в процессе автоматизированной ар­хивной технологии. Первый блок включает: нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях, должност­ных инструкций работникам, инструкции по документационному обеспечению, регламента работы коллегиального органа, регламен­та деятельности руководства, разработки Табеля форм управлен­ческих документов, альбома унифицированных форм документов, номенклатуры дел организации, классификаторов структурных подразделений, корреспондентов, разработки типовых текстов управленческих документов, ведение справочной работы по доку­ментам и некоторые другие виды работ. Второй блок содержит нормы времени на работы по составлению статистических отче­тов об организации хранения документов архивного фонда в фе­деральном архиве, составлению «Списка документов с указанием сроков хранения», составлению отчетов «Сведения по комплекто­ванию архива», «Сведения по использованию архива», на выпол­нение запросов по ретроспективному поиску информации.

 

Литература к главе 2

1. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994— 1997.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов. — М., Издатель­ство стандартов, 1997.

3. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирова­ния технико-экономической информации. — М., Издательство стан­дартов, 1987.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., Издательство стандартов, 1984.

5. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М., Издательство стандартов, 1987.

6. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документа­ции. Формуляр-образец. — М., Издательство стандартов, 1990.

7. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

8. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. — М., Издательство стандартов, 1994.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив, 1994.

Глава 3

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ