Государственная часть Архивного

Фонда Российской Федерации

 

Основу Единого государственного архивного фонда в 1918 г. составили:

национализированные бывшие ведомственные исторические

архивы;

дела ликвидированных учреждений царского и Временного пра­вительств, законченные к 25 октября 1917 г.;

документы умерших русских писателей, композиторов, худож­ников и ученых как хранившиеся в библиотеках, так и в национали­зированных в декабре 1917 г. частных банках и имениях. Для этой категории документов впервые организовали хранилища частных ар­хивов в Московских, Петроградских и губернских архивах и музеях;

документы церковных и религиозных обществ, которые в соот­ветствии с Декретом об отделении церкви от государства и школы от церкви в 1918 г. признаны государственным достоянием;

документы национализированных предприятий.

По декрету СНК РСФСР о хранении и уничтожении архивных дел от 22 апреля 1919 г. оконченные в советских, профессиональных и кооперативных организациях дела по истечении пятилетнего сро­ка, в течение которого ни один документ из сложившихся дел не может быть изъят, поступают в соответствующее архивное отделение в качестве исторического материала. Для выделения из этой массы документов и дел той части, которая не представляла ценности и могла бы быть уничтожена, при архивах создавались разборочные комиссии, а при Главархивах — проверочная комиссия, утверждав­шая решения местных разборочных комиссий.

В 1919 г. начался сбор материалов, а в сентябре 1920 г. создан Архив Октябрьской революции (названный так в 1925 г.). Одновре­менно стали собираться документы по истории Гражданской войны, легшие в основу созданного в 1925 г. Архива Красной Армии. В 1920 г. создан Музей марксизма, собиравший документы по политической истории новейшего времени. По Декрету от 4 февраля 1926 г. архив­ной службе передавались негативы фотоснимков и кинофильмов, имеющих историческую ценность, и в том же 1926 г. создан Цент­ральный кинофотоархив, в 1932 г. — Центральный архив звуковых записей, а в 1934 г. — Морской исторический архив.

В течение длительного времени велся поиск наиболее оптималь­ной структуры организации ЕГАФ — дореволюционные архивы объ­единялись и организовывались по отделениям и секциям, разукруп­нялись. В 1930 г. заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных орга­низаций стали поступать в государственные архивы. Крупнейшие архивы РСФСР передаются в 1932—1933 гг. в состав центральных архивов СССР. Оформление Единого государственного архивного фонда завершено в марте 1941 г., когда постановлением Совнаркома СССР впервые в мире создан Центральный государственный лите­ратурный архив, который в течение долгого времени оставался един­ственным государственным собранием документов по истории куль­туры.

Одновременно была унифицирована сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. Новая сеть и новые названия госархивов (также унифицированные) приоб­ретали юридическую силу с 1 июля 1941 г. Поэтому работа по оптимизации архивной сети завершалась уже во время Великой Отечест­венной войны.

В послевоенный период созданы центральные государственные

архивы для хранения:

документов, вывезенных из Германии (современное название — Центр хранения историко-документальных коллекций), — в 1946 г.;

документов по экономической деятельности государства после 1917 г. (современное название — Российский государственный архив экономики) — в 1961 г.;

научно-технической документации — в 1967 г.;

космической документации (Российский научно-исследователь­ский центр космической документации) — в 1982 г.

После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола архивная служба пополнилась архивными документами этих общественных организаций. В 1992 г. созданы:

Российский центр хранения и изучения документов новейшей

истории;

Центр хранения современной документации;

Центр хранения документов молодежных организаций;

областные Центры хранения современной документации.

Положением о Государственном архивном фонде СССР, утверж­денном 4 апреля 1980 г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуще­ствляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда, например:

фонд данных о состоянии окружающей природной среды;

геологический фонд;

фонд кинофильмов;

фонд стандартов и технических условий.

Всего было установлено восемь ведомств — держателей этих фон­дов ценнейших документов вне рамок архивной службы.

С ликвидацией органов управления СССР и реорганизацией многих ведомств состав официальных держателей архивных фон­дов увеличился. В 1994 г. для них определены условия временного и депозитного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заклю­чаемых федеральными органами и другими организациями, дер­жателями архивных документов, с Государственной архивной служ­бой России.

Государственная архивная служба России (Росархив) в соответ­ствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552 «является федераль­ным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Пре­зидента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в.области ар­хивного дела».

В систему Росархива в настоящее входят время федеральные го­сударственные архивы и центры хранения документации (18), науч­ные учреждения, реставрационные мастерские и другие организа­ции, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы уп­равления архивным делом республик, краев, областей, городов фе­дерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов, центров хранения докумен­тации республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения — в соответствии с законодательными и ины­ми правовыми актами этих государственных образований.

Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся в соответствии с Законом об охране и использовании памятников истории и культуры объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством, о других федеральных госархивах и центрах — Госу­дарственной архивной службой России, положения о территориаль­ных государственных архивах — органами управления архивным де­лом этих территорий, а положения о районных и городских архи­вах — органами местного территориального управления.

Росархив:

координирует деятельность федеральных органов государствен­ной власти в области архивного дела и делопроизводства;

определяет категории госучреждений как источников комплек­тования, так и видов документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;

ведет централизованный учет документов Архивного фонда, осу­ществляет контроль за сохранностью и использованием этих до­кументов;

осуществляет «организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и ведомственных архивов, ор­ганизацией документов в делопроизводстве».

 

Архивный фонд Российской Федерации,

Архивный фонд организации,

Архив коммерческой фирмы

 

В соответствии с Основами законодательства Российской Фе­дерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 300

7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих матери­альную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культур­ное значение и являющихся частью историко-культурного насле­дия народов Российской Федерации» образуют Архивный' фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы не­зависимо от источников их образования, вида носителя, места хра­нения и формы собственности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации га­рантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специаль­ное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственно­стью территориальных образований в составе Российской Федера­ции, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собст­венностью.

Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и цент­ров хранения документации, государственными музеями и библио­теками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и район­ными госархивами с переменным составом, а также архивами учреж­дений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также,архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.

Временное хранение документов государственной части Архив­ного фонда в государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимо­сти от категории организации и вида документов:

документы федеральных органов государственной власти, Ген-прокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского под­чинения — в течение 15 лет;

документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организаций краевого и областного подчинения - в тече­ние 10 лет;

документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчине­ния — в течение 5 лет;

записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет;

документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых име­ется преобладающая доля федеральной или государственной собст­венности, — в течение 10 лет;

научной, технологической и патентной документации — в тече­ние 10 лет;

конструкторской документации — в течение 15 лет;

проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;

телеметрической документации — в течение 5 лет;

кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументы — в течение 3 лет;

документы на машинных носителях - в течение 5 лет.

Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.

В течение установленных сроков организации обязаны обеспе­чить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государст­венной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкция­ми Государственной архивной службы России.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, на­учно-справочного аппарата, обработка и транспортировкадокументов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае измене­ния форм собственности держатели государственной части Архивно­го фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сда­ют в соответствующие государственные архивы. Эти документы при­ватизации не подлежат.

Независимо от места хранения, вида носителя и способа закреп­ления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использо­вания всем юридическим и физическим лицам.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федера­ции составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, в том числе профес­сиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политичес­ких партий и движений, с момента их официальной регистрации; религиозных объединений и организаций; негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных об­ществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц: документы личного происхождения, фамиль­ные архивы, коллекции документов.

Собственники документов обязаны предоставлять введения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служ­ба должна быть проинформирована о новом владельце и месте даль­нейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хране­ния должны быть созданы надлежащие условия.

В случае ликвидации негосударственных объединений и организа­ций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и закон­ных владельцев документы поступают в собственность государства.

Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора.

В случае подготовки документов негосударственной части Ар­хивного фонда Российской Федерации государство имеет преиму­щественное право на их приобретение.

Кроме документов, являющихся по своему содержанию, автор­ству, месту и времени создания и другим критериям частью истори-ко-культурного наследия и подпадающих под определение памятни­ков истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значи­мости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для кон­кретных собственников и в силу этого также подпадающих под по­нятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специаль­ное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив». Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций, фирмы. В структуре организации может и не быть специального под­разделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать долж­ность архивного работника, но архив все равно существует.

На практике существуют специфические разновидности ведом­ственных архивов:

центральный отраслевой архив министерства (ведомства), кото­рый хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;

центральный архив министерства, хранящий в основном доку­менты самого аппарата министерства и организаций прямого подчи­нения, в основном ведущих НИИ;

объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.;

объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки кото­рых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т.д.

Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ог­раничен. Целесообразным считается передача в архив документов с,о сроками хранения более трех лет.

В последнее время возобновился интерес к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или предприниматель­ский архив фирмы. Состав документов, которыми целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно разнооб­разнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой; финансовые отчеты, кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек, документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по сбы­ту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, мар­кетинговые обзоры, технико-экономические и рекламные материа­лы, полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов, мате­риалы презентаций, фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д. В состав экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут вклю­чаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фир­мы, газетные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы.

Первый в Европе экономический архив действует с 1905 г. в Гер­мании при фирме Круппа. Архив объединил организационно-управ­ленческие и финансовые документы по истории предприятия, неко­торые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) ар­хивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического ар­хива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов. 11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный форум представителей архивов предприятий как основной части экономи­ческих архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как со­став, виды, формы экономической информации, методы ее обработ­ки и организации хранения.

В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведет­ся целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспе­чению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техни­ческими, кинофотодокументами изложены в соответствующих пра­вилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методи­ческим материалом при организации любого архива, так как охваты­вают практически все стороны деятельности и регламентируют ме­тодику работы с архивными документами.

К сожалению, в силу специфики развития экономических отно­шений в государстве, организация экономических архивов в современ­ной России ограничивается опытом работы губернских археографиче­ских комиссий конца XIX — начала XX вв. Кроме того, отсутствуют пе­реводы на русский язык соответствующей зарубежной литературы.

 

Оформление дел длительных сроков

Хранения

 

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения под­лежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государ­ственной архивной службы.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация доку­ментов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также кон­фиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:

максимально возможное обеспечение прочности и гибкости пе­реплета, позволяющего при необходимости скопировать докумен­ты не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько ли­стов из подшитого дела на время, например для реставрации, а мо­жет быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нане­сения повреждений другим листам дела;

обеспечение учета количества листов в каждом деле и возмож­ности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается примене­ние переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапана­ми или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата А5—A3 и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носи­телях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или дли­тельный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форма­тов.

При обработке документов постоянного и длительного хране­ния все металлические скрепления во избежание появления ржавчи­ны обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно доку­ментами - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела,необходима. Внутренние описи необходимы в том слу­чае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание доку­ментов, например: «Приказы по основной деятельности...». А также для специфичной документации — личные, судебные и следствен­ные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении уче­ных званий и т.д.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка распо­ложения документов, включенных в дело, все листы его, кроме ли­стов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в раз­вернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и дру­гие иллюстрированные документы, представляющие самостоятель­ный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется кон­верт, а затем последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутрен­ней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивно­го хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистый кар­точке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заве­рительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутрен­ней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении докумен­тов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упа­ковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особен­ности нумерации дела:

литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

номера листов с наклеенными документами;

номера листов с конвертами и вложений в них;

номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, на­пример: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной запи­си со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В за-верительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регуляр­но, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При пере­нумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заве-рительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизвод­ственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый доку­мент. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже пере­плетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой об­ложки дела. При внесении изменений в состав дела — изъятие доку­ментов, копирование, замена оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внут­ренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в со­ответствии с государственным стандартом должно быть указано:

наименование организации и ее непосредственная подчинен­ность на период создания документов, включенных в дело;

наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

номер дела по годовому разделу описи дел;

заголовок дела;

дата или крайние даты первого и последнего по датам докумен­тов дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государст­венный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и орга­низации фондообразователя.