Особенности разработки и реализации

Современных информационных технологий

 

Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программ­ное обеспечение и развитые коммуникации. При этом компьютеры не порождают информационную продуктивность, а дают возмож­ность управленческому работнику повысить уровень эффективности своей работы путем увеличения (расширения) объема работ. Прин­ципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших (машинопись, связь по телефону, запись на диктофон и др.) состоит не только в автоматизации процессов изме­нения формы или местоположения информации, но и в изменении ее содержания.

Можно выделить две стратегии разработки реализации совре­менных информационных технологий в управленческой деятель­ности:

информационная технология приспосабливается к организа­ционной структуре в ее существующем виде, и происходит лишь локальная модернизация сложившихся методов работы. Коммуни­кации развиты слабо, и рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работ­никами (операторами), специалистами (администраторами): слия­ние функций сбора и обработки информации (физический поток документов) с функцией принятия решений (информационный поток);

организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект. Ос­новной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономи­чески нецелесообразных. Продуктивность организационной струк­туры возрастет, так как рационально распределяются архивы дан­ных, снижается объем циркулирующей по системным каналам ин­формации и достигается сбалансированность эффективности каждо­го управленческого уровня и объема решаемых задач.

Итак, первая стратегия ориентируется на существующую струк­туру учреждения (степень риска от внедрения сводится к минимуму, ибо затраты минимальны и организационная структура не рациона­лизируется); вторая - на будущую структуру (система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организа­ции). Для обеих стратегий принципиально меняется подход к ис­пользованию информационной техники: происходит ее перемеще­ние с периферии информационной активности учреждения (отда­ленные вычислительные центры, множительные и машинописные бюро, централизованные архивы и т.п.) непосредственно внутрь уч­реждения, где информация перерабатывается и принимаются ре­шения. Тем самым ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой.

Основной недостаток ранее существовавшей информационной технологии состоял в необходимости непрерывных конверсии ин­формации, адаптируемых к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое самое оперативное решение, прежде чем оно дойдет до исполнителей, «вязнет» (теряет свою информационную энергию) на этапах традиционной информаци­онной технологии. Микропроцессорная техника, являющаяся ос­новой новой информационной технологии, позволяет максималь­но интегрировать информационные процессы в учреждении пу­тем перевода их на единый процесс обработки. При этом за счет универсальности используемых технических средств обеспечива­ется не только технологическая и методическая интеграция, но и организационная (физическая) интеграция информационных сис­тем и процессов в виде широкой сети автоматизированных рабо­чих мест.

Для новой информационной технологии характерны:

работа пользователя в режиме манипулирования (не программи­рования!) данными. Пользователь должен «видеть» (средства вывода: экран, принтер) и «действовать» (средства ввода: клавиатура, «мышь», сканер), а не «знать» и «помнить»;

сквозная информационная поддержка на всех этапах прохожде­ния информации на основе интегрированной базы данных, предус­матривающая единую унифицированную форму представления, хра­нения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

безбумажный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежуточные версии и необходимые данные записаны на машин­ные носители и доводятся до пользователя через экран видеотерми­нала;

интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широки­ми возможностями для пользователя;

возможности коллективного исполнения документов на основе группы автоматизированных рабочих мест, объединенных средства­ми коммуникаций;

возможность адаптивной перестройки формы и способа пред­ставления информации в процессе решения задачи.

Итак, в основу концепции новой информационной технологии, базирующейся на широком применении массовой компьютерной техники, должны быть положены три основных принципа: интегри-рованность, гибкость и интерактивность.

 

Литература к главе 14

 

1. Гейман Л.М. Этапы развития информатики как системы знаний//Микропроцессорные средства и системы, №3, 1989. — с. 31 - 34.

2. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. — М., Финансы и статистика, 1996. — 272 с.

3. Информационные технологии в промышленности / Ю.Г. Да­нилевский, И.А. Петухов, B.C. Шибанов. — Л., Машиностроение. Ленингр. отд-ние, 1988. — 283 с.

4. Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др.; Под ред. С.В. Назарова. — М., Финансы и статистика, 1995. — 248 с.

 

 

Глава 15 СРЕДСТВА

ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ

 

Назначение средств организационной

Техники

 

Документационное обеспечение управленческого труда реализу­ется путем делопроизводственного обслуживания деятельности ап­парата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием боль­ших массивов документированной информации. Сокращение трудо­затрат, связанных с этими процессами, и повышение качества рабо­ты с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь — это внедрение в практику делопроиз­водственной деятельности офиса технических средств информаци­онных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

При этом необходимо иметь в виду, что применение техничес­ких средств при работе с документированной информацией приво­дит к возникновению новых, более качественных данных, зафикси­рованных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользова­телей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или авто­матизировать (в зависимости от типа технических средств) практичес­ки все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.-Послед­няя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Большая часть операций обработки документов носит техниче­ский и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Средства механизации и автоматизации управленческого и ин­женерно-технического труда называются средствами организацион­ной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособле­ний, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем ме­сте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное опре­деление не соответствует действительному положению вещей, по­скольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и ис­пользуемые индивидуально. По современной классификации к та­ким средствам можно отнести персональные компьютеры и их пери­ферийные устройства, копировальную технику индивидуального ис­пользования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с вы­бранным признаком. Наиболее распространенной является классифи­кация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехни­ки. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.

В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с проникновением на рос­сийский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физиче­ского труда, расширились возможности средств и систем электрон­ной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенство­ванию традиционных механических средств оргтехники.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обра­ботки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора тех­нических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора: объем документооборота;

временные характеристики документопотоков; объем документов, передаваемый и принимаемый по техничес­ким каналам связи;

способ организации эксплуатации технических средств; объем копируемых документов как первичный, так и вторич­ный;

технологические и эксплуатационные характеристики оборудо­вания;

фирма-производитель данной техники; стоимость техники;

стоимость расходных материалов, частота их замены; стоимость эксплуатации и т.п.

Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах приме­няются для выполнения различных операций по обработке докумен­тированной информации или же связанных с организацией управ­ленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенк­латуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе.

Исключительно прогрессивное развитие средств информацион­ных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внед­рять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной си­стемы будет осуществляться с помощью электронных коммуникаци­онных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяю­щего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять це­лый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и распространения информации к новым способам и технологиям, осно­ванным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к классификации средств оргтехники, поскольку суще­ствовавший перечень технических средств в настоящее время подверг­ся коренному изменению как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.