Письма с сообщением о проведении конференции

Для 100 адресатов на двух листах

 

 

Выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения приведена ниже.

 

 

Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для на­глядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информа­ции: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.

На основе построения документограмм, например, определяет­ся количество документов в структурном подразделении организа­ции, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоем­кость их обработки.

Рассмотрим документограмму управления цехом:

 

 

Построение подобных документограмм - первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.

Если количество документов по конкретной задаче не превыша­ет 10-20 в год, то для отображения результатов обследования может использоваться схема документооборота, например схема контроля исполнения документов:

При более сложных методах обработки собранных сведений, гене­рирования новых идей, проектирования банка данных анализ произво­дится с помощью построения информационных моделей. Составлен­ные тем или иным методом модели организации документооборота могут иметь самостоятельное значение и должны быть утверждены в качестве нормативных документов организации. Однако на практике исходя из удобства пользования, традиций, модели организации доку­ментооборота включаются в инструкции по делопроизводству.

Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации служ­бы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.

 

Методы учета и сокращения

Документооборота

 

Учет количества и качества документов

Организации

 

Подсчет объема документооборота может проводиться как в це­лом по отрасли народного хозяйства, так и в отдельных звеньях уп­равления: производственном объединении, отдельной организации, структурном подразделении или службе.

Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может по­казать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.

Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогно­зирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по кото­рым возможен учет количества документов, и ставит методику про­ведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.

Количество размноженных документов и их тиражи служат ос­новными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы

Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала. г

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архи­ва, необходимость и целесообразность проведения работ по микро­фильмированию документов.

Объем документооборота - основное средство определения ре­альных потребностей в организационной и вычислительной техни­ке, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Под объемом документооборота понимается количество доку­ментов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок вре­мени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется доку­мент, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять доку­ментов.

Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководст­вом службы документации. Подсчет и анализ документооборота обя­зателен при составлении табеля документов организации. При этом:

подсчет количества документов производится в местах их реги­страции по регистрационным формам;

нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрали­зации машинописных работ;

подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тира­жа их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, сле­дует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии С вы­бранной методикой может проводиться единовременно, периодиче­ски, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предо­ставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Включение при подсчете количества документов смысловых показателей даст сведения для анализа эффективности работы всей организации и ее взаимоотношений с корреспондентами, например:

количество сопроводительных документов, не несущих смысло­вой нагрузки;

количество документов, присланных для сведения «на всякий

случай»;, количество повторных обращений по тому же вопросу и т.д.

Так, выборочный в течение года учет количества документов дает сведения о ритмичности работы не только службы документацион­ного обеспечения управления, но и, в какой-то мере, всей организа­ции.

Подсчет документооборота целесообразно, особенно при боль­ших объемах документов, проводить раздельно по каждому струк­турному подразделению, а внутри подразделений — по системам (группам) документации как общеуправленческим, так и специфич­ным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться так, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики под­счета документооборота, учетных и торговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.

Для удобства последующего анализа и многостороннего обоб­щения полученных результатов наиболее эффективным является за­пись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или в экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на запрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики проведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесооб­разно указать наименования (можно сокращенные) или номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний ди­рекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации. В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждо­му показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколь­ко подобных форм.

В том случае, если в одном структурном подразделении функци­онируют документы, относящиеся к нескольким системам или раз­личным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков.

Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения как количественного, так и ка­чественного анализа документов структурных подразделений и орга­низации в целом.

При подсчете общего количества документов возможно приме­нение усредненных показателей в пересчете на единый, наиболее употребимый в организации формат бумаги, например формат А4, а также, исходя из конкретной практики, на единый листаж докумен­тов, например в 3 — 5 листов.

Итоговые данные подсчета документооборота могут представлять­ся в графической форме. В графической форме для большей наглядно­сти целесообразно показывать динамику изменения количества созда­ваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.

Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделен­ным в соответствии с конкретными целями проведения анализа, например по системам документов, используемым в работе; по адре­сам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управле­ния); по корреспондентам и т. д.

Составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотруд­никами в рамках самого структурного подразделения.