Анализ структуры документооборота

 

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкрет­ной.организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

Однако это не значит, что организация документооборота не поддается.самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разра­боткой которых занимаются службы документационного обеспече­ния управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Проектирование рациональной системы документооборота ос­новывается на положениях, выработанных практикой делопроизвод­ства и научной организации труда, например:

исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

однократность пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя;

пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

различные операции должны выполнятся параллельно для со­кращения времени движения документов и повышения оперативно­сти их исполнения;

учетно-информационные сведения о ходе движения и исполне­ния документов, результаты контроля и другие сведения следует пе­редавать в службу документационного обеспечения с помощью реги­страционных карточек, бездокументными способами, исключающи­ми возвратное движение самих документов;

Должны быть предусмотрены все возможные варианты движе­ния документов.

Разбивка системы документооборота на конкретные технологи­ческие операции может осуществляться только на основе анализа структуры документооборота. Естественно, что само структурирова­ние должно иметь прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может получить реальное применение.

Поскольку ценность документной информации существует толь­ко в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень ин­формационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.

При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный техноло­гический процесс.

Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:

документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;

документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.

Но основополагающим объектом исследования и совершенство­вания в процессе управления документацией является документопо­ток. Основными управляемыми параметрами документопотока яв­ляются:

содержание или функциональная принадлежность;

структура потока;

направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом доку­ментов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания кон­кретного технологического звена обработки документов: регист­рируемые и нерегистрируемые документы, документы, по кото­рым осуществляется и не осуществляется службой документаци­онного обеспечения контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкрети­зирован или дополнен объемом содержащейся в документах инфор­мации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, испол­нителей и т.д.

Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки доку­ментов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполните­лям. По функционально-целевому назначению в основном это ин­формационные документы о состоянии объектов управления, доку­ментация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, со­став входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документа­цией, образует поток исходящих документов субъекта управления.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропу­скная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка со­трудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потреби­телей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периоди­ческой документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного пе­риода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистиче­ская и т.д.) движутся в организациях по строго определенным на­правлениям, и при четком определении границ этого потока их до­ведение до исполнителей может проводиться без участия руководст­ва. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно включают:

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

корреспонденцию с пометкой «лично»;

документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);

документы первичного материального учета (накладные, наря­ды, заявки, копии платежных требований и т. д.);

документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации);

документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т. д.);

документы и другие материалы по вопросам технической инфор­мации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т. д.);

документы, поступающие в адрес общественных организаций.

Наличие в системе документооборота переменной части опреде­ляет специфику адресности движения документов и режимы их об­работки. Именно с этой целью часть поступающих документов на­правляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной ча­сти, а не его личным стилем работы. Возможности уменьшения на­грузки руководителей в обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее пе­риодичности и расширения на этой основе состава постоянной час­ти входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делеги­рование полномочий подписания документов, такое делегирование не ограничено законодательством и находится в компетенции руко­водителя организации.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его до­кументов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разра­ботки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодично­сти или сроков предоставления документов постоянным корреспон­дентам, зафиксированным в системах управления.

В организациях на основе действующих УСД, собственного опы­та и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации документопотоков. Поскольку документопотоки - это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплек­се с определением содержания и особенностей деятельности субъек­тов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информаци­онного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации до­кументами.

Основные цели исследования документопотоков организаций: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов. Наиболее эффективными современными методами совершенст­вования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффектив­ных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютер­ных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно про­стым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы докумен­тов. Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах приводится ниже (табл. 8.2).

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизи­ровать содержание, рационализировать маршруты документов, опре­делить виды работ по документированию управленческих процессов.

 

Таблица 8.2

Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного